หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ SME ที่เพิ่งเริ่มต้นจ้างพนักงาน หรืออยู่ในช่วงเริ่มจัดทำเงินเดือนด้วยตนเอง บทความนี้คือสิ่งที่คุณไม่ควรมองข้าม
เพราะการ “จ่ายเงินเดือนครบ” อาจยังไม่เพียงพอในมุมของกฎหมายแรงงานเงินเดือน หากคุณไม่เข้าใจข้อกำหนดสำคัญ เช่น วันจ่ายเงินที่ถูกต้อง การหักเงินเดือนตามกฎหมาย หรือการคำนวณค่าล่วงเวลาอย่างเหมาะสม ธุรกิจของคุณอาจเสี่ยงถูกเรียกร้องค่าเสียหาย หรือแม้แต่ถูกปรับตามกฎหมายแรงงานโดยไม่รู้ตัว
ทำไมเจ้าของธุรกิจต้องเข้าใจกฎหมายแรงงานในการทำเงินเดือน
การทำเงินเดือนเป็นงานที่ซับซ้อน มีรายละเอียดมากมายที่จะต้องใส่ใจ ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณวันเวลาทำงาน รวมไปถึงการศึกษาทำความเข้าใจในข้อกฎหมายแรงงานเมื่อต้องทำเงินเดือน ซึ่งเป็นเรื่องที่เจ้าของธุรกิจควรรู้เพื่อป้องกันผลกระทบต่างๆ ที่จะตามมาเมื่อความผิดพลาดเกิดขึ้น ซึ่งการที่มีความรู้ในด้านกฎหมายแรงงานเงินเดือนจะช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างถูกต้อง ปลอดภัย และยั่งยืน โดยมีเหตุผลสำคัญ ได้แก่
- เพื่อป้องกันความผิดพลาดและความเสี่ยงทางกฎหมาย เช่น การถูกพนักงานร้องเรียนหรือฟ้องร้อง การตรวจสอบจากกรมแรงงานหรือสรรพากร ซึ่งหากเกิดความผิดพลาดจากการที่เจ้าของกิจการไม่ทราบข้อกฎหมายแรงงานเมื่อต้องทำเงินเดือน อาจนำพามาซึ่งการที่ธุรกิจของคุณจะต้องจ่ายเงินชดเชยย้อนหลังหรือค่าปรับจำนวนมาก
- เพื่อวางแผนต้นทุนแรงงานอย่างแม่นยำ เช่น อัตราค่าจ้างขั้นต่ำ เงินสมทบประกันสังคม การหักภาษี ณ ที่จ่าย ฯลฯ เป็นกฎหมายแรงงานเงินเดือนที่หากไม่เข้าใจ อาจทำให้การคำนวณต้นทุนผิดพลาดและส่งผลต่อารดำเนินงานของกิจการ
- เพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงาน หากเจ้าของเข้าใจกฎหมายแรงงานเมื่อต้องทำเงินเดือน และจ่ายเงินเดือนตามหลักเกณฑ์ที่ถูกต้องจะส่งผลให้พนักงานเกิดความเชื่อมั่นและวางใจ เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยส่งเสริมขวัญกำลังใจให้กับพนักงานและลดการลาออก
- เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร โดยเฉพาะเมื่อองค์กรเติบโต มีคู่ค้าและนักลงทุนให้ความสนใจ หรือเข้าสู่ระบบตรวจสอบ การมีความเข้าใจในกฎหมายแรงงานเมื่อต้องทำเงินเดือนอย่างถูกต้องจะเพิ่มความเชื่อมั่นให้กับทุกฝ่าย
- เพื่อเตรียมรับการเปลี่ยนแปลงของกฎหมาย เนื่องจากกฎหมายแรงงานมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ เจ้าของธุรกิจที่ติดตามข้อมูลข่าวสารกฎหมายแรงงานเกี่ยวกับเงินเดือนอยู่ตลอด จะสามารถปรับตัวและวางแผนการเตรียมพร้อมได้ล่วงหน้า
เริ่มต้นอย่างถูกต้อง ก่อนจะจ่ายเงินเดือน
ธุรกิจต้องพร้อมแค่ไหน ถึงจะเริ่มจ่ายเงินเดือนอย่างถูกกฎหมาย
เจ้าของธุรกิจหรือผู้ประกอบการที่ต้องการ “เริ่มต้นให้ถูกต้อง” ก็คงจะทราบว่าการจ่ายเงินเดือนอย่างถูกกฎหมายไม่ใช่แค่เรื่องการโอนเงินให้พนักงานเท่านั้น แต่ต้องเตรียมพร้อมหลายด้านเพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายแรงงานและภาษีของไทย ดังนั้นการจะเริ่มจ่ายเงินเดือนอย่างถูกกฎหมายจะต้องมีความพร้อม ดังนี้
- จดทะเบียนนิติบุคคล หรือจดทะเบียนบริษัท หจก. หรือรูปแบบธุรกิจอื่นๆ กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เพื่อขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและทะเบียนนายจ้างสำหรับประกันสังคม
- จัดทำสัญญาจ้างหรือหนังสือรับเข้าทำงาน โดยจะต้องระบุข้อมูลสำคัญ เช่น ตำแหน่ง, อัตราค่าจ้าง, สวัสดิการ, วันเริ่มงาน, ระยะเวลาทดลองงาน ฯลฯ ให้ครบถ้วน เพื่อเป็นหลักฐานในการคำนวณเงินเดือนและป้องกันปัญหาข้อพิพาท
- ขึ้นทะเบียนประกันสังคม (SSO) เมื่อมีพนักงานมากกว่า 1 คน จะต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างและลูกจ้างในระบบประกันสังคม และส่งเงินสมทบประกันสังคมรายเดือนให้ถูกต้องและตรงเวลา
- สมัครระบบยื่นภาษีออนไลน์กับกรมสรรพากร เนื่องจากระบบภาษีออนไลน์คือกุญแจสำคัญที่เชื่อมโยงการจ่ายเงินเดือนกับกฎหมายภาษี เมื่อคำนวณเงินเดือนก็จะต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งจะต้องนำยอดนี้ไปยื่นและชำระผ่านระบบของกรมสรรพากร ถ้าบริษัทไม่มีระบบนี้อาจทำให้เกิดการยื่นภาษีล่าช้าและเสียค่าปรับ เกิดปัญหาภาษีย้อนหลัง หรือพนักงานเสียสิทธิ์ในการยื่นลดหย่อน เป็นต้น
- ควรมีการสร้างระบบภายในรองรับ และสอดคล้องกับกฎหมายแรงงานเงินเดือน เช่น การคำนวณภาษี, OT, ออกสลิปเงินเดือน ฯลฯ
ทำความเข้าใจกฎหมายแรงงานสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการทำเงินเดือน
ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 ได้กำหนดหลักเกณฑ์เกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้างให้แก่ลูกจ้างอย่างชัดเจน เพื่อคุ้มครองสิทธิของลูกจ้างและสร้างความเป็นธรรมในการจ้างงาน
วันจ่ายเงินเดือนตามกฎหมายแรงงาน
- นายจ้างต้องกำหนดวันจ่ายค่าจ้างที่แน่นอนและสม่ำเสมอ เช่น รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ตามที่ตกลงกับลูกจ้าง
- กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องจ่ายค่าจ้างให้แก่ลูกจ้างอย่างน้อยเดือนละหนึ่งครั้ง ซึ่งการจ่ายค่าจ้างเกินกว่า 1 รอบเดือนถือเป็นการฝ่าฝืนกฎหมายแรงงาน และอาจถูกดำเนินคดีตามกฎหมาย
- หากนายจ้างจ่ายค่าจ้างล่าช้าเกินกว่า 7 วันนับจากวันที่ถึงกำหนดจ่าย และไม่มีเหตุผลอันสมควร ลูกจ้างมีสิทธิ์ได้รับดอกเบี้ยในอัตราร้อยละ 15 ต่อปีของจำนวนเงินที่ค้างจ่าย โดยคิดดอกเบี้ยทุกระยะเวลา 7 วันจนกว่าจะชำระเสร็จสิ้น
ชั่วโมงทำงาน /ค่าล่วงเวลา (OT) และวันหยุด
- กำหนดชั่วโมงทำงานปกติเป็นกฎหมายแรงงานเมื่อต้องทำเงินเดือนที่เจ้าของกิจการควรรู้โดยตามกฎหมายแรงงานไทย พนักงานมีชั่วโมงทำงานปกติไม่เกิน 8 ชั่วโมงต่อวัน และไม่เกิน 48 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ สำหรับงานทั่วไป
- หากมีการทำงานเกินเวลาในข้อแรก จะถือว่าเป็นการทำงานล่วงเวลา ซึ่งจะต้องจ่ายค่าล่วงเวลา ดังนี้
- ทำงานล่วงเวลาในวันทำงานปกติ: ได้รับ 1.5 เท่า ของค่าจ้าง
- ทำงานในวันหยุด (เช่น วันอาทิตย์): ได้รับ 2 เท่า ของค่าจ้าง
- ล่วงเวลาในวันหยุด: ได้รับ 3 เท่า ของค่าจ้าง
- ลูกจ้างมีสิทธิได้รับวันหยุดนักขัตฤกษ์ ไม่น้อยกว่า 13 วันต่อปี ตามกฎหมายแรงงานเมื่อต้องทำเงินเดือนระบุไว้
- ลูกจ้างมีสิทธิลาป่วยได้ตามความจำเป็น โดยได้รับค่าจ้างไม่เกิน 30 วันต่อปี และหากลาป่วยเกินกว่านั้นนายจ้างอาจขอใบรับรองแพทย์เพิ่มเติมได้
- การลากิจเป็นสิทธิที่พนักงานสามารถใช้ได้ ตามนโยบายขององค์กร โดยต้องได้รับอนุมัติล่วงหน้า ยกเว้นในกรณีฉุกเฉิน ต้องรับรู้และรับทราบระหว่างนายจ้างและลูกจ้างร่วมกันอย่างชัดเจนและโปร่งใสถึงเงื่อนไขและจำนวนวันที่สามารถลาได้
การหักเงินเดือนที่กฎหมายอนุญาต
การหักเงินเดือนลูกจ้างต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายแรงงานไทยกำหนด เพื่อป้องกันการเอาเปรียบและรักษาความเป็นธรรมในความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง ซึ่งเป็นกฎหมายแรงงานเงินเดือนนที่เจ้าของธุรกิจควรทราบเช่นกัน
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ตามอัตราภาษีเงินได้): นายจ้างมีหน้าที่หักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาจากเงินเดือนพนักงานตามอัตราก้าวหน้า ที่กรมสรรพากรกำหนด
- เงินสมทบประกันสังคม: ลูกจ้างต้องสมทบเงินประกันสังคม 5% ของฐานเงินเดือน แต่ไม่เกิน 750 บาทต่อเดือน โดยนายจ้างจะหักเงินส่วนนี้จากเงินเดือนเพื่อส่งร่วมกับส่วนที่นายจ้างจ่ายสมทบ
- เงินที่ลูกจ้างยินยอมให้หัก: โดยต้องมีหนังสือแสดงความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เงินสะสมกู้ยืม หรือการชำระหนี้สวัสดิการภายในองค์กร
- นายจ้างไม่มีสิทธิตัดเงินเดือนเป็นค่าปรับหรือค่าเสียหายโดยพลการ: เว้นแต่มีคำสั่งศาล หรือมีข้อตกลงที่ชัดเจนตามสัญญาจ้าง หรือนโยบายที่พนักงานรับทราบและยินยอมแล้วเท่านั้น
การจ่ายเงินเดือนขั้นต่ำ
- กฎหมายแรงงานเมื่อทำเงินเดือนที่ควรทราบคือการกำหนดฐานเงินเดือนจะต้องไม่น้อยกว่าค่าจ้างขั้นต่ำตามประกาศในแต่ละพื้นที่ี่ ซึ่งในปี 2567 (อัปเดตล่าสุด) เริ่มต้นที่ 345–370 บาท/วัน ตามแต่จังหวัด
เอกสารสำคัญที่ต้องมีเมื่อทำเงินเดือนตามที่กฎหมายแรงงานเงินเดือนระบุ
การทำเงินเดือนพนักงานไม่ใช่แค่การจ่ายเงินในแต่ละรอบเดือนเท่านั้น แต่ยังต้องมี การจัดเตรียมและจัดเก็บเอกสารทางภาษีและประกันสังคม อย่างถูกต้อง เพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายแรงงานเงินเดือนและภาษี โดยเอกสารหลัก ๆ ที่นายจ้างจำเป็นต้องมี ได้แก่
- สัญญาจ้าง ข้อตกลงระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง ที่แสดงให้เห็นถึงความยินยอมร่วมกันในการทำงาน แลกกับค่าตอบแทนหรือเงินเดือน โดยอยู่ในรูปแบบ ลายลักษณ์อักษร เพื่อใช้เป็นหลักฐานเมื่อเกิดข้อพิพาท
- ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.91 คือเอกสารที่เป็นหลักฐานสำคัญที่ยืนยันว่าองค์กรดำเนินการหักภาษีอย่างถูกต้องตามกฎหมาย และเอกสารเพื่อใช้ยื่นภาษีประจำปีต่อกรมสรรพากรร ซึ่งนายจ้างควรจัดเตรียมให้พนักงาน
- สปส.1-10 คือแบบฟอร์มที่ใช้ยื่นข้อมูลการส่งเงินสมทบประกันสังคมของพนักงานในแต่ละเดือน ใช้เพื่อยืนยันว่าบริษัทส่งเงินสมทบให้พนักงานอย่างถูกต้องและตรงเวลา
- ใบรับรองเงินเดือน เป็นหนังสือรับรองที่ระบุเงินเดือนและสถานะการทำงานของพนักงาน
- สลิปเงินเดือน (Pay slip) คือเอกสารที่แสดงรายละเอียดรายรับ-รายจ่ายที่หักออกไปในแต่ละเดือน ซึ่งทางนายจ้างควรออกให้พนักงานทุกเดือน เพื่อความโปร่งใสและช่วยให้พนักงานสามารถตรวจสอบสิทธิและความถูกต้องของเงินเดือน
- การจัดเก็บเอกสารย้อนหลัง 7 ปี ตามกฎหมายของกรมสรรพากรและสำนักงานประกันสังคม นายจ้างต้องจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงานเงินเดือนและภาษีไว้อย่างน้อย 7 ปี
ทั้งนี้ แม้จะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก หรือมีพนักงานแค่ 1 คน ก็แนะนำให้ทำสัญญาจ้างเป็นลายลักษณ์อักษรไว้เสมอ เพื่อความปลอดภัยของทั้งสองฝ่ายดีกว่าค่ะ
โทษและค่าปรับกรณีทำผิดกฎหมายแรงงานเงินเดือน
การบริหารจัดการเงินเดือนและสิทธิพนักงานไม่ใช่เพียงแค่เรื่องภายในองค์กร แต่ยังเกี่ยวข้องโดยตรงกับกฎหมายแรงงานเงินเดือน ภาษี และประกันสังคม หากไม่ปฏิบัติตามอาจนำไปสู่บทลงโทษทั้งทางแพ่งและอาญา โดยมีรายละเอียดสำคัญดังนี้
- ในกรณีที่จ่ายเงินเดือนล่าช้าหรือหักเงินเดือนโดยมิชอบ นายจ้างจะถูกโทษทางปกครองปรับสูงสุด 100,000 บาท และพนักงานมีสิทธิ์เรียกร้อง ดอกเบี้ยในอัตราร้อยละ 15 ต่อปี จากยอดเงินเดือนที่จ่ายล่าช้า ตามมาตรา 70 แห่ง พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน
- หากบริษัทไม่ยื่นแบบแสดงรายได้ (ภ.ง.ด.1) หรือไม่ส่งเงินสมทบประกันสังคมในเวลาที่กฎหมายกำหนด นายจ้างจะต้องเสียค่าปรับตามอัตราที่กรมสรรพากรหรือสำนักงานประกันสังคมกำหนด และถูกเรียกเก็บเงินเพิ่มหรือดอกเบี้ย จากยอดที่ค้างชำระ
นอกจากโทษทางการเงินแล้ว บริษัทที่ละเมิดกฎหมายอาจถูกตรวจสอบย้อนหลังและหากมีข้อพิพาทกับพนักงาน ก็อาจถูกฟ้องร้องและกระทบต่อภาพลักษณ์องค์กรในระยะยาว
บทความที่เกี่ยวข้อง: สัญญาจ้างงานมีผลต่อเงินค่าชดเชยในกรณีเลิกจ้างหรือไม่ อย่างไรถ้าไม่มั่นใจ ใช้บริการ Outsource จัดทำเงินเดือนแทนได้
แม้ว่าการทำเงินเดือนเองอาจดูเหมือนประหยัดต้นทุน แต่จริงๆ แล้วมีความซับซ้อนทางกฎหมายสูง การใช้บริการ Payroll Outsource คือการลงทุนเพื่อความปลอดภัยในระยะยาว ที่ไม่ได้มีดีแค่ “ความสะดวก” แต่ยังช่วยลดความเสี่ยงจาก “ความไม่รู้” โดยเฉพาะสำหรับเจ้าของธุรกิจมือใหม่ ที่อาจยังไม่เข้าใจกฎหมายแรงงานครบถ้วน หากคุณต้องการความมั่นใจว่า “จ่ายเงินเดือนอย่างถูกต้องตามกฎหมาย” และมีเวลาโฟกัสกับธุรกิจได้อย่างเต็มที่
หากคุณยังรู้สึกไม่มั่นใจในการจัดการเงินเดือนภายในองค์กรด้วยตัวเอง และกำลังมองหาทางเลือกที่ทั้งปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ RLC Outsourcing มีบริการจัดทำเงินเดือนครบวงจร (Payroll Outsourcing) ด้วยทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านในการดูแลกระบวนการจัดทำเงินเดือน เข้าใจกฎหมายแรงงาน ภาษี และประกันสังคม ช่วยดูแลทุกขั้นตอนตั้งแต่การคำนวณ ไปจนถึงการจัดทำเอกสารที่จำเป็นให้ถูกต้องตามกฎหมาย ลดภาระงานซับซ้อน พร้อมลดความเสี่ยงในการถูกปรับหรือฟ้องร้องในอนาคต บริการนี้คือคำตอบที่คุณไม่ควรมองข้าม
ติดต่อทันที Line Official (@rlco), โทรด่วน (022 549 379) หรืออีเมล info@rlcoutsourcing.com
Leave a Reply
Marketing สาวที่ถูกแมวส้มเก็บมาเลี้ยง