AI กับงาน HR แชร์ 5 เคล็ดลับลดภาระงาน HR ด้วย AI

HR Tech หรือ การใช้เทคโนโลยีในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เป็นอีกหนึ่งเทรนด์ในการพัฒนาศักยภาพองค์กรแบบก้าวกระโดดที่กำลังมาแรง เรียกได้ว่าองค์กรยุคใหม่ ไม่มีใครไม่ใช่ HR Teach ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์กันแล้ว และหนึ่งใน HR Tech ที่กำลังมาแรงในปี 2024 และปีต่อๆไป ก็คือการใช้ AI ในการช่วยบริหารทรัพยากรมนุษย์นั่นเอง วันนี้เราจะพาไปดูกันว่า เราจะใช้ AI ในการพลิกโฉม HR ยุคใหม่ได้อย่างไร

รู้จัก AI ก่อนใช้งาน

เมื่อเราอยากจะใช้ AI ในการพลิกโฉมงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ HR ยุคใหม่อย่างเรา ก็คงต้องเริ่มต้นที่การมาทำความรู้จักกับ AI กันก่อน ว่าแท้ที่จริงแล้ว AI คืออะไร?  และเราจะใช้มันทำอะไรได้บ้าง

AI หรือ Artificial Intelligence มีชื่อเรียกในภาษาไทยว่า “ปัญญาประดิษฐ์” เป็นส่วนหนึ่งของวิทยาการด้านคอมพิวเตอร์ ที่สามารถพัฒนาเทคโนโลยี ให้โปรแกรมคอมพิวเตอร์มีฟังก์ชั่นการทำงานที่คล้ายกับสมองของมนุษย์นั่นก็คือ  สามารถประมวลผล วิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ได้อย่างแม่นยำ การพัฒนาโปรแกรมของ AI มีความโดดเด่น คือ

• AI  สามารถรับข้อมูลจำนวนมากและสร้างกลไกในการเปลี่ยนเป็นข้อมูลดิบ เป็นข้อมูลที่นำไปใช้ได้จริงในงานนั้นๆ เรียกว่า อัลกอริทึม (Algorithms) ซึ่งเป็นกระบวนการแก้ปัญหาที่อธิบายเป็นขั้นตอนไว้อย่างชัดเจน
• AI จะประมวลผลจากข้อมูลที่มีและตัดสินใจเลือก Algorithms ที่เหมาะสมเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
• AI จะถูกออกแบบเพื่อปรับแต่ง Algorithms ให้วิเคราะห์ได้อย่างละเอียด มุ่งเน้นการประมวลผลที่จะให้ผลลัพธ์ที่แม่นยำที่สุด และ ปัจจุบัน AI กำลังถูกพัฒนาให้มีความคิดสร้างสรรค์ (Creativity) โดยใช้เครือข่ายประสาทเทียม เพื่อสร้างสรรค์แนวคิดใหม่ๆ อีกด้วย

สำหรับการดำเนินงานด้านบริหารทรัพยากรมนุษย์ โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ ที่ต้องดูแลบุคคลจำนวนมาก การใช้  AI ในการทำงาน จะช่วยลดโอกาสเกิดความผิดพลาด ลดต้นทุน และที่สำคัญจะช่วยให้ HR สามารถดูแลงานทุกด้านได้อย่างมืออาชีพ เราไปดูกันว่า AI จะช่วยพลิกโฉมการทำงานของ HR ด้านใดได้บ้าง

AI ช่วยงาน HR  ได้อย่างไร

1. AI คัดกรองบุคลากรเบื้องต้น

การสรรหาบุคลากรเป็นงานหลัก ที่ HR หลายคนหนักใจ จะทำอย่างไรให้เราได้คนเก่ง ดี มีฝีมือ เข้ามาทำงานให้องค์กรได้อย่างทันท่วงที การนั่งอ่านเรซูเม่ของผู้สมัครทีละคนเพื่อเรียกมาสัมภาษณ์ดูจะช้าเกินไปแล้วสำหรับ HR ยุคใหม่ ดังนั้นหลายองค์กรจึงเลือกใช้  AI ในการช่วยคัดกรองคุณสมบัติเบื้องต้นของผู้สมัคร เพื่อช่วยประหยัดเวลา ลดภาระงานของ HR

การใช้ AI ในการคัดกรองบุคลากร สิ่งที่ได้รับ คือข้อมูลที่แม่นยำ ปราศจากอคติความลำเอียง (Non-biased process ) โดย AI จะประมวลผลตามข้อมูลที่องค์กรกำหนด และ AI ยังสามารถช่วยตรวจสอบประวัติผู้สมัคร เช่น เก็บรวบรวมข้อมูลจากโปรไฟล์โซเชียลมีเดียต่างๆ การช่วยจัดอันดับคะแนน เพื่อเรียงลำดับความน่าสนใจของผู้สมัครในเบื้องต้น ได้ด้วย

ตัวอย่างของการใช้ AI สำหรับ HR ในการคัดกรองบุคลากร เช่น ซอฟแวร์ AAE เทคโนโลยี AI ที่ Amazon ใช้ประเมินผู้สมัครอัตโนมัติ โดยทีม Artificial Intelligence Recruitment พัฒนาให้เจ้า AAE สามารถประเมินผู้สมัครจากเรซูเม่ และคัดเลือกบุคลากรที่มีประสิทธิภาพและคาดว่าจะประสบความสำเร็จในตำแหน่งงาน

โดยประมวลผลหาความเข้ากันระหว่างเรซูเม่ของผู้สมัครใหม่ กับเรซูเม่ของคนทำงานในตำแหน่งงานใกล้เคียงกันที่ทำงานได้ดี  เมื่อประเมินและคัดเลือกแล้ว ก็จะเรียกพวกเขามาสัมภาษณ์แบบ Fast Track Interview  โดยทุกขั้นตอน AI สามารถทำเองได้ทั้งหมด

2. HRใช้ AI ในการจัดปฐมนิเทศพนักงานใหม่ และการฝึกอบรมพนักงาน

HR  มีบทบาทสำคัญในการพัฒนาศักยภาพบุคลากร และดูแลสนับสนุนให้บุคลากรสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ซึ่งสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งก็คือการปฐมนิเทศ หรือ Onboarding เพื่อช่วยให้บุคลากรใหม่ เข้าใจเนื้องาน วัฒนธรรมองค์กร ตลอดจนสามารถปรับตัวในการทำงานได้ดี รวมทั้งต้องมีการจัดอบรมบุคลากรเพื่อเพิ่มความเชี่ยวชาญตามสายงานสม่ำเสมอ

การปฐมนิเทศและจัดฝึกอบรมให้บุคลากร เราสามารถใช้ AI เข้ามาช่วยในการทำงานได้อย่างโดย AI สามารถสร้างแพลตฟอร์มการฝึกอบรมปฐมนิเทศสำหรับบุคลากรใหม่ ที่กำหนดให้มีความเฉพาะเจาะจงในแต่ละแผนกได้ และสามารถติดตามการประมวลผลผ่านแบบทดสอบได้ว่า บุคลากรมีความรู้ ความเข้าใจ ในสิ่งที่องค์กรต้องการสื่อสารมากน้อยเพียงใด

AI สามารถช่วยในการแบ่งเบาภาระของ HR ในการสื่อสารข้อมูลที่สำคัญและจำเป็นขององค์กร โดยการกำหนดให้มีการจัดส่งข้อมูลนโยบายต่างๆ ผ่านระบบ โดยสามารถติดตามได้ว่า ผู้รับได้ได้อ่านหรือลงลายเซ็นอิเลคโทรนิครับข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

ตัวอย่าง AI ที่ใช้ในการปฐมนิเทศบุคลากร และการฝึกอบรม  เช่น  FlipHTML5  AI ที่ สามารถสร้างรายการออนบอร์ดแบบโต้ตอบได้อย่างมีประสิทธิภาพ สร้างคู่มือพนักงาน แหล่งรวมวิดีโอ ไฮเปอร์ลิงก์ และเสียง นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ใช้ติดตามความคืบหน้าของพนักงานด้วยการผสานรวมของ Google Analytics ช่วยให้พนักงานใหม่ก้าวเข้าสู่องค์กรด้วยความมั่นใจ

3. AI เพิ่มประสิทธิภาพ และคุณภาพในการทำงานโดยการ ประสานงานจัดตารางการประชุมระหว่างแผนก แจ้งเตือนการประชุม และอื่น ๆ

 การจัดตารางประชุมแผนกต่าง ๆ ดูเหมือนไม่น่าจะใช่เรื่องใหญ่ แต่คุณรู้หรือไม่ว่า สำหรับบริษัทที่มีหน่วยงานหลายแผนก และมีการทำงานเชื่อมโยงกัน การจัดตารางการประชุม จัดปฏิทินกิจกรรมขององค์กร และการแจ้งเตือนงานประชุมต่างๆ เป็นเรื่องที่ยุ่งยากมากทีเดียวสำหรับ HR บางองค์กรถึงกับต้องมีฝ่ายจัดการงานประชุมเลยทีเดียว

ซึ่งความยุ่งยากเหล่านี้ HR ยุคใหม่ สามารถจัดการให้ง่าย ประหยัดทั้งเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพ ช่วยให้การประชุมและกิจกรรมต่าง ๆ เป็นไปตามแผนงานได้ด้วยการใช้ AI ช่วยในการจัดแผนการประชุม จัดการปฏิทินส่วนตัวของบุคลากร โดยกำหนดวันประชุม หรือวันที่ดำเนินกิจกรรมต่างๆ และแจ้งเตือนให้บุคลากรเข้าร่วมการประชุมล่วงหน้า

4. AI ช่วยรักษาพนักงานไว้กับองค์กร ช่วยให้เข้าใจพฤติกรรมของพนักงาน การมีส่วนร่วม ความต้องการ รวมถึงแนวโน้มในการลาออกของพนักงาน

 การบริหารจัดการคนเก่งในองค์กร หรือ Talent management เป็นเรื่องสำคัญที่ท้าทายความสามารถของ HR ยุคใหม่ สิ่งสำคัญที่จะช่วยลดอัตราการลาออกของบุคลากร และช่วยให้บุคลากรทำงานกับองค์ได้อย่างมั่นคงและยาวนาน คือการสร้างการมีส่วนร่วม และการทำความเข้าใจกับพฤติกรรมของพนักงาน

ในเรื่องนี้นั้น AI สามารถเข้ามีบทบาทในการช่วยทำงานให้ HR ได้อย่างยอดเยี่ยม โดย AI สามารถใช้ข้อมูลในการทำแผนความก้าวหน้าของงาน (Career development) ให้กับบุคลากร เฉพาะรายบุคคล เพื่อให้มองเห็นเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพ สนับสนุนให้เกิดแรงจูงใจในการทำงาน หรือการประมวลผลเพื่อตรวจสอบและทำความเข้าใจพฤติกรรมของพนักงาน

ตัวอย่างการใช้ AI ในด้านนี้ เช่น  บริษัท Recruit Holdings ผู้ให้บริการจัดหาพนักงานของญี่ปุ่น ประกาศเปิดตัว AI ที่ใช้ในการตรวจสอบแนวโน้มคนที่จะลาออก โดย AI จะทำประมวลผลพฤติกรรมบุคคล เช่น ชั่วโมงในการทำงาน การขาด ลา มาสาย และนำมาเทียบกับข้อมูลของพนักงานที่่เคยลาออก เพื่อประเมินผลและรายงานผล แนวโน้มคนที่จะลาออก พร้อมกับการบอกถึงสาเหตุหลักที่ส่งผลให้พนักงานมีแนวโน้มที่จะลาออกอีกด้วย

5. AI ประมวลผลข้อมูลพนักงาน มา ลา ขาด งาน ประเมิน performance รวมถึงทำเงินเดือน ช่วยแบ่งเบาภาระในการจัดการงาน

การประมวลผลการทำงานของบุคลากรไม่ว่าจะเป็น ขาด ลา มาสาย ทำงานล่วงเวลา ย่อมส่งผลต่อระบบในการทำเงินเดือน การจ่ายค่าตอบแทนพิเศษต่างๆ ซึ่งแน่นอนว่า HR ต้องทุ่มเทเวลาอย่างมากในการคิดคำนวนเงินเดือนและประเมิน performance ของบุคลากรรายบุคคล

องค์กรยุคใหม่ และ HR ยุคใหม่ จึงนิยมใช้ AI ในการกำกับดูแลบุคลากร เพื่อช่วยสนับสนุนให้องค์กรสามารถพัฒนาขีดความสามารถในการผลิตผลงานได้โดยไม่ต้องเสียเวลากับเรื่องง่ายๆ ที่ AI พร้อมจะจัดการให้เหล่านี้ โดย AI ที่ช่วยในการประมวลผลข้อมูลพนักงาน สามารถออกแบบให้พนักงานลงเวลาการเข้า-ออกในการทำงานผ่านระบบ ยื่นเอกสารการลา เปลี่ยนวันหยุด หรือการขอโอทีได้ผ่านระบบ รวมทั้งใช้ข้อมูลต่างๆ ในการประมวลผลเพื่อคำนวณเงินเดือน ภาษีและประกันสังคม ช่วยลดเวลาการทำงานรูทีนของ HR ทำให้องค์กรได้ข้อมูลที่แม่นยำ

ตัวอย่างของระบบในการประมวลข้อมูลพนักงานที่ได้รับความนิยมจากองค์กรชั้นนำต่างๆ   เช่น  โปรแกรม Human OS ที่สามารถคำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม และรายรับรายจ่ายอื่น ๆ ได้อย่างแม่นยำ

อีกทั้งพนักงานยังสามารถลงเวลาการทำงาน ยื่นเอกสารในรูปแบบออนไลน์ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เพียงแค่มีโทรศัพท์มือถือและอินเทอร์เน็ตก็สามารถดำเนินการได้ โดยข้อมูลเวลาที่พนักงานลงเวลาหรือทำการขอเอกสารเข้ามาจะถูกส่งตรงไปที่หัวหน้างาน หรือระบบของ HR เพื่อดำเนินการในขั้นตอนถัดไป

นอกจากนี้ระบบยังช่วยให้องค์กรคำนวณค่าใช้จ่ายต่างๆ และคาดการณ์เกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินได้อย่างแม่นยำ ลดเวลาในการอนุมัติเอกสารต่างๆ ได้ดี อีกด้วย

สรุป

ทั้งหมดนั้น คือ 5 AI สำหรับใช้ในงาน HR หรือ หนึ่งในเทคโนโลยีชั้นนำ HR Teach ที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยให้การบริหารงานทรัพยากรมนุษย์เกิดความคล่องตัว สะดวก รวดเร็ว ภายใต้ข้อมูลที่แม่นยำ ช่วยให้องค์กรพัฒนาขีดความสามารถได้อย่างไม่หยุดยั้ง โดย HR ยุคใหม่ ต้องผันตัวเองจากการทำงานรูทีนแบบเดิมๆ มาเป็นผู้ที่กำกับดูแลข้อมูล นำเสนอและให้ไอเดียกับองค์กรในการใช้ AI ในการส่งเสริมงานด้านบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างชาญฉลาด

ที่ RLC เราได้นำเอา AI เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานในทุกๆบริการของเรา ไม่ว่าจะเป็นบริการ HR Outsourcing, บริการทำเงินเดือน รวมถึงการช่วยให้คำปรึกษาลูกค้าของเรา ในการวางระบบการทำงานต่างๆ เพื่อให้ลูกค้าของเรามั่นใจได้ว่าจะได้งานที่มีคุณภาพ ถูกต้อง ตรงเวลา หากเพื่อนๆสนใจบริการต่างๆเกี่ยวกับงาน HR สามารถติดต่อเราเข้ามาได้เล้ย