ทำไมการวางระบบงาน HR ถึงสำคัญกับ SME?

เมื่อธุรกิจยังอยู่ในช่วงเริ่มต้น เจ้าของกิจการมักต้องสวมหมวกหลายใบในเวลาเดียวกันคือการที่ต้องคอยดูแลบริหารจัดการงานทุกส่วนในธุรกิจ รวมถึงการดูแลด้านระบบงาน HR ซึ่งแม้จะเป็นงานที่อยู่เบื้องหลังแต่กลับมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งต่อความเป็นระบบขององค์กรและความพึงพอใจของพนักงาน 

เพราะสายงาน HR คือฟันเฟืองหลักที่ขับเคลื่อนองค์กรอย่างเงียบๆ ไม่เพียงแต่ดูแลเรื่องสวัสดิการหรือการจ่ายเงินเดือนให้ถูกต้องตามกฎหมาย แต่ยังเป็นผู้บริหารจัดการ “คน” ที่เป็นหัวใจของธุรกิจ คอยดูแลความสัมพันธ์ในที่ทำงาน คัดเลือกคนให้ตรงงาน สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดีและผลักดันให้ทีมสามารถเติบโตไปพร้อมกับองค์กรได้อย่างยั่งยืน 

สำหรับผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจ SME นั้นการจัดการระบบงาน HR อย่างมีประสิทธิภาพตั้งแต่ต้น คือรากฐานสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจเดินหน้าได้อย่างมั่นคงและมืออาชีพ

แล้วทำไมเจ้าของ SME ไม่ควรจัดการงาน HR ด้วยตัวเอง?

แม้ว่าในช่วงเริ่มต้น เจ้าของธุรกิจ SME อาจจำเป็นต้องรับผิดชอบหลายหน้าที่ด้วยตัวเอง แต่การจัดการบริหารระบบงาน HR ด้วยตัวเองในระยะยาวอาจกลายเป็น “กับดัก” ที่ฉุดรั้งการเติบโตของธุรกิจโดยไม่รู้ตัว 

• เสียเวลา แทนที่จะใช้เวลาไปกับการวางแผนขยายตลาดหรือพัฒนาสินค้าและบริการ เจ้าของกลับต้องมารับผิดชอบงาน HR รายวัน เช่น ทำเงินเดือน สัมภาษณ์คน หรือจัดการเอกสารต่างๆ 

• ขาดความเชี่ยวชาญ เพระากฎหมายแรงงาน ภาษี หรือประกันสังคม มีรายละเอียดที่ปรับเปลี่ยนอยู่ตลอด ทั้งต้องเข้าใจอย่างถูกต้อง เพื่อให้การคำนวณออกมาอย่างแม่นยำไม่ผิดพลาด เพราะพลาดนิดเดียวอาจโดนปรับย้อนหลังหรือถูกฟ้องร้องได้โดยไม่ตั้งใจ

• ต้นทุนแฝงสูง ความผิดพลาดเล็กๆ เช่น การจ้างคนไม่ตรงงาน หรือจัดการสวัสดิการไม่เหมาะสม คำนวณ OT ผิด อาจนำไปสู่การลาออก การจ้างใหม่ซ้ำซ้อน และส่งผลกระทบด้านลบต่อความเชื่อมั่นในองค์กร

• โอกาสเติบโตช้า เพราะมัวแต่ทุ่มเวลากับงานบริหาร “คน” รายวัน จนไม่มีเวลาโฟกัสงานบริหาร ขยายตลาดให้ธุรกิจ เสียเวลาจุกจิกกับเอกสารแทบทุกวัน

โครงสร้างระบบบริหารงาน HR ที่ SME ต้องมี ประกอบด้วยอะไรบ้าง?

ระเบียบ–นโยบายบริษัท (Policy & Handbook)

• Employee Handbook: รวบรวมนโยบายลา–สวัสดิการ–ปรับเงินเดือน

คือ “ระเบียบและนโยบายของบริษัท” หรือคู่มือกลางที่ใช้สร้างความเข้าใจร่วมกันระหว่างองค์กรกับพนักงาน ทำให้บริษัทสามารถบริหารงานบุคคลได้อย่างมีมาตรฐานเดียวกัน ลดความสับสนและข้อโต้แย้งที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต

• Org Chart & โครงสร้างงาน: แสดงตำแหน่ง หน้าที่

แผนผังโครงสร้างองค์กร (Organizational Chart) และหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่งงานควรระบุอย่างชัดเจนว่าแต่ละแผนกมีหน้าที่อะไร

ระบบสรรหา–คัดเลือก (Recruitment Process)

การเลือกคนให้ “ตรงตำแหน่ง ตรงเป้าหมาย” ตั้งแต่แรกจะช่วยประหยัดทั้งเวลาและต้นทุนในระยะยาว การมีระบบคัดเลือกที่เป็นมาตรฐานจะช่วยให้องค์กรมีแนวทางในการเลือกบุคลากรที่ชัดเจน

• JD Template: ระบุคุณสมบัติ–หน้าที่ชัดเจน

การสร้าง Job Description (JD) ที่ชัดเจนคือหัวใจของการประกาศรับสมัครงานให้ได้พนักงานที่ตรงกับที่องค์กรต้องการ

• Interview Checklist: ประเมินอย่างเป็นระบบ

การสัมภาษณ์งานควรเป็นไปอย่างมีมาตรฐาน ไม่ใช่เพียงแค่การ “คุยรู้เรื่อง” หรือ “รู้สึกถูกชะตา” เท่านั้น ดังนั้นเครื่องมืออย่าง Interview Checklist จะช่วยให้ทีมสัมภาษณ์สามารถประเมินผู้สมัครได้อย่างเป็นธรรม และครอบคลุมประเด็นสำคัญ

• Attitude Test Questions: คำถามเชิงทัศนคติ

เป็นการสัมภาษณ์ที่ใช้วัดระดับของความรู้สึกนึกคิดและทัศนคติ เพื่อประเมินทักษะในการตอบสนองต่อสิ่งเร้า การปรับตัว และความเหมาะสมในการทำงานกับองค์การของผู้สมัครงาน

ระบบจัดเก็บข้อมูลพนักงาน (HRMS/Data Management)

• ฐานข้อมูลเดียว: เก็บ ชื่อ–ตำแหน่ง–อัตราเงินเดือน–สิทธิภาษี–ประวัติลา

สำหรับธุรกิจ SME การมีระบบจัดเก็บข้อมูลพนักงาน (HRMS – Human Resource Management System) ช่วยให้ผู้บริหารและทีม HR เข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ง่าย ถูกต้อง และปลอดภัย

• Paperless: บันทึก-เปลี่ยนข้อมูลผ่านระบบ

การทำงานแบบไร้กระดาษ (Paperless Workflow) โดยที่พนักงานสามารถขอ OT ลาป่วยหรือปรับเปลี่ยนข้อมูลส่วนตัวได้อย่างสะดวกและข้อมูลเหล่านั้นก็จะถูกอัพเดทในรูปแบบออนไลน์ ซึ่งทำให้สะดวกในการดึงข้อมูลมาใช้

ระบบ Payroll & Benefits

สำหรับธุรกิจ SME ที่มีพนักงานจำนวนไม่มาก การทำเงินเดือนด้วยตนเองอาจดูไม่ซับซ้อนในช่วงเริ่มต้น แต่เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น การทำ Payroll อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดและความล่าช้าได้ง่าย ซึ่งเป็นผลมาจากระบบ HR ที่ไม่มั่นคงและไม่มีความเชี่ยวชาญในการทำเงินเดือน

• Payroll System: คำนวณ OT–ภาษี–ประกันสังคม อัตโนมัติ

ระบบ Payroll ที่ดีควรสามารถคำนวณค่าตอบแทนของพนักงานในแต่ละเดือนได้แบบอัตโนมัติ โดยรวมถึงการคำนวณค่าจ้างตามวันเวลาทำงานจริงอย่างแม่นยำ, การคำนวณค่าล่วงเวลา (OT) ตามอัตราที่กฎหมายกำหนด, หักภาษี ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) และเงินสมทบประกันสังคม (สปส.1-10) หรือจ่ายเงินกองทุนเงินสงเคราะห์ลูกจ้างอย่างถูกต้อง เป็นต้น

• E-Pay slip & Bank Report: ส่ง Pay slip ออนไลน์ รวดเร็ว ปลอดภัย

อีกหนึ่งส่วนสำคัญของระบบ Payroll ที่ยอดเยี่ยมคือการส่งสลิปเงินเดือนแบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-Pay slip) ไปยังพนักงานแต่ละคนได้ทันทีหลังโอนเงิน โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสาร ลดเวลาและต้นทุน อีกทั้งยังเป็นการช่วยป้องกันข้อมูลรั่วไหลได้เป็นอย่างดี 

ระบบประเมินผลงาน (Performance Management System)

การมีระบบ KPI/Competency ติดตาม–ประเมินได้จริง สามารถประเมินผลงานของพนักงานได้อย่างชัดเจน ไม่เพียงแต่ช่วยให้องค์กรสามารถวัดผลการทำงานของพนักงานได้อย่างเป็นธรรม แต่ยังช่วยให้ธุรกิจ SME ใช้ทรัพยากรบุคคลได้อย่างเต็มศักยภาพ

แผนงบประมาณ HR & การพัฒนา (HR Budget & Training Plan)

การวางแผนงบประมาณด้าน HR ล่วงหน้าแบบรายปี จะช่วยให้ SME มองเห็นภาพรวมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับค่าตอบแทนและสวัสดิการ งบประมาณสำหรับฝึกอบรมและพัฒนาทักษะของพนักงานในแต่ละฝ่าย รวมไปถึงกิจกรรมสร้างความสัมพันธ์ในทีม ซึ่งการมีแผนงบประมาณในการวางระบบ HR ที่ชัดเจนจะช่วยให้ธุรกิจสามารถควบคุมต้นทุน และจัดสรรงบประมาณให้เหมาะสมกับเป้าหมายองค์กร โดยไม่กระทบกระแสเงินสด

บทความที่เกี่ยวข้อง: กองทุนเงินสงเคราะห์ลูกจ้างคืออะไร ทำไมถึงสำคัญ อัพเดต 2568

ไม่รู้จะเริ่มยังไง? ให้ RLC ช่วยวางแผนระบบงาน HR ให้ก้าวแรกมั่นคง

เจ้าของธุรกิจ SME หลายคนลังเลที่จะเริ่มต้นวางระบบงาน HR เพราะกังวลหลายด้าน ทั้งเรื่องคน งบประมาณ และระบบงานที่ดูเหมือนซับซ้อน แต่ความจริงแล้ว การเริ่มต้นมีระบบงาน HR นั้น ไม่จำเป็นต้องทำเองทั้งหมด เพราะ RLC มีบริการ HR Outsourcing ที่สามารถออกแบบเพื่อธุรกิจของคุณได้โดยเฉพาะ ด้วย 3 ขั้นตอนสำคัญ

1. พูดคุยเชิงลึก เริ่มต้นจากการนัดพูดคุยเพื่อทำความเข้าใจภาพรวมขององค์กร โครงสร้างงาน ปัญหาที่เผชิญอยู่ และเป้าหมายที่คุณต้องการ ไม่ว่าจะเป็นด้านระบบเงินเดือน การจัดการคน หรือ Compliance ต่างๆ
2. Audit & Gap Analysis ทีม RLC จะเข้าไปดูรายละเอียดกระบวนการหรือระบบ HR ที่องค์กรของคุณใช้อยู่ในปัจจุบัน พร้อมวิเคราะห์และแนะนำในสิ่งที่ยังขาดหรือควรปรับปรุง ไม่ว่าจะเป็น Policy, Workflow, ข้อมูลพนักงาน, ระบบ Payroll, ระบบประเมินผล (PMS) ไปจนถึงงบประมาณที่ใช้ เพื่อหาจุดที่ควรพัฒนาอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ออกแบบ Roadmap หลังจากเข้าใจปัญหาและความต้องการภายในองค์กรแล้ว ทีม RLC จะช่วยวางแผนลำดับขั้นตอนการพัฒนาให้ชัดเจน เริ่มจากสิ่งจำเป็น เช่น การจัดทำ JD (Job Description), การจัดระบบ Payroll, การวาง Policy พื้นฐาน ก่อนต่อยอดไปสู่การใช้งานระบบ HR แบบครบวงจรในระยะถัดไป

สรุป

การจัดการงาน HR ด้วยตัวเองอาจทำให้เจ้าของธุรกิจมองว่าเป็นการประหยัดต้นทุนในตอนแรก แต่ในระยะยาวคือความเสี่ยงที่ควรให้ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์จัดการแทน เพื่อให้คุณมีเวลาโฟกัสธุรกิจและผลักดันองค์กรให้เติบโตอย่างเต็มศักยภาพ

หากคุณกำลังมองหาทางออกที่มีประสิทธิภาพบริการ HR Outsourcing จาก RLC พร้อมเข้ามาซัพพอร์ตงาน HR ให้ครบ ตั้งแต่การทำเงินเดือนจนถึงการวางระบบ HR ให้เกิดประสิทธิภาพ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าเมื่อจัดการเรื่องคนได้ดี ธุรกิจก็พร้อมโตโดยไม่สะดุด ทั้งนี้บริการของ RLC เปิดโอกาสให้คุณสามารถเลือก Custom Scope งานได้เอง จะใช้เฉพาะบริการจัดทำเงินเดือน (Payroll) อย่างเดียว หรือให้เราดูแลครบทุกด้านของระบบงาน HR (Full HR Outsourcing) ก็เลือกได้ตามความต้องการและงบประมาณของธุรกิจคุณ