หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร สำคัญอย่างไรกับมนุษย์เงินเดือน?

สำหรับผู้ที่ทำงานเป็นพนักงานประจำ นอกจากสลิปเงินเดือนแล้ว หนึ่งในเอกสารสำคัญที่ไม่ควรมองข้ามคือหนังสือรับรองเงินเดือนนั่นเอง ซึ่งหลายคนอาจสงสัยว่าหนังสือรับรองเงินเดือนนั้นมีความสำคัญอย่างไร สามารถนำไปใช้ทำอะไรได้บ้าง และต้องใช้เมื่อไหร่ วันนี้เราจึงได้รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหนังสือรับรองเงินเดือนมาฝากกัน

หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร ?

หนังสือรับรองเงินเดือน หรือ Salary Certificate ถือได้ว่าเป็นเอกสารสำคัญที่องค์กรออกให้กับพนักงาน เพื่อเป็นการระบุตัวตนและค่าตอบแทนของบุคลากรในบริษัทว่าเป็นจริง โดยข้อมูลต่างๆ ที่ระบุอยู่ในเอกสาร ถือว่าเป็นความจริงทุกประการ สามารถนำไปใช้ทำธุรกรรมต่างๆ ที่ต้องการหนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารประกอบได้

ข้อมูลที่ต้องมีอยู่ในหนังสือรับรองเงินเดือน

สำหรับการออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้กับพนักงาน จะต้องมีการระบุข้อมูลที่สำคัญต่างๆ ลงไป โดยประกอบไปด้วย

• • ระบุชื่อของเอกสารว่าเป็น “หนังสือรับรองเงินเดือน” เอาไว้อย่างชัดเจน
  • ชื่อ – นามสกุล ของพนักงาน
  • ตำแหน่งและแผนกของพนักงานที่ทำอยู่ ณ ปัจจุบัน
  • เงินเดือนเต็มของพนักงาน ณ ปัจจุบัน แบบที่ยังไม่มีการหักภาษี และยังไม่รวมค่าตอบแทนอื่นๆ
  • ระบุวันที่เริ่มงานวันแรก จนถึงวันที่ทำงานในปัจจุบัน หรือหากพนักงานลาออกแล้ว พนักงานทำงานวันสุดท้ายวันที่เท่าไหร่
  • วันเดือนปีที่มีการร้องขอหรือวันที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน
  • ข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับบริษัท ได้แก่ ชื่อบริษัท สถานที่ตั้ง ที่อยู่ และช่องทางการติดต่อ
  • วัตถุประสงค์ในการออกเอกสารหนังสือรับรองเงินเดือน (หากจำเป็นต้องมี)
  • ลงชื่อลายเซ็นของผู้ออกเอกสาร หรือผู้ที่มีอำนาจในการออกหนังสือรับรอง พร้อมตำแหน่งงาน
  • ลงตราประทับบริษัท ซึ่งตรงนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัทว่าจะมีหรือไม่

ตัวอย่าง หนังสือรับรองเงินเดือน

หนังสือรับรองเงินเดือนมีอายุการใช้งานนานแค่ไหน 

ในกรณีหนังสือรับรองเงินเดือนที่ออกขึ้นเพื่อใช้ยื่นสินเชื่อกับธนาคารหรือสถาบันการเงิน โดยทั่วไปจะมีอายุการใช้งานไม่เกิน 1 เดือนหรือ 30 วัน นับตั้งแต่วันที่ออก หากเป็นหนังสือรับรองที่ใช้เกี่ยวกับหน่วยงานราชการ จะใช้ได้ไม่เกิน 3 เดือนหรือ 90 วัน

ในกรณีที่เป็นหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อยื่นขอวีซ่า โดยทั่วไปจะใช้งานได้ไม่เกิน 1 เดือนหรือ 30 วัน และในบางครั้งจำเป็นที่จะต้องใช้เป็นเอกสารรับรองเงินเดือนภาษาอังกฤษด้วย

การขอหนังสือรับรองเงินเดือน 

ในการขอหนังสือรับรองเงินเดือน ผู้ขอไม่สามารถทำได้ด้วยตนเอง แต่จะต้องไปยื่นขอกับผู้ที่มีอำนาจในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน

โดยทั่วไปสามารถทำเรื่องขอหนังสือรับรองเงินเดือนได้ที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (Human Resources) ของบริษัทที่ทำงานอยู่ หรืออาจจะเป็นเจ้าของกิจการ หัวหน้าฝ่าย เป็นต้น

การใช้ประโยชน์ของหนังสือรับรองเงินเดือน

ส่วนใหญ่แล้วหนังสือรับรองเงินเดือนจะเป็นเอกสารที่สำคัญ สำหรับการนำไปใช้ทำธุรกรรมทางการเงิน รวมไปถึงการขอเอกสารต่างๆ ดังนี้

• การขอสินเชื่อ

  ในการขอสินเชื่อกับสถาบันการเงินต่างๆ หนึ่งในเอกสารสำคัญที่ต้องใช้คือหนังสือรับรองเงินเดือนนั่นเอง ไม่ว่าจะเป็นการทำบัตรเครดิต การกู้เงิน และอื่นๆ เนื่องจากเป็นเอกสารที่ธนาคารจำเป็นต้องใช้ประกอบการพิจารณาขอสินเชื่อ เพื่อประเมินความเสี่ยงและความน่าเชื่อถือ รวมไปถึงความสามารถในการชำระหนี้

• การสมัครงาน

  หากต้องการสมัครงานใหม่หลังจากลาออกจากที่ทำงานเก่า ในบางครั้งฝ่ายบุคคลของบริษัทใหม่จะมีการขอใบรับรองเงินเดือน หรือเรียกดูเป็นสลิปเงินเดือนย้อนหลัง เพื่อนำไปประกอบการพิจารณาฐานเงินเดือน เรียกว่าเป็นตัวช่วยสำคัญสำหรับการต่อรองเงินเดือนกันเลยก็ว่าได้

• การซื้ออสังหาริมทรัพย์

  สำหรับใครที่ต้องการซื้อบ้านหรืออสังหาริมทรัพย์ต่างๆ ทางผู้ขายหรือโครงการ อาจมีการขอเอกสารในการประกอบการพิจารณาสินเชื่อ ซึ่งหนังสือรับรองเงินเดือนมักจะเป็นเอกสารที่ใช้ยืนยันความสามารถในการชำระเงินของผู้ซื้อได้นั่นเอง

• การขอวีซ่า

  ในกรณีที่ต้องการเดินทางไปยังต่างประเทศ จำเป็นที่จะต้องใช้หนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อเป็นเอกสารประกอบการรับรอง ว่ายังคงสถานภาพการทำงานที่เป็นหลักเป็นแหล่งอยู่ในประเทศไทย อีกครั้งยังเป็นเอกสารที่ช่วยยืนยันสถานะทางการเงินที่น่าเชื่อถือ ซึ่งหากเป็นการขอเอกสารหนังสือรับรองสำหรับการทำวีซ่า แนะนำให้ขอเป็นฉบับภาษาอังกฤษ

ซึ่งในหนังสือรับรองเงินเดือน จะมีการระบุเอาไว้ว่าผู้ออกเอกสารให้เป็นใคร และมีการเซ็นรับรองด้วยทุกครั้ง

ในกรณีที่เป็นพนักงานรายวันไม่ใช่พนักงานประจำ ก็สามารถยื่นขอหนังสือรับรองเงินเดือนได้ โดยในเอกสารขอหนังสือรับรองจะต้องมีการระบุเอาไว้ว่าพนักงานคนดังกล่าวนั้น ปฏิบัติงานเป็นพนักงานรายวันของบริษัท

หนังสือรับรองเงินเดือนแตกต่างจากสลิปเงินเดือนอย่างไร

หลายคนอาจมีความเข้าใจสับสนกันอยู่ เกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือนและสลิปเงินเดือน โดยหนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) จะเป็นรูปแบบคล้ายกับจดหมาย เป็นการแสดงข้อมูลเพื่อเป็นหลักฐานให้เห็นว่าบุคคลนั้นๆ ทำงานเป็นพนักงานอยู่ที่ไหน ในตำแหน่งอะไร มีฐานเงินเดือนเต็มอยู่ที่เท่าไหร่ ใช้สำหรับการเป็นหลักฐานแสดงภาพรวมการทำงานและรายได้ ส่วนใหญ่แล้วมักเป็นเอกสารที่ต้องยื่นไปควบคู่กับการขอสินเชื่อ การขอวีซ่า การซื้ออสังหาริมทรัพย์ และการสมัครงานใหม่

ในขณะที่สลิปเงินเดือน (Pay Slip) จะเป็นเอกสารที่ทางบริษัท ส่งให้กับพนักงานของตนเองทุกเดือนโดยอัตโนมัติ เพื่อเป็นการแจกแจงรายละเอียดเกี่ยวกับเงินเดือนหรือรายได้ของพนักงานแบบครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นเงินเดือน ถ้าล่วงเวลาหรือโอที ประกันสังคม ค่ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพ สวัสดิการต่างๆ เป็นต้น พร้อมแสดงรายได้สุทธิที่ได้รับหลังจากบวกหรือลบค่าใช้จ่ายต่างๆ เรียบร้อยแล้ว นอกจากนี้บริษัทบางแห่งยังทำการสรุปรายได้ต่อปีในสลิปเงินเดือนให้เพิ่มเติมกันอีกด้วย

กฎหมายเกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือน

ในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน ไม่ได้มีกฎหมายรองรับว่าองค์กรนั้นๆ จำเป็นที่จะต้องทำการออกให้กับพนักงาน ดังนั้นการออกหนังสือรับรองจึงเป็นสิทธิ์ของนายจ้างหรือบริษัทว่าจะทำให้หรือไม่ก็ได้ และในการออกหนังสือรับรอง จะต้องมีชื่อและลายเซ็นของผู้ออกเอกสารเซ็นกำกับเอาไว้ด้วยทุกครั้ง ถ้าหากไม่มีลายเซ็นในส่วนนี้จะถือว่าหนังสือรับรองเงินเดือนฉบับนั้นเป็นโมฆะ อาจทำให้เกิดความผิดในส่วนของการปลอมแปลงเอกสารหรือการให้ข้อมูลเท็จ อีกทั้งยังไม่สามารถนำไปใช้ในการทำธุรกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องได้

นอกจากนี้หนังสือรับรองเงินเดือนถือได้ว่าเป็นเอกสารความลับส่วนบุคคล จึงไม่ควรเผยแพร่ให้กับบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องได้ทราบ

สรุป

จะเห็นได้ว่าหนังสือรับรองเงินเดือนนั้น เป็นเอกสารสำคัญสำหรับผู้ที่เป็นพนักงานบริษัทหรือมีรายได้ประจำที่ควรจะต้องศึกษาเอาไว้ เพื่อที่จะได้ทำการขอและนำไปใช้ในการทำธุรกรรมต่างๆ ได้อย่างถูกต้อง

ดังนั้นหากจำเป็นที่จะต้องมีการขอหนังสือรับรองเงินเดือน ควรที่จะศึกษาดูว่าบริษัทของตนนั้นสามารถไปขอหนังสือได้ที่ไหน โดยจะต้องไปทำการยื่นขอด้วยตนเองและเก็บรักษาเอาไว้ให้ดี เพราะอาจกลายเป็นช่องทางให้มิจฉาชีพ นำเอาเอกสารไปใช้แอบอ้างทำธุรกรรมอื่นๆ ได้