4 ปัญหาชวนว้าวุ่น เมื่อ SME ต้องทำจ่ายเงินเดือนพนักงานเอง

สำหรับเจ้าของกิจการเล็ก ๆ อย่างธุรกิจ SME เชื่อได้ว่าหนึ่งในงานที่มีความยุ่งยาก และชวนให้ปวดหัวในแต่ละเดือน คือการทำเงินเดือนให้กับลูกจ้างหรือพนักงานนั่นเอง เพราะธุรกิจขนาดเล็กอาจจะไม่มีบุคลากร หรือคนเพียงพอสำหรับรับผิดชอบหน้าที่การทำเงินเดือนโดยเฉพาะ ดีไม่ดีคนที่ทำเงินเดือนก็คือตัวเจ้าของธุรกิจเองด้วยซ้ำไป และถ้าหากมีการทำเงินเดือนผิดพลาด นอกจากจะมีผลต่อขวัญและกำลังใจของพนักงานแล้ว ยังมีผลในเรื่องของกฎหมายและการเสียภาษีกันอีกด้วย ดังนั้นเราจึงได้รวบรวมปัญหาการทำเงินเดือนของธุรกิจ SME ที่มักจะเจอ และแนวทางการแก้ปัญหาการทำเงินเดือนของ SME มาฝากกัน

ปัญหาการทำเงินเดือนที่ SME ส่วนใหญ่มักจะเจอ

1. ไม่มีคนทำ

   งานจัดทำเงินเดือน (Payroll) เป็นงานที่ค่อนข้างมีความยุ่งยากซับซ้อน ซึ่งในกลุ่มของธุรกิจ SME การจ้างคนมาทำเงินเดือนโดยเฉพาะนั้นเป็นการเพิ่มตำแหน่งงาน ซึ่งหมายถึงการเพิ่มค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเงินเดือน,สวัสดิการ, โบนัส รวมไปถึงในกรณีที่มีการเลิกจ้าง ที่ต้องมีค่าชดเชยให้กับพนักงานในตำแหน่งนั้นอีกด้วย ดังนั้นอาจจะมีการนำเอาการทำเงินเดือนไปรวมกับแผนกที่ทำบัญชี หรือเจ้าของเป็นคนคิดเงินเดือนเอง ถ้าหากมีพนักงานไม่กี่คนก็อาจจะไม่เป็นการเพิ่มภาระงานมากนัก แต่ถ้าหากมีพนักงานหลายคน มีหลากหลายตำแหน่ง การทำเงินเดือนจะเริ่มมีความยุ่งยากซับซ้อนขึ้นมาทันที

2. ขาดความรู้ คนที่ทำไม่เชี่ยวชาญ
   

   อย่างที่กล่าวไปแล้วในข้างต้น ว่าเมื่อธุรกิจไม่มีคนทำเงินเดือนโดยเฉพาะ ทำให้ภาระการทำเงินเดือนต้องตกไปอยู่กับฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ที่อาจไม่มีความรู้ความชำนาญเกี่ยวกับการทำเงินเดือน ผลที่อาจตามมาคือมีปัญหาในเรื่องของการจ่ายเงินเดือนตามยอดไม่ถูกต้อง บางทีก็อาจจะมีการจ่ายเงินเดือนล่าช้า

3. ระบบการทำเงินเดือนที่ล้าหลัง

   ผู้ประกอบการบางคนอาจเลือกใช้การคิดเงินเดือนด้วยการคำนวณตามปกติ ซึ่งวิธีการนี้สามารถเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย มีความยุ่งยาก และใช้เวลานาน ทำให้ผู้ประกอบการ SME บางคนหันมาเลือกใช้ระบบการทำเงินเดือน แต่ระบบที่ใช้ควรจะต้องมีการอัพเดทซอฟแวร์หรือมีเทคโนโลยีใหม่ ๆ อยู่ตลอดเวลา ซึ่งในส่วนนี้นอกจากจะมีค่าใช้จ่ายที่สูงแล้ว ก็ยังจำเป็นที่จะต้องมีคนดูแลจัดการอีกด้วยจึทำให้ผู้ประกอบการหลายคนไม่อยากลงทุนในส่วนของการติดตั้งระบบการทำเงินเดือนมากนัก

4. การทำเงินเดือนผิดพลาด

   จากสาเหตุต่าง ๆ ในข้างต้น ล้วนแล้วแต่เป็นสาเหตุที่อาจทำให้การทำเงินเดือนผิดพลาดขึ้นมาได้ ซึ่งการทำเงินเดือนที่ผิดพลาดนอกจากจะส่งผลต่อสภาพจิตใจของพนักงาน และความเชื่อมั่นในองค์กรแล้ว ยังอาจส่งผลไปในเรื่องของแง่กฎหมาย อย่างเช่น การเสียภาษี การจ่ายประกันสังคม การจ่ายเงินเดือนล่าช้า ซึ่งล้วนแล้วแต่ไม่เป็นผลอันดีต่อธุรกิจ SME ของคุณแต่อย่างใด

บทความที่เกี่ยวข้อง: เปรียบเทียบ โปรแกรมทำเงินเดือน vs บริการรับทำเงินเดือน แบบไหนที่เหมาะกับองค์กรของคุณ?

2 ตัวช่วย จบปัญหาว้าวุ่น เมื่อ SME ต้องจ่ายเงินเดือน

1.ใช้แอปทำเงินเดือน 

หากไม่อยากซื้อโปรแกรมแพง ๆ มาไว้สำหรับการทำเงินเดือน แนะนำให้มองหาเป็น Application สำหรับทำเงินเดือน ที่ใช้งานได้ไม่ยากและสามารถใช้งานได้จริง ซึ่งในตอนนี้ทาง RLC ของเราได้เป็น partner กับ Humen Os โดยเป็นระบบปฏิบัติการสำหรับงาน HR ที่ให้บริการครอบคลุมครบทุกฟังก์ชันสำหรับพนักงาน

ซึ่งฟังก์ชันหลัก ๆ ของแอป HumanOS นั้นประกอบไปด้วย ข้อมูลติดต่อของพนักงานหรือบุคลากรต่าง ๆ ในองค์กร ข้อมูลลูกค้า การแจ้งเตือน การลงเวลาทำงาน การลางานแบบออนไลน์ที่สามารถแนบใบรับรองแพทย์มาได้ การแจ้งลางานล่วงหน้าของพนักงาน โดยที่เจ้าของธุรกิจสามารถดูข้อมูลและอนุมัติงานผ่าน Application บนมือถือได้อย่างสะดวกได้ทุกที่ทุกเวลา พร้อมแจ้งผลผ่าน Notification อีกทั้งยังสามารถบันทึกข้อมูลการทำงานในแต่ละวัน เพื่อให้เจ้าของธุรกิจสามารถตรวจสอบข้อมูลการทำงานย้อนหลังได้ตลอดเวลา

2.การจ้างบริษัทรับทำเงินเดือน

ในบางครั้งการใช้ Application เพื่อคำนวณเงินเดือน อาจไม่ใช่คำตอบของธุรกิจ SME เสมอไปเนื่องจากยังต้องใช้คนในสำหรับการบริหารจัดการ ดังนั้นอีกหนึ่งทางเลือกคือการจ้างบริษัทที่รับทำเงินเดือนโดยเฉพาะ ซึ่งบริการทำเงินเดือนของ RLC จะเป็น end to end payroll ที่ดูแลในส่วนของการทำเงินเดือนให้กับธุรกิจ SME ได้ตั้งแต่ต้นจนจบแบบครบวงจร

ทั้งการทำแบบรายเดือนและรายปี รวมไปถึงการอำนวยความสะดวกในการจัดการพนักงานด้วย Application ต่างๆ เช่น Time attendance, Leave management, OT management และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารพนักงาน ให้กับลูกค้า ซึ่งบริการรับทำเงินเดือนของ  RLC  มีรายละเอียดเบื้องต้นดังนี้

การทำรายเดือน

1. 1. การทำเงินเดือนให้กับพนักงาน
   2. การขึ้นระบบจ่ายเงิน
   3. การแจ้งเข้าพนักงานประกันสังคม
   4. การแจ้งออกพนักงานประกันสังคม
   5. การยื่นแบบประกันสังคม
   6. การยื่น ภงด. 1 สำหรับพนักงานที่ต้องมีการเสียภาษี โดยคำนวณภาษีแบบขั้นบันไดให้ถูกต้องถูกตามหลักสรรพากร พร้อมทั้งยื่นยอดรายได้สำหรับพนักงานที่มีรายได้ไม่ถึงเกณฑ์เสียภาษีไปด้วย
   7. การจ่าย ภงด.1
   8. การทำสลิปเงินเดือน
   9. การส่งเอกสารให้บัญชีเพือบันทึกบัญชี

การทำรายปี

1. 1. ทำการสรุป ภงด.1ก รวมรายได้ของพนักงานทุกคน
   2. ออกใบ 50 ทวิ หรือหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายประจำปี
   3. การทำ กท. 20 หรือกองทุนเงินทดแทนแก่สำนักงานประกันสังคม

บทความที่เกี่ยวข้อง: 4 ข้อควรรู้ก่อนยื่น! มือใหม่ต้องอ่าน

สรุป

ถึงแม้ธุรกิจ SME อาจถูกมองว่าเป็นกิจการขนาดเล็ก แต่ในเรื่องของการจ้างพนักงานหรือลูกจ้างที่ถูกต้องตามกฎหมาย ก็จะต้องปฏิบัติแทบจะไม่แตกต่างจากองค์กรใหญ่ ๆ กันเลยทีเดียว ซึ่งปัญหายุ่งยากที่พบส่วนใหญ่ก็คือการทำเงินเดือน จนในบางครั้งอาจส่งผลกระทบต่อกิจการขึ้นมาได้

ดังนั้นการมองหาตัวช่วย ไม่ว่าจะเป็นการใช้แอปพลิเคชั่น หรือจ้างบริษัทรับทำเงินเดือน จึงเป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับเจ้าของธุรกิจ SME เพราะนอกจากจะเป็นการประหยัดเวลา และตัดปัญหาความยุ่งยากแล้ว ยังมั่นใจได้ถึงความถูกต้องทั้งในเรื่องของการคำนวณเงินเดือน และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำเงินเดือนได้อย่างครอบคลุม ช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถดำเนินไปได้อย่างสะดวกราบรื่นมากยิ่งขึ้น

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *