“รายงานตัว 90 วันเป็นเรื่องของพนักงาน ไม่เกี่ยวกับบริษัท“
นี่คือความเข้าใจผิดที่ทำให้ HR หลายคนต้องตามแก้ปัญหาในภายหลัง เพราะความจริงแล้ว เมื่อพนักงานต่างชาติพลาดกำหนดรายงานตัว ผลกระทบไม่ได้จบลงที่ค่าปรับของตัวพนักงานเท่านั้น แต่ยังลามไปถึงการต่อ Work Permit และความน่าเชื่อถือของบริษัทในสายตาสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองอีกด้วยค่ะ
บทความนี้ RLC มาสรุปสิ่งที่ HR ต้องรู้เกี่ยวกับการรายงานตัว 90 วัน ต่างชาติในไทย เพื่อให้คุณดูแลพนักงานต่างชาติ ได้อย่างมั่นใจและไม่พลาดแม้แต่ขั้นตอนเดียว
รายงานตัว 90 วันคืออะไร
การรายงานตัว 90 วัน เป็นหน้าที่ตามกฎหมายภายใต้ พ.ร.บ. คนเข้าเมือง ที่กำหนดให้ชาวต่างชาติซึ่งถือวีซ่าระยะยาวต้องแจ้งที่อยู่ปัจจุบันต่อสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองทุก 90 วันที่พำนักต่อเนื่อง โดยใช้แบบฟอร์ม TM.47 (“แบบแจ้งอยู่เกิน 90 วัน“)
สิ่งที่พนักงานหลายคน รวมถึง HR มักเข้าใจผิดคือ นี่ไม่ใช่การต่อหรือขยายวีซ่า แต่เป็นเพียงการยืนยันที่อยู่และตรวจสอบถิ่นพำนักเท่านั้น การรายงานตัวไม่ได้ขยายสิทธิ์การอยู่ในประเทศ เพียงแต่แจ้งให้รัฐทราบว่าชาวต่างชาติที่อยู่ระยะยาวพำนักอยู่ที่ไหน
กฎหมายนี้มีอยู่ด้วย 3 เหตุผลหลักคือ
- ยืนยันที่อยู่จริง: เพื่อให้ ตม. ตรวจสอบได้ว่าพนักงานต่างชาติพำนักอยู่ที่ไหนตามความเป็นจริง
- ตรวจสอบสถานะวีซ่า: ช่วยให้หน่วยงานมีข้อมูลผู้พำนักระยะยาวที่เป็นปัจจุบัน และยืนยันว่ายังอยู่ภายใต้เงื่อนไขที่ถูกต้อง
- ป้องกัน Overstay: สนับสนุนการติดตามผู้ที่อาจอยู่เกินระยะเวลาที่ได้รับอนุญาต
หน้าที่นี้บังคับใช้กับทุกประเภทวีซ่า ไม่ว่าจะเป็นวีซ่าธุรกิจ (Non-B) การศึกษา เกษียณอายุ หรืออื่นๆ ตราบใดที่พำนักในไทยเกิน 90 วันต่อเนื่อง และไม่อยู่ในกลุ่มที่ได้รับการยกเว้น
ต่างชาติลืมรายงานตัว 90 วัน จะเกิดอะไรขึ้น
หลายคนคิดว่าการลืมรายงานตัว 90 วันเป็นเพียงความผิดพลาดเล็กน้อยที่แก้ไขได้ง่าย แต่ในความเป็นจริง ผลกระทบอาจลุกลามได้ไกลกว่าที่คิด และไม่ได้จำกัดอยู่แค่ตัวพนักงานเท่านั้น แต่ยังมีผลกระทบอีกหลายอย่างดังนี้
1. พนักงานต่างชาติต้องจ่ายค่าปรับ
หากพนักงานต่างชาติพลาดกำหนดและไปรายงานตัวด้วยตนเองภายหลัง ค่าปรับมาตรฐานคือ 2,000 บาท แต่หากถูกเจ้าหน้าที่ตำรวจหรือ ตม. ตรวจพบว่าไม่ปฏิบัติตาม ค่าปรับจะเพิ่มเป็น 5,000 บาท พร้อมค่าปรับเพิ่มอีก 200 บาทต่อวัน จนกว่าจะดำเนินการให้เรียบร้อย และในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามซ้ำๆ หรือมีความผิดร้ายแรง อาจนำไปสู่การถูกผลักดันออกนอกประเทศและขึ้นบัญชีดำได้
2. ผลกระทบต่อบริษัทและผู้สนับสนุน Work Permit
นี่คือความเสี่ยงที่หลายองค์กรมองข้าม เจ้าหน้าที่ ตม. จะสังเกตรูปแบบการไม่ปฏิบัติตามกฎ และพนักงานต่างชาติที่มีประวัติไม่เรียบร้อยอาจถูกตรวจสอบเข้มงวดขึ้นเมื่อยื่นต่อ Work Permit หรือขยายวีซ่า โดยเฉพาะความไม่ตรงกันของข้อมูลที่อยู่ มักทำให้เกิดคำถามกับชาวต่างชาติที่ทำงานภายใต้ Work Permit แม้การรายงานล่าช้าเพียงครั้งเดียวจะไม่ทำให้วีซ่าเป็นโมฆะทันที แต่การพลาดอย่างต่อเนื่องสร้างความเสี่ยงสะสมที่ย้อนกลับมาที่บริษัทในฐานะผู้สนับสนุน
3. ภาระที่ตกมาถึง HR และฝ่ายบุคคล
เมื่อพนักงานพลาด สิ่งที่ตามมาไม่ใช่แค่ค่าปรับ แต่คือเวลาและทรัพยากรที่ HR ต้องใช้ในการตามแก้ปัญหา ทั้งการพาพนักงานไปดำเนินการที่ ตม. การเตรียมเอกสารเพิ่มเติม และการจัดการความเสี่ยงที่อาจกระทบการต่อวีซ่าของพนักงานคนอื่นๆ ในองค์กร นี่คือต้นทุนแฝงที่ไม่ปรากฏในใบสั่งปรับ แต่ส่งผลต่อภาระงานของฝ่ายบุคคลโดยตรง
ช่องทางการรายงานตัว 90 วัน ของต่างชาติ
พนักงานต่างชาติสามารถดำเนินการรายงานตัว 90 วันได้ผ่าน 4 วิธี โดยช่วงเวลายื่นเหมือนกันทุกช่องทาง คือ 15 วันก่อน ถึง 7 วันหลัง วันครบกำหนด
ช่องทางที่ 1: รายงานตัว 90 วันออนไลน์
ยื่นออนไลน์ผ่าน immigration.go.th พนักงานต่างชาติสามารถล็อกอินเข้าระบบและยื่น TM.47 ทางช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ช่องทางนี้ถือว่าสะดวกที่สุดค่ะ
ช่องทางที่ 2: ไปด้วยตนเองที่ ตม.
เหมาะเมื่อมีเอกสารเปลี่ยนแปลง หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล เช่น ย้ายที่พัก ต่อพาสปอร์ตใหม่ หรือเปลี่ยนนายจ้าง
ช่องทางที่ 3: มอบอำนาจให้ผู้อื่นไปแทน
พนักงานสามารถมอบอำนาจให้บุคคลอื่นหรือตัวแทนบริการยื่นแทนได้ เหมาะกับพนักงานที่ไม่มีเวลา โดยต้องเตรียมเอกสารมอบอำนาจให้ครบถ้วน
ช่องทางที่ 4: ส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน
เป็นทางเลือกสำหรับผู้ที่อยู่ในจังหวัดซึ่งเดินทางไป ตม. ไม่สะดวก ส่งสำเนาเอกสารที่ลงนามพร้อมแบบ TM.47 ที่กรอกครบ และซองเปล่าจ่าหน้าถึงตนเอง เพื่อรับสลิปแจ้งวันครบกำหนดครั้งถัดไป
อ่านเพิ่มเติมได้ที่ เว็บไซต์สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง
สิ่งที่ HR ต้องรู้เกี่ยวกับการรายงานตัว 90 วัน
พนักงานต่างชาติจะ ไม่สามารถแจ้งรายงานตัว 90 วัน ผ่านระบบออนไลน์ได้ ในกรณีดังต่อไปนี้:
กรณีมีการเปลี่ยนหนังสือเดินทางเล่มใหม่ จะต้องมีการแจ้งกับเจ้าหน้าที่ตรวจคนเข้าเมืองตามเขตพื้นที่ที่ชาวต่างชาติพักอาศัย ทั้งนี้พนักงานต่างชาติจะแจ้งด้วยตนเอง หรือมอบหมายให้ผู้อื่นไปแจ้งแทนก็ได้ หลังจากนั้นจะสามารถยื่นรายงานตัว 90 วัน ผ่านระบบออนไลน์ได้ตามกำหนดนัดรายงานตัวครั้งต่อไป
สรุป: สิ่งที่ HR ควรทำ เพื่อไม่ให้พนักงานต่างชาติพลาดการรายงานตัว 90 วัน
สิ่งสำคัญที่สุดสำหรับ HR คือการไม่ปล่อยให้การรายงานตัว 90 วันเป็นความรับผิดชอบของพนักงานเพียงฝ่ายเดียว เพราะเมื่อต้องดูแลทั้งงานประจำและกำหนดการส่วนตัว โอกาสลืมย่อมเกิดขึ้นได้เสมอ การวางระบบภายในที่ดีจึงช่วยป้องกันการพลาดกำหนดได้เกือบทั้งหมด
เริ่มจากการสร้าง ระบบติดตาม (Tracking System) ที่รวมข้อมูลพนักงานต่างชาติทุกคนไว้ในที่เดียว โดยบันทึกวันครบกำหนดรายงานตัว ประเภทวีซ่า และวันที่รายงานล่าสุด เพื่อให้เห็นภาพรวมว่าใครกำลังจะถึงกำหนดเมื่อไร
หัวใจสำคัญคือ การแจ้งเตือนล่วงหน้า เช่น เตือนครั้งแรกล่วงหน้า 30 วัน เพื่อให้พนักงานมีเวลาเตรียมเอกสาร และเตือนซ้ำอีกครั้งเมื่อเหลือ 7 วัน เพื่อย้ำเตือนในช่วงโค้งสุดท้าย
ดังนั้น HR ควร แบ่งความรับผิดชอบให้ชัดเจน ว่าส่วนไหนเป็นหน้าที่ฝ่ายบุคคล ส่วนไหนพนักงานต้องทำเอง และดูแล กรณีพิเศษ เช่น เมื่อพนักงานเดินทางออกนอกประเทศแล้วกลับเข้ามาใหม่ การนับ 90 วันจะเริ่มใหม่จากวันที่กลับเข้าไทย จึงต้องติดตามข้อมูลการเดินทางควบคู่กันด้วย
คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
ทุก 90 วันที่พำนักในไทยต่อเนื่อง โดยยื่นได้ในช่วง 15 วันก่อน ถึง 7 วันหลังวันครบกำหนด แต่หากต่างชาติมีการบินออกนอกประเทศแล้วกลับเข้ามาใหม่ การนับ 90 วันจะเริ่มต้นใหม่จากวันที่เดินทางกลับเข้าไทยค่ะ
หากไปรายงานตัวเองภายหลัง ค่าปรับจะอยู่ที่ 2,000 บาท แต่ถ้าถูกเจ้าหน้าที่ตรวจพบ ค่าปรับจะเป็น 5,000 บาท พร้อมกับค่าปรับเพิ่ม 200 บาทต่อวันจนกว่าจะดำเนินการเรียบร้อย
ไม่เหมือนค่ะ การรายงานตัว 90 วันเป็นเพียงการแจ้งที่อยู่ปัจจุบันต่อ ตม. เท่านั้น ไม่ได้ขยายสิทธิ์การพำนักหรือต่ออายุวีซ่าแต่อย่างใด
เฉพาะผู้ที่พำนักในไทยต่อเนื่องเกิน 90 วันภายใต้วีซ่าระยะยาว ส่วนนักท่องเที่ยวที่ได้รับอนุญาตให้อยู่ไม่เกิน 90 วัน (เช่น Visa on Arrival หรือ Visa Exemption) ไม่ต้องดำเนินการค่ะ
ตามกฎหมาย หน้าที่รายงานตัวเป็นของตัวพนักงาน แต่ในทางปฏิบัติ บริษัทผู้สนับสนุน Work Permit ได้รับผลกระทบทางอ้อมเมื่อพนักงานพลาดการรายงานตัว การมีระบบติดตามและแจ้งเตือนจึงเป็นแนวทางที่ช่วยลดความเสี่ยงให้ทั้งองค์กรค่ะ
ให้ RLC ช่วยดูแล ด้วยระบบ Visa Tracking ที่แจ้งเตือนล่วงหน้า
ปัญหาการลืมรายงานตัว 90 วัน ป้องกันได้ทั้งหมด หากมีระบบติดตามที่ดี และนี่คือสิ่งที่ RLC พร้อมดูแลให้คุณ
RLC มี ระบบ Visa Tracking ที่ช่วยติดตามและแจ้งเตือนกำหนดการรายงานตัว 90 วันล่วงหน้า เพื่อให้ทั้งพนักงานและ HR ไม่พลาดกำหนดสำคัญ โดยครอบคลุม:
- พนักงานที่ดำเนินการ Visa และ Work Permit กับ RLC — เราติดตามกำหนดการให้อัตโนมัติ พร้อมแจ้งเตือนก่อนถึงวันครบกำหนด
- พนักงานที่อยู่ภายใต้บริการ EOR ของ RLC — เราดูแลการแจ้งเตือนการรายงานตัวให้ครบถ้วน เป็นส่วนหนึ่งของการบริหารจัดการพนักงานแบบครบวงจร
ด้วยระบบนี้ HR ไม่ต้องคอยจดจำหรือไล่เช็กกำหนดของพนักงานแต่ละคนด้วยตนเองอีกต่อไป RLC จะดูแลกระบวนการแจ้งเตือนการรายงานตัว เพื่อให้องค์กรของคุณปฏิบัติตามกฎหมายได้อย่างมั่นใจ ลดความเสี่ยงด้านค่าปรับและผลกระทบต่อ Work Permit ค่ะ
