สำหรับผู้ประกอบการหรือนายจ้าง โดยเฉพาะเจ้าของธุรกิจในกลุ่ม SME ที่มีลูกจ้างหรือพนักงานประจำ สิ่งหนึ่งที่หลีกเลี่ยงไปไม่ได้เลยคือการจ่ายเงินเดือนของพนักงานนั่นเอง เชื่อได้ว่าผู้ประกอบการหลายคน ต่างก็ประสบปัญหาเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือน ของพนักงานกันอยู่บ้างไม่มากก็น้อย โดยเฉพาะบริษัทฯ ขนาดเล็กที่ไม่มีคนทำ Payroll จึงทำให้นานจ้างต้องมาทำเอง ดังนั้นเราจึงได้รวบรวม 6 เช็คลิสต์ที่นายจ้างควรรู้เกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนของพนักงานมาฝากกัน
1. ควรมีฐานข้อมูลของพนักงานโดยละเอียด
การมีฐานข้อมูลของพนักงานโดยละเอียด ถือได้ว่าเป็นสิ่งแรกที่ผู้ประกอบการควรให้ความสนใจ ไม่เพียงเฉพาะแค่เอาไว้สำหรับการจ่ายเงินเดือนพนักงานเท่านั้น เพราะการจัดเก็บและมีฐานข้อมูลของพนักงานโดยละเอียด สามารถช่วยให้การดูแลจัดการบุคลากรภายในองค์กร เป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
โดยเฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับการทำงาน ที่ทำให้เจ้าของกิจการหรือนายจ้าง สามารถดูข้อมูลการทำงานของพนักงานแต่ละคนได้อย่างสะดวก ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของตำแหน่งงาน ลักษณะของงานที่ทำ เวลาเข้าและเลิกงาน เงินเดือน เวลาทำงาน การลางาน การมาสาย การขาดงาน และอื่น ๆ ข้อมูลการทำงานเหล่านี้ ช่วยให้นายจ้างสามารถเช็คการทำงานของพนักงาน และสามารถคำนวณจำนวนเงินค่าแรง หรือเงินเดือนที่จะต้องจ่ายได้ง่ายมากยิ่งขึ้น
2. ต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินเดือนหรือค่าจ้างต่าง ๆ อย่างครบถ้วน
ในการจ่ายเงินเดือนให้กับลูกจ้างหรือพนักงาน เจ้าของธุรกิจหรือนายจ้างจำเป็นที่จะต้องมีหลักฐานสำหรับการจ่ายเงินเดือนที่สามารถพิสูจน์ผู้รับได้ เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่ามีการจ่ายค่าจ้างให้กับพนักงานหรือลูกจ้างตามที่ได้ตกลงกันไว้สัญญาจ้างงาน ซึ่งส่วนใหญ่จะใช้เป็นสลิปการโอนเงิน สลิปเงินเดือน หรืออาจจะเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน บิลเงินสด ใบรับรองแทนใบเสร็จ เป็นต้น
3. อย่าพลาดเรื่องการหักภาษี
อีกหนึ่งเรื่องที่ห้ามลืมในการจ่ายเงินเดือนพนักงาน คือการหักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งเป็นเรื่องที่ต้องทำทุกครั้งเมื่อมีการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน เนื่องจากเงินเดือนถือได้ว่าเป็นเงินได้มาตรา 40(1) โดยจะใช้การคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (ภงด.) ตามอัตราก้าวหน้า ซึ่งเจ้าของกิจการจะต้องมีการประมาณรายได้ของลูกจ้างหรือพนักงานทั้งปี โดยอ้างอิงจากฐานเงินเดือน จากนั้นหักด้วยค่าใช้จ่ายและค่าลดหย่อนส่วนตัว และเงินประกันสังคม เพื่อนำเงินได้สุทธิไปคำนวณภาษี เมื่อได้ยอดที่จะต้องเสียภาษีแล้ว ก็ให้นำมาหารเฉลี่ยตามงวดของเงินเดือนที่จะจ่าย ซึ่งในส่วนนี้จะค่อนข้างยุ่งยากพอสมควร ยิ่งถ้าเป็นธุรกิจที่มีพนักงานหลายตำแหน่ง มีเงินเดือนแตกต่างกันออกไป ดังนั้นเจ้าของกิจการสามารถเลือกใช้โปรแกรมทำเงินเดือน หรือจ้างบริษัทรับทำเงินเดือนกันได้
4. การจัดการเรื่องประกันสังคม
สำหรับเจ้าของธุรกิจที่มีการจ้างงาน จะต้องมีการขึ้นทะเบียนนายจ้างภายใน 30 วัน นับจากวันที่เริ่มรับพนักงานเข้ามา ซึ่งในปัจจุบันเมื่อเจ้าของธุรกิจได้มีการจัดตั้งนิติบุคคลกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (Department of Business Development) จะได้รับการขึ้นทะเบียนเป็นนายจ้างต่อสำนักงานประกันสังคม กระทรวงแรงงานได้โดยอัตโนมัติ ดังนั้นเมื่อมีการจ้างพนักงานเข้ามา สามารถดำเนินการเพื่อขึ้นทะเบียนลูกจ้างหรือผู้ประกันตน ให้กับพนักงานได้ที่สำนักงานประกันสังคม หรือสามารถยื่นข้อมูลเงินสมทบประกันสังคมแบบออนไลน์ได้อย่างสะดวก ผ่านเว็บไซต์ประกันสังคมในหัวข้อบริการอิเล็กทรอนิกส์ (E-service)
บทความที่เกี่ยวข้อง: 5 ข้อควรรู้เกี่ยวกับประกันสังคม สำหรับผู้ประกอบการมือใหม่
5. ศึกษากฎหมายแรงงาน
ผู้ประกอบการควรที่จะศึกษากฎหมายแรงงานในเบื้องต้นให้ดี ซึ่งสิ่งที่ผู้ประกอบการควรรู้เอาไว้เกี่ยวกับกฎหมายแรงงาน ได้แก่ การทำสัญญาจ้างงาน ที่ทำขึ้นมาระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง การกำหนดระยะเวลาทำงานของลูกจ้าง การกำหนดวันหยุดตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน สิทธิ์ลาพักร้อน ลากิจ ลาป่วย การทำงานล่วงเวลาหรือการทำงานในวันหยุด และการจ่ายค่าจ้างเมื่อทำงานล่วงเวลา การจ่ายเงินกรณีที่ลูกจ้างประสบอันตราย ทั้งเจ็บป่วย ทุพพลภาพ สูญหาย ถึงแก่ความตาย อันเนื่องมาจากการทำงานให้นายจ้าง เช่น ค่ารักษาพยาบาล ค่าทดแทน ค่าฟื้นฟูสมรรถภาพ ค่าทำศพ เป็นต้น โดยนายจ้างสามารถศึกษารายละเอียดกฎหมายแรงงานเพิ่มเติม ได้ที่เว็บไซต์ของกระทรวงแรงงาน ว่าด้วยเรื่องการคุ้มครองแรงงาน ซึ่งจะมีรายละเอียดต่าง ๆ ที่นายจ้างและลูกจ้างควรรู้ รวมไปถึงบทกำหนดโทษหากนายจ้างฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน
6. การจ่ายเงินเดือนให้ถูกต้องและตรงเวลา
สิ่งที่ต้องระมัดระวังในการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน คือการจ่ายเงินเดือนให้ถูกต้องและตรงเวลา ตามที่ได้ตกลงและกำหนดเอาไว้กับลูกจ้าง ซึ่งเมื่อนายจ้างไม่จ่ายค่าจ้างหรือเงินเดือนตามกำหนดเวลาที่ตกลงไว้ ถือว่านายจ้างผิดนัดชำระหนี้ (มาตรา 204 วรรค 2 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์)
ในกรณีนี้ลูกจ้างสามารถกำหนดระยะเวลาเพื่อให้นายจ้างชำระหนี้หรือจ่ายเงินเดือน ซึ่งนายจ้างจะต้องมีหน้าที่ในการรับผิดดอกเบี้ยอัตราร้อยละ 7 ต่อปี (มาตรา 224 ) หรือดอกเบี้ยอัตราร้อยละ 15 ต่อปี และถ้าหากเป็นนายจ้างที่อยู่ภายใต้กฎหมายคุ้มครองแรงงาน จะต้องมีการรับผิดในการจ่ายดอกเบี้ยเพิ่มตามกฎหมายร้อยละ 15 ทุก 7 วันนับตั้งแต่วันผิดนัด
ดังนั้นหากไม่อยากถูกลูกจ้างร้องเรียนในเรื่องของการจ่ายเงินเดือนช้า นายจ้างควรจะต้องมีตัวช่วยเพื่อเข้ามาการจัดการในเรื่องของการจัดทำเงินเดือน (Payroll) เช่นใช้บริการบริษัทรับทำเงินเดือน หรือ โปรแกรมการทำเงินเดือน เพื่อให้สามารถจ่ายเงินเดือนได้ตรงเวลาและถูกต้อง และลดความผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือนนั่นเอง
สรุป
จะเห็นได้ว่าการจ่ายเงินเดือนของพนักงานนั้นเป็นเรื่องที่มีความยุ่งยากและละเอียดอ่อนมากกว่าที่คิด ทั้งในเรื่องของข้อตกลงระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง การเช็คเวลาทำงาน การเสียภาษี การจ่ายประกันสังคม ไปจนถึงกฎหมายคุ้มครองแรงงาน ยิ่งถ้าหากมีการจ้างพนักงานหลายคน การทำเงินเดือนในแต่ละครั้งก็ยิ่งยุ่งยากขึ้นตามไปด้วย
และบางครั้งการจ้างพนักงาน 1 คนมาเพื่อทำเงินเดือน ก็อาจจะไม่ใช่ทางเลือกที่คุ้มค่าเท่าไหร่นัก นอกจากนี้ถ้าหากมีการจ่ายเงินเดือนไม่ตรงเวลาหรือจ่ายเงินไม่ครบ ก็ยิ่งเป็นการทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกเชิงลบต่อนายจ้างและองค์กร จนอาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานและกิจการได้
ดังนั้นนายจ้างจึงควรศึกษาและทำความรู้ความเข้าใจ เกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนของพนักงานให้ดี เพื่อให้การทำงานและกิจการขององค์กรเป็นไปได้อย่างราบรื่น
Leave a Reply
SEO Specialist and Client Success at RLC Outsourcing