ไม่ว่าโลกจะเปลี่ยนแปลงไปแค่ไหน แต่ “ทรัพยากรบุคคล” ก็ยังคงเป็นหนึ่งในปัจจัยหลักที่ทำให้องค์กรทุกยุคทุกสมัยประสบความสำเร็จ ดังนั้นงานของ HR จึงไม่เคยลดความสำคัญลงเลย มีแต่จะเพิ่มความสำคัญและซับซ้อนมากขึ้น และเครื่องมือสำคัญที่จะทำให้เหล่า HR มืออาชีพ รวมถึงบริษัท HR Outsourcing ชั้นนำ ซึ่งต้องดูแลพนักงานหลายร้อยหลายพันคน ภายใต้การแข่งขันทางธุรกิจที่พุ่งสูงปรี้ด ทำงานได้ง่ายและดีกว่าเดิมก็คือเครื่องมือที่เรียกว่า HR Tech นั่นเอง
จากงาน HR Tech Thailand 2024 ที่พึ่งจบไปเมื่อช่วงวันที่ 2-3 กรกฎาคมที่ผ่านมา เราจะเห็นเทรนของตัวช่วยต่างๆ ในสายงาน HR มายิ่งขึ้น ซึ่งเทรนที่ RLC พบส่วนมากในงาน น่าจะเป็นเรื่องของการนำ AI เข้ามามีส่วนร่วมในงานต่างๆมากขึ้น การมีแพลตฟอร์มที่เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานในองค์กร เทรนเรื่องสุขภาพ รวมถึงการพัฒนาทักษะต่างๆ (Training) ของคนในองค์กร เทรนเหล่านี้สะท้อนถึงความใส่ใจที่องค์กรให้ความสำคัญกับพนักงานมากยิ่งขึ้น รวมถึงความท้าทายของ HR ที่จะต้องปรับตัวตามเทรนเหล่านี้ให้ทัน!
HR Tech คืออะไร ?
HR Tech (HR Technology) คือ การนำเทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ หรือ HR (Human Resource) มาใช้ เพื่อช่วยลดขั้นตอนที่ซับซ้อนยุ่งยากจากการทำงาน โดยปรับให้กระบวนการทำงานทั้งหมด หรือกระบวนการทำงานโดยส่วนใหญ่ กลายเป็นระบบดิจิทัล ทำให้การทำงานนั้นมีความรวดเร็ว มีการจัดการข้อมูล การแบ่งแยกและจัดเก็บข้อมูลที่ทรงประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้ โปรแกรม Software หรือแพลตฟอร์มที่นำมาใช้ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์นั้นมีมากมาย ตั้งแต่แพลตฟอร์มสำหรับการคัดเลือกคนเข้าทำงาน การบริหารจัดการด้านเงินเดือน การบริหารจัดการเกี่ยวกับวันลา หรือ แพลตฟอร์มสำหรับงานที่มีรายละเอียดมากๆ เช่น ระบบประกันสังคม ระบบการ check-in และ check-out งานตามเวลา เป็นต้น
ดังนั้น HR มืออาชีพขององค์กรยุคใหม่ รวมถึงบริษัท HR Outsourcing หากสามารถนำ HR Tech เข้ามาใช้ในองค์กร โดยเลือกระบบการบริหารจัดการหรือแพลตฟอร์มที่เหมาะสมกับองค์กร ก็จะสามารถบริหารทรัพยากรบุคคลให้กับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เรียกได้ว่าจะช่วยให้ทำงานได้ง่าย รวดเร็ว และแม่นยำยิ่งขึ้นนั่นเอง
ทำไมองค์กรยุคใหม่ต้องใช้ HR Tech
-
HR Tech ตอบโจทย์การบริหารองค์กรยุคใหม่
ในโลกยุคปัจจุบัน ผู้คนทำงานได้จากทุกที่ องค์กรยุคใหม่จึงมีความหลากหลายในการบริหารงาน เราไม่จำเป็นต้องเข้าบริษัทมาตอกบัตรแบบยุคก่อนๆ บางองค์กรแม้จะผ่านพ้นยุคโควิดไปแล้ว ก็ยังคงใช้ระบบการ Work From Home เพราะมันทั้งลดต้นทุน และให้ประสิทธิภาพที่ดีในการทำงาน ดังนั้น การบริหารงานที่ซับซ้อนและแตกต่างหลากหลายเหล่านี้ จำเป็นต้องมีแพลตฟอร์ม หรือระบบ HR Tech เข้ามารองรับ เพื่อช่วยให้การจัดการบริหารบุคคลเรียบร้อย บุคลากรได้รับความสะดวก และตอบโจทย์การทำงานในปัจจุบัน
-
HR Tech ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารได้ดี
“HR ครับ ผมอยากทราบว่าในรอบ 6 เดือนที่ผ่านมา เราจ่ายค่าเบี้ยขยันให้บุคลากรทั้งหมดไปเท่าไหร่?” คำถามนี้หากไม่มีระบบรองรับ HR คงต้องใช้เวลาในการสืบค้นข้อมูลครู่ใหญ่ แต่หากเรามี HR Teach เช่น Payroll Software คลิกเดียวก็สามารถให้ข้อมูลเพื่อซัพพอร์ตการตัดสินใจเรื่องต่างๆ ของเจ้านายได้ นี่คือตัวอย่างที่ HR Tech เป็นเครื่องมือสำคัญในการช่วยสนับสนุนการทำงานของ HR และสนับสนุนการบริหารขององค์กรได้แบบเรียลไทม์ รวดเร็ว ทันใจ
-
HR Tech ช่วยทำเรื่องซับซ้อน ยุ่งยาก รายละเอียดเยอะ ให้เป็นเรื่องง่าย
HR ทุกคนทราบดีกว่า การดูแลบุคลากรนั้น มีหลากหลายมิติ นอกจากเวลาการทำงาน การจ่ายเงินเดือน วันลามาสาย การประเมินผลการทำงาน แล้ว ยังมีเรื่องของสวัสดิการต่างๆ ประกันสังคม ซึ่งในแต่ละเรื่อง แต่ละหมวดหมู่นั้น มีทั้งขั้นตอนและข้อมูลที่ละเอียดมากมาย หากหน่วยงานมีบุคลากรจำนวนมาก การทำงานของ HR ในเรื่องต่างๆ เหล่านี้ก็ต้องใช้เวลามาก ซึ่งแน่นอนว่าส่งผลให้ผู้รับบริการ ได้รับการบริการที่ล่าช้า แต่หากมีเทคโนโลยีมาช่วยในการจัดการ ระบบการทำงานต่างๆ เหล่านี้จะง่าย รวดเร็ว ช่วยให้พนักงานมี Work Life Balance ที่ดี มีความสุขในการทำงาน ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการสร้าง Productivity ที่เพิ่มขึ้น ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นของบริษัทฯอีกด้วย
แนะนำ HR Tech ที่น่าใช้ จากงาน HR Tech 2024
-
HR Recruiting Software
HR Recruiting Software เป็นระบบที่ช่วยองค์กรในการคัดสรรพนักงาน ช่วยให้องค์กรสามารถสรรหาบุคคลเข้ามาทำงานได้ตรงกับความต้องการ ทั้งนี้ ระบบในการคัดสรรพนักงานนั้น นอกจากจะมีฟังก์ชั่นตั้งแต่การรับสมัคร การทำประกาศต่างๆ แล้ว ยังจะมีความโดดเด่นในเรื่อง การจัดเก็บข้อมูลผู้สมัคร ซึ่งสามารถทำได้อย่างละเอียด เป็นระบบ เรียกดูได้ง่าย สามารถสร้างแบบทดสอบ หรือชุดข้อสอบแบบ Random และแสดงผลการสอบได้อย่างละเอียด รวมถึงการแจ้งเตือนทาง Email
โดยในปัจจุบันผู้พัฒนาซอฟต์แวร์หลาย ๆ เจ้าเริ่มมีการนำ AI เข้ามาช่วย HR ในการคัดสรรพนักงาน อย่างเช่น แพลตฟอร์มหางาน Jobtopgun ซึ่งจะทำการวิเคราะห์และคัดกรองข้อมูลผู้สมัครจากหลายแหล่ง เช่น Resume, LinkedIn เพื่อลดค่าใช้จ่าย ลดขั้นตอนการทำงานในการคัดกรองผู้สมัครที่มีคุณสมบัติไม่ตรงตามต้องการให้เหลือน้อยที่สุด, การติดต่อสื่อสารเป็นไปด้วยความสะดวกรวดเร็ว ช่วยให้การจัดสอบคัดเลือกของ HR เป็นเรื่องง่ายขึ้น และช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์องค์กรให้ดูทันสมัยอีกด้วย
-
Time Attendance Management
Time Attendance Management คือ ระบบบริหารเวลาที่ใช้ในการบริหารและกำกับดูแลการลงเวลาเข้า – ออก ในการทำงานของพนักงาน รวมทั้งช่วยในการประมวลผลเวลาการทำงาน ไม่ว่าจะขาด ลา มาสาย ทำงานนอกเวลา เพื่อส่งข้อมูลเข้าระบบ Payroll ในการคำนวณการจ่ายเงิน การจ่ายเบี้ยขยัน การหักเงินในกรณี ขาดลามาสาย ซึ่งจะเป็นไปตามข้อกำหนดหรือการตั้งค่าต่างๆ ขององค์กร
นอกจากนี้เทคโนโลยีในปัจจุบันยังมีการเพิ่มฟังก์ชัน Chatbot (แชทบอท) ที่สามารถช่วยตอบคำถามและให้ข้อมูลกับพนักงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์ การขอลา และการสมัครอบรม ซึ่งแชทบอทจะสามารถจัดการคำถามที่พบบ่อยและงานที่ไม่ซับซ้อน แทนที่ HR จะต้องตอบเองทุกครั้ง ในขณะเดียวกันพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ทันที โดยไม่ต้องรอคำตอบจาก HR
การใช้ระบบ Time Attendance Management นอกจากช่วยให้การประมวลผลของ HR เป็นไปด้วยความแม่นยำ รวดเร็วแล้ว ยังช่วยให้พนักงานเกิดความสะดวก สามารถตรวจสอบข้อมูลเวลาการทำงานของตนเองได้ รวมถึงสามารถกำหนดรูปแบบตารางการทำงานได้ตามความต้องการขององค์กร ซึ่งมีผู้ให้บริการหลายรายที่จำหน่ายระบบ Time Attendance Management แบบครบวงจร เช่น HumanOS ที่สามารถลงข้อมูลการทำงาน จัดเก็บข้อมูลส่วนตัวของพนักงานแต่ละคนได้อย่างครอบคลุม พร้อมการให้คำปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญและการดูแลลูกค้าอย่างดีและเข้าถึงง่าย
-
Payroll Software /Payroll Outsourcing
ระบบ Payroll เป็นระบบยอดฮิตสำหรับองค์กรยุคใหม่ เพราะใช้ในการคำนวณการจ่ายเงินเดือนและค่าแรงของพนักงาน ซึ่งเป็นงานที่มีความยุ่งยาก ซับซ้อน เพราะการคำนวนเงินเดือนนั้น เกี่ยวพันกับเวลาในการทำงาน เกี่ยวพันกับรายการหัก รายการชำระหนี้ต่างๆ มากมาย การมีระบบ Payroll เข้ามารองรับ จะช่วยให้การทำงานในส่วนนี้มีความถูกต้อง แม่นยำ ประมวลผลได้รวดเร็ว ทั้งนี้ องค์กรหรือ HR สามารถกำหนดสูตรในการคำนวณต่างๆ เช่น การคำนวนเบี้ยขยัน การกำหนดวงเงินการจ่าย การคำนวณภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ โดยระบบจะตรวจสอบข้อมูล และจำนวนเงินได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและแม่นยำ
-
โปรแกรม Leave Management
Leave Management คือ ระบบที่ช่วยในการจัดการเกี่ยวกับวันหยุดของบริษัทและพนักงาน เป็นตัวช่วยให้การดูแลการ ขาลาหยุด หรือการลางานในรูปแบบต่างๆ เป็นไปอย่างสะดวกมากยิ่งขึ้น บุคคลากรสามารถยื่นขอ ลาป่วย ลากิจ ได้จากระบบ หรือสามารถกำหนดวันทำงาน วันหยุดงาน การขอแลกเวรต่างๆ ผ่านระบบได้ ทั้งนี้ในส่วนของผู้จัดการก็สามารถอนุมัติ หรือ ปฏิเสธคำขอลาหยุดของพนักงานได้ โดยระบบจะประมวลผลให้แบบเรียลไทม์ และเชื่อมโยงกับระบการทำเงินเดือนได้
-
Performance Management
Performance Management คือ ระบบที่ช่วยในการบริหารผลการปฏิบัติงาน เป็นเครื่องมือสำหรับการวางแผนงานร่วมกันภายในทีม รวมถึงเป็นการกำหนดเป้าหมาย, การวัดผล และความคาดหวังเกี่ยวกับมาตรฐานในการปฏิบัติงาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของทีมหรือองค์กร
HR Teach ที่สำคัญๆ ที่ใช้ในระบบการบริหารผลการปฏิบัติงาน มักจะเป็นเรื่องของการ กำหนดเป้าหมายและภาระงาน การรายงานผลการดำเนินงาน การประเมินผล คะแนนการประเมินผล และการคำนวณเพื่อจัดทำคะแนนการประเมิน อย่างไรก็ตาม เครื่องมือหรือตัวช่วยสำหรับ Performance Management นั้น มีหลากหลาย เช่น การนำฐานข้อมูลของพนักงานที่มีอยู่ เช่น การเข้า-ออกงาน, ประสิทธิภาพการทำงาน และการพัฒนาทักษะ มาทำการวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis) ซึ่งผลจากการวิเคราะห์จะสามารถระบุถึงแนวโน้มและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในองค์กร เช่น พบว่าบริษัทมีอัตรา Turnover พนักงานสูง และสามารถนำผลวิเคราะห์ไปคิดค้นวิธีการแก้ไขปัญหาต่อไปสำหรับ HR
ทั้งนี้เครื่องมือที่ดี ควรช่วยสนับสนุน การกำหนดเป้าหมายทั้งในระดับองค์กร ระดับทีม และเป้าหมายส่วนบุคคล รวมทั้งอำนวยความสะดวกในการปรับเปลี่ยนเป้าหมาย การรายงานผลในระบบจากที่ใด ในเวลาไหนก็ได้ (Work From Anywhere) ซึ่งจะตอบรับกับรูปแบบการทำงานในวิถีปัจจุบัน
-
ระบบจัดการการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee Engagement Management System)
เป็นระบบใหม่ในการจัดการการมีส่วนร่วมของพนักงานกับองค์กรที่กำลังเป็นที่จับตามอง คือการใช้เทคโนโลยีในการจัดทำรูปแบบคล้ายการสะสมแต้มของสมาชิกร้านค้าต่าง ๆ เพื่อสร้างแรงจูงใจและการมีส่วนร่วมของพนักงาน เช่น การให้สะสมแต้มผ่านการร่วมกิจกรรมของพนักงานที่ HR จัดขึ้น หรือการให้เป็นรางวัลตอบแทนเมื่อพนักงานมีผลปฏิบัติงานที่น่าพึงพอใจ
โดยข้อมูลจะอยู่บนแพลตฟอร์มออนไลน์ที่สามารถอัพเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ สะดวกกับการนำไปแลกแต้มเพื่อรับรางวัลจูงใจของพนักงาน เช่น นำพอยท์มาแลกเปลี่ยนเป็นสินค้าที่พนักงานคนนั้นต้องการ ปัจจุบัน ChomchobGroup เป็นผู้ให้บริการแพลตฟอร์มที่ครอบคลุมเรื่อง Loyalty ของพนักงาน เช่น Redemption Service, Point Management Service ที่จะสามารถช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการรักษาพนักงานที่มีคุณค่าต่อองค์กร
นอกจากนี้ยังมีอีกบริการหนึ่งที่มอบแพ็กเกจการดูแลพนักงานด้วยการบริการตรวจสุขภาพ และพบแพทย์หรือการรับยาแบบออนไลน์ ที่ในหลาย ๆ องค์กรสนใจนำไปเป็นส่วนหนึ่งของสวัสดิการพนักงานด้านสุขภาพจิต เช่น Ooca (ออก้า) ให้บริการสนับสนุนสุขภาพจิตสำหรับองค์กรผ่านแอปฯ รวมถึงการเข้าถึงนักจิตวิทยาและจิตแพทย์ การประเมินความเครียด และการวิเคราะห์แบบเรียลไทม์ เพื่อช่วยให้ HR เข้าใจแนวโน้มสุขภาพจิตของพนักงาน และเป็นการทำให้พนักงานหรือผู้มาสมัครงานมองเห็นถึงสวัสดิการดังกล่าวว่าองค์กรเองก็ให้ความสำคัญกับสุขภาพจิตของพนักงานเช่นกัน
-
โปรแกรมการเทรนพนักงาน (Talent Training Program)
เป็นโปรแกรมที่กำลังเป็นที่นิยมในองค์กรสมัยใหม่ เนื่องจากช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการเรียนรู้และการพัฒนาของพนักงาน โปรแกรมเหล่านี้มักมีฟีเจอร์การเรียนรู้แบบออนไลน์ การติดตามความก้าวหน้าของการอบรมหรือเข้าเรียน และการวิเคราะห์ข้อมูลการเรียนรู้ของพนักงานรายคนและออกเป็นแผนสรุปข้อมูลหรือ Dashboard สำหรับผู้จัดการเพื่อติดตามผล และทำให้ HR สามารถปรับแผนการเทรนนิ่งได้อย่างเหมาะสม รวมถึงการประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย การเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน และการสร้างทักษะที่ตรงกับความต้องการขององค์กร
ทำให้องค์กรสามารถเติบโตและปรับตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ผู้ให้บริการระบบวางแผนบริหารงานบุคคลอย่าง Humansoft หรือ UniHR ก็มีระบบการวางแผนที่สามารถวางแผน ตรวจสอบข้อมูล Real-time ที่สามารถนำข้อมูลไปประเมินพนักงานและหรือการประเมิน KPI ขององค์กรได้
สรุป
จะเห็นได้ว่า การใช้งาน HR Tech คือ การนำเทคโนโลยีเข้ามาบริหารจัดการองค์กร ทั้งในส่วนของทรัพยากรมนุษย์และระบบบริหารจัดการต่างๆ เพื่อให้สอดคล้องกับวิถีชีวิตยุคดิจิทัล HR Tech มีบทบาทอย่างมากในการช่วยเหลือและแก้ไขปัญหาต่างๆ ให้กับองค์กร ซึ่งจะช่วยให้องค์กรยุคใหม่ขับเคลื่อนงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เท่าทันการเปลี่ยนแปลงของโลกที่ไม่เคยหยุดรอใคร และสำหรับใครที่กำลังมองหาที่ปรึกษาทางด้านทรัพยากรบุคคลที่สามารถช่วยดูแลตั้งแต่การจ้างงานจนถึงระบบบริหารงานบุคคลกันอยู่ ลองเข้ามาปรึกษา พูดคุยกันได้ที่ RLC outsourcing ที่นี่เรามีผู้เชี่ยวชาญที่จะช่วยให้คำแนะนำและเสนอโซลูชั่นที่เหมาะสมให้กับคุณ
SEO Specialist and Client Success at RLC Outsourcing