การจัดทำเงินเดือน เป็นองค์ประกอบที่สำคัญของการดำเนินธุรกิจและถือว่าเป็นอีกหนึ่งหน้าที่หลักของ HR (ฝ่ายทรัพยากรบุคคล) จะต้องทำเป็นประจำทุกเดือน ซึ่งมีรายละเอียดปลีกย่อยให้ต้องจัดการมากมาย ไม่ว่าจะเป็น การรวบรวมข้อมูลเข้าออกทำงาน การคำนวณเงินเดือน ภาษีและเอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้อง ยิ่งบริษัทขยายตัวเติบโตมากเท่าไหร่ ภาระงานของ HR ก็ยิ่งมีมากขึ้นเท่านั้น
ข่าวดี คือ ในปัจจุบันคุณมีตัวช่วยต่างๆ ให้เลือกมากมาย ที่ได้รับความนิยม คือ โปรแกรมทำเงินเดือน (payroll software) และ บริการรับทำเงินเดือน (payroll outsource) ซึ่งทั้งสองแนวทางนี้ก็มีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกัน แล้วคุณจะรู้ได้อย่างไรว่า solution แบบไหน จะดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ? เพื่อให้คุณสามารถเลือกตัวช่วยที่ตรงกับความต้องการและเหมาะสมกับธุรกิจมากที่สุด เราได้รวบรวมความแตกต่างของทั้ง 2 บริการมาให้แล้ว บทความนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจง่ายขึ้น!
โปรแกรมทำเงินเดือน
เป็นเครื่องมือหรือโปรแกรมที่มีส่วนช่วยอย่างมาก ในการบริหารจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนและค่าจ้างได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ลดการใช้กำลังคน โดยรับผิดชอบส่วนที่สำคัญทุกกระบวน เริ่มตั้งแต่การนำเข้าข้อมูล การคำนวณเงินเดือนรวมไปถึงภาษีที่เกี่ยวข้อง การออกรายงานที่เกี่ยวข้อง และอีกมากมาย
ข้อดีของการใช้โปรแกรมทำเงินเดือน
- ลดการสูญหายและประหยัดเวลาในการหาข้อมูล: แต่เดิมในการใช้กำลังมักจะต้องเสียเวลาในการทำข้อมูล ซึ่งทำให้มีภาระงานที่สะสมไว้ค่อนข้างมาก อาจไม่ทันต่อระยะเวลาในการออกเงินเดือนที่ค่อนข้างกระชั้นชิด ดังนั้นแล้วโปรแกรมเงินเดือนจึงช่วยเก็บรวบรวมข้อมูลไว้ทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการเงิน และเงินเดือนภายในบริษัท แม้ว่าจะข้อมูลจะมีระยะเวลานานแล้วหรือมีจำนวนมากแค่ไหนก็ตาม และสรุปผลออกมาให้อย่างรวดเร็วทันใจ
- มีค่าใช้จ่ายที่ถูกกว่าการใช้บริการรับทำเงินเดือน: เพราะส่วนใหญ่แล้วโปรแกรมเงินเดือนจะมีค่าลิขสิทธิ์ที่สามารถซื้อรายปี หรือตามข้อตกลงของผู้จำหน่าย จึงทำให้สามารถควบคุมงบประมาณและประหยัดค่าใช้จ่ายได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนขององค์กรด้วย หากเป็นองค์กรที่มีความซับซ้อนในการคิดเงินเดือนมาก บางทีการใช้บริการรับทำเงินเดือนอาจเป็นตัวเลือกที่คุ้มค่ากว่า
- ข้อมูลมีความปลอดภัย: เนื่องจากคุณไม่ต้องกังวลว่าจะมีบุคคลที่สามเข้ามายุ่งเกี่ยวกับข้อมูลที่เป็นความลับ เนื่องจากโปรแกรมจะมีการจำกัดสิทธิให้กับผู้ใช้งานเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของบริษัท หัวหน้างาน และพนักงานฝ่ายบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ซึ่งจะต้องได้รับการอนุมัติข้อมูลจากผู้ที่ได้สิทธิอีกคน และต้องดำเนินการที่สำนักงานเท่านั้น
- ง่ายต่อการเปลี่ยนแปลง: ทีมผู้บริหารสามารถเข้าถึงการดำเนินการจ่ายเงินเดือนผ่านแพลตฟอร์มและสามารถปรับแต่งซอฟต์แวร์ได้ตามความเหมาะสม ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ตามต้องการ ในทางตรงกันข้าม ธุรกิจที่ใช้บริการรับทำเงินเดือน จำเป็นต้องติดต่อบริษัทที่ให้บริการเพื่อเปลี่ยนแปลงกระบวนการใดๆ ของตน การดำเนินการนี้อาจมีเวลาตอบสนองนานกว่าสำหรับการปรับเปลี่ยนที่สำคัญ เมื่อเทียบกับข้อดีในการแก้ไขอย่างรวดเร็วของซอฟท์แวร์เงินเดือนภายใน
ข้อจำกัด/ข้อเสีย ของการใช้โปรแกรมเงินเดือน
- ใช้เวลาในการศึกษาซอฟท์แวร์: การนำโปรแกรมเงินเดือนมาใช้ในองค์กร อาจเป็นเรื่องที่ทำความเข้าใจได้ยาก สำหรับพนักงาน HR บางคนที่ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้เพิ่มเติม เพื่อให้สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ค่าธรรมเนียมรายปี: เมื่อประเมินค่าใช้จ่ายโดยรวม โปรแกรมเงินเดือนบางตัวมาพร้อมกับราคาที่สูง อีกทั้งยังมีค่าธรรมเนียมรายปี หรือที่เรียกกันว่า ค่า M/A (Maintenance Service Agreement) ดังนั้นผู้ใช้จึงต้องพิจารณาตรงจุดนี้ด้วย แต่หากเปรียบเทียบราคาและคุณสมบัติแล้ว ถือว่าคุ้มค่าที่จะนำมาใช้งานในองค์กร ก็สามารถตัดสินใจใช้ได้เลย
- ข้อเสียที่มักจะพบบ่อยที่สุดเลย ก็คือ ต้องใช้กำลังคนในการคำนวณเงินเดือน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดหรือความซับซ้อนของธุรกิจของคุณด้วย หากธุรกิจมีขนาดใหญ่และมีความซับซ้อนในการคิดเงินเดือนมาก แล้วพนักงานคำนวณเงินเดือนของคุณกำลังคิดจะลาออก คุณเตรียมตัว(เหนื่อย)หาพนักงานใหม่ได้เลย และจะนำกลับไปสู่ข้อจำกัดแรกที่กล่าวมาคือพนักงานใหม่ก็จำเป็นต้องใช้เวลาในการเรียนรู้การใช้งานซอฟท์แวร์เช่นกัน
โปรแกรมทำเงินเดือนเหมาะกับใครบ้าง?
- องค์กรที่ต้องการลดขั้นตอนต่างๆที่แสนจะยุ่งยาก เพราะโปรแกรมบริหารทุกสิ่งทุกอย่างได้ทุกขั้นตอนของการรวบรวม คิดคำนวณ และสรุปผล ให้สามารถจัดการได้ง่ายมากยิ่งขึ้น มีความรวดเร็ว ข้อมูลถูกต้องแม่นยำ สามารถออกสลิปและรายงานผลการจ่ายเงินเดือนในแต่ละครั้งได้อย่างถูกต้อง มีความแม่นยำสูง
- องค์กรที่ต้องการให้ข้อมูลภายในบริษัทมีความปลอดภัย เนื่องจากมีการจำกัดสิทธิผู้ที่เข้าถึงและสามารถใช้งานได้ อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบผู้ที่เข้ามาใช้งานในโปรแกรมเงินเดือนได้อีกครั้ง จึงมั่นใจได้เลยว่า ข้อมูลลับต่างๆจะไม่รั่วไหล และไม่มีทางที่จะเผยแพร่ให้บุคคลภายนอกรู้ได้ง่ายเป็นอันขาด
- องค์กรที่ต้องการคำนวณการเงินที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนในด้านต่างๆ ได้หลายฟังก์ชั่น เช่น การคำนวณเงินเดือน การคำนวณค่าจ้างรายวัน รายสัปดาห์ การคำนวณเงินจ่ายประกันสังคม และคำนวณภาษี เป็นต้น เปรียบเสมือนกับมีผู้ช่วยมือขวา ที่จะทำให้สามารถจัดการงานด้านต่างๆได้ง่ายดายมากยิ่งขึ้น พร้อมกับข้อมูลที่แม่นยำสูง ช่วยแบ่งเบาภาระงานไปได้มากเลยทีเดียว
- องค์กรที่มีงบประมาณจำกัด เพราะสามารถเลือกได้ว่าต้องการนำมาใช้ในระยะสั้นหรือระยะยาวก็ได้ โดยไม่มีข้อผูกมัดแต่อย่างใด จึงจำกัดงบที่มีอยู่ได้เป็นอย่างดี
- องค์กรที่มีขนาดใหญ่และพนักงานจำนวนมาก ซึ่งแน่นอนว่าเรื่องการคิดและคำนวณ บริหารจัดการเงินเดือน รวมไปถึงสิ่งที่เกี่ยวข้องกับสวัสดิการของพนักงานที่จำเป็นต้องมีเรื่องเงินเข้ามาเกี่ยวข้องนั้น จำเป็นต้องมีโปรแกรมเงินเดือน เพื่อสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
บริการรับทำเงินเดือน
บริการรับทำเงินเดือน คือ ธุรกิจให้บุคคลที่สาม (ผู้ให้บริการรับทำเงินเดือน) เข้ามาช่วยดูแลเรื่องการทำเงินเดือนและเปรียบเสมือนกับที่ปรึกษา มีความเชี่ยวชาญในการทำระบบเงินเดือน สามารถรับผิดชอบในส่วนนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นผู้ช่วยที่จะทำให้เรื่องการจ่ายเงินเดือนเป็นเรื่องง่าย โดยที่องค์กรไม่ต้องทำเองให้ปวดหัว
ข้อดีของการใช้ บริการทำเงินเดือน
- ช่วยลดต้นทุนในการจ้างพนักงานประจำ: เนื่องจาก พนักงานประจำมักจะมีต้นทุนบางอย่าง นอกจากเงินเดือน ที่ผู้บริหารหรือเจ้าของธุรกิจอาจจะลืมนึกถึง นั่นก็คือ โบนัส หรือการมอบสวัสดิการอย่างอื่นเพิ่มเติม และต้องมีภาระผูกพันหลายอย่าง แต่หากเป็นการใช้บริการรับทำเงินเดือน คุณมั่นใจได้ว่า คุณไม่จำเป็นต้องจ่ายสิ่งเหล่านั้นแก่ผู้ให้บริการ มีแค่ค่าบริการเท่านั้น!
- สามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้: ในการใช้บริการจัดทำเงินเดือน คุณสามารถกำหนดได้ว่าต้องการใช้บริการนานแค่ไหน
- ลดความเสี่ยงการถูกปรับ: เพราะเรื่องเงินเดือนมีความละเอียดอ่อนเป็นอย่างมาก หากพนักงานไม่มีความเชี่ยวชาญมากพอ กรณีเกิดการฟ้องร้องขึ้นมา อาจทำให้บริษัทถูกปรับได้ ดังนั้นแล้ว บริการทำเงินเดือน ที่มีความเชี่ยวชาญในเรื่องนี้ จะเข้ามาบริหารจัดการเพื่อให้ทุกอย่างผ่านไปได้ด้วยดี และดำเนินการทุกอย่างถูกต้องตามกฎหมาย
- ได้ที่ปรึกษามืออาชีพ: เนื่องจาก บริการทำเงินเดือน รวบรวมผู้เชี่ยวชาญที่รอบรู้ทุกเรื่อง ในการจัดการเงินเดือนได้อย่างมีประสิทธิภาพ จึงเป็นโอกาสดีที่จะได้รับคำแนะนำและการให้คำปรึกษา เพื่อองค์กรสามารถนำไปปรับใช้ในอนาคตให้มีความพัฒนาและก้าวหน้ามากยิ่งขึ้น
- คุณมีเวลาทำอย่างอื่นมากขึ้น: ไร้กังวลเรื่องจุกจิก เพราะการจัดทำเงินเดือน เป็นเรื่องที่ค่อนข้างน่าปวดหัว ที่ต้องทำเป็นประจำเดือนทุกเดือนและบ่อยครั้งเมื่อมีงานด่วนเข้ามา ดังนั้นแล้วการจ้าง บริการทำเงินเดือน จะทำให้คุณลดความกังวลเรื่องนี้ไปได้ ไม่ต้องจัดการงานที่แสนจะจุกจิก เพราะมีผู้เชี่ยวชาญจัดการให้หมดทุกอย่างแล้ว ให้คุณได้โฟกัสกับงานหลักอื่นๆหรือพัฒนาธุรกิจของคุณ
- การันตีความแม่นยำ: จากระบบการเก็บและคำนวณข้อมูลที่ทันสมัยและมีผู้ตรวจสอบการคำนวณเงินเดือนที่มีความเชี่ยวชาญของผู้ให้บริการ
ข้อเสีย/ข้อจำกัดของการใช้ บริการทำเงินเดือน
- ต้องเตรียมข้อมูลให้พร้อมในช่วงเริ่มต้น เนื่องจากการจ้างงาน Outsource เพื่อเข้ามาบริหารและจัดการเรื่องบางอย่างภายในองค์กรของคุณ จำเป็นที่จะต้องมีการเรียนรู้งานขององค์กรนั้นๆด้วย ดังนั้นแล้วจะต้องมีการเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้พร้อม ไม่ว่าจะเป็น เอกสาร ข้อมูลเงินเดือนของพนักงาน เป็นต้น แต่โดยส่วนใหญ่แล้ว บริการทำเงินเดือน มักจะมีไทม์ไลน์ในการทำงานที่แน่นอน จึงไม่ทำให้เสียเวลาอย่างแน่นอน โดยที่สามารถจัดการข้อมูลเรื่องเงินเดือนได้อย่างมีประสิทธิภาพตลอดระยะเวลาการจ้าง
- ต้องจัดการบางเรื่องเอง ถึงแม้ว่า บริการทำเงินเดือน จะมีหน้าที่ในการจัดการเงินเดือนให้อย่างเต็มที่ คุ้มค่าจ้าง อย่างไรก็ตามบางเรื่อง องค์กรก็ต้องจัดการเองเนื่องจากอาจจะเป็นข้อมูลลับที่ไม่ควรเผยแพร่ให้ใครทราบได้ง่ายๆ นอกจาก HR และผู้บริหารเท่านั้น แต่ก็ไม่ได้เป็นข้อเสียไปซะทั้งหมด เพราะสุดท้ายแล้วข้อมูลต่างๆที่เป็นความลับ ก็เป็นหน้าที่ขององค์กรที่จะต้องดำเนินการด้วยตัวเองตามเดิมอยู่แล้ว
- ราคาที่อาจจะสูงกว่าเมื่อเทียบกับโปรแกรมทำเงินเดือน
บริการทำเงินเดือน เหมาะกับใครบ้าง?
- องค์รที่ต้องการมืออาชีพเข้ามาช่วยจัดการเรื่องเงินเดือน และสามารถให้คำปรึกษาได้เป็นอย่างดี ช่วยเติมเต็มที่สิ่งที่ขาด และพัฒนาในสิ่งที่มีอยู่ให้ดีมากกว่าเดิม
- องค์กรที่มีทั้งขนาดใหญ่ละขนาดเล็ก ที่ต้องการบริหารจัดการงานด้านต่างๆภายใน ให้มีความเป็นระบบระเบียบมากยิ่งขึ้น
- องค์กรที่มีความซับซ้อนในการคำนวณเงินเดือน
- องค์กรที่ต้องการควบคุมค่าใช้จ่าย เพราะ บริการทำเงินเดือน มีระยะเวลาการจ้างที่แน่นอน สามารถกำหนดได้ จึงช่วยให้บริษัทควบคุมค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ได้
สรุป
อ่านมาถึงตรงตรงนี้ หลายๆ คนคงพอจะทราบถึงความแตกต่างของโปรแกรมเงินเดือน และ บริการรับทำเงินเดือนแล้ว ซึ่งทั้งสองแบบต่างก็มีประสิทธิภาพที่ต่างกันไป แล้วแบบไหนที่เหมาะกับธุรกิจของคุณที่สุด? การเลือกระหว่างการใช้โปรแกรมเงินเดือนหรือใช้บริการรับทำเงินเดือนขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจของคุณ รวมถึงปัจจัยต่างๆ เช่น ความปลอดภัยและการเข้าถึง งบประมาณ และระดับทักษะของพนักงานในขอบเขตของการจัดทำเงินเดือน เป็นต้น ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นตัวแปรหลักที่ต้องนำมาพิจารณาในระหว่างการตัดสินใจ
หรือหากคุณยังไม่แน่ใจว่าธุรกิจเหมาะกับการเลือกใช้บริการแบบใด ติดต่อเรา เพื่อรับคำแนะนำและการให้ปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญโดยเฉพาะ!
Leave a Reply
SEO Specialist and Client Success at RLC Outsourcing