ปัจจุบันที่การแข่งขันทางธุรกิจมีความร้อนแรงขึ้นอย่างต่อเนื่อง หลายๆองค์กรมองหาช่องทางเพื่อที่จะพัฒนาองค์กรให้พร้อมสำหรับการแข่งขันในตลาด ซึ่งหนึ่งในอาวุธเด็ดที่หลายๆองค์กรเลือกใช้นั้นคือการพัฒนาระบบการจัดการประสิทธิภาพงาน (Performance Management System, PMS)
PMS ก้าวขึ้นมาเป็นปัจจัยสำคัญที่หลายองค์กรต้องให้ความสำคัญ เนื่องจากเป้าหมายหลักของการจัดการประสิทธิภาพงานคือการนำพาองค์กรให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งจะส่งผลสำเร็จให้กับองค์กรในระยะยาว
Performance Management System (PMS) คืออะไร สำคัญอย่างไรต่อองค์กร?
Performance Management System (PMS) คือกระบวนการที่องค์กรใช้ในการวัดและประเมินประสิทธิภาพของพนักงาน โดยมีเป้าหมายเพื่อส่งเสริมการปรับปรุงและพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน ระบบนี้ช่วยให้พนักงานมีความสามารถในการทำงานที่ดีขึ้น และมีความกระตือรือร้นในการปรับปรุงเพื่อสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร
ในมุมขององค์กร PMS ช่วยให้องค์กรสามารถตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถวัดได้ นำไปสู่การประเมินประสิทธิภาพของพนักงาน และให้คำแนะนำเพื่อปรับปรุงและพัฒนา นอกจากนี้ยังช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการเลื่อนขั้น การให้โบนัส และการพัฒนาทักษะของพนักงาน อีกทั้งยังช่วยลดการเกิด Busy Culture ในองค์กรได้อีกด้วย
บทความที่เกี่ยวข้อง: KPIs vs OKRS: 5 เช็คลิสต์ควรรู้ก่อนเริ่มทำ Performance Management บทความที่เกี่ยวข้อง: Busy Culture เพราะว่างจึงรู้สึกผิด
วัตถุประสงค์ของ PMS
1.พัฒนาประสิทธิภาพของพนักงาน: PMS ช่วยให้พนักงานเข้าใจเป้าหมายและความคาดหวังในงานของตัวเอง และเปิดโอกาสให้พวกเขาปรับปรุงและพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน
2.ส่งเสริมการเรียนรู้และการพัฒนาทักษะ: PMS ส่งเสริมการฝึกอบรมและการพัฒนาทักษะของพนักงาน ซึ่งจะนำไปสู่การทำงานที่มีประสิทธิภาพและผลสัมฤทธิ์ที่ดีขึ้น
3.การตัดสินใจเกี่ยวกับเลื่อนขั้นและโบนัส: PMS ช่วยให้การตัดสินใจเกี่ยวกับการเลื่อนขั้น การให้โบนัส หรือการปรับเงินเดือนของพนักงาน เป็นไปอย่างเป็นธรรม และตามประสิทธิภาพของแต่ละบุคคล
4.ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและการสื่อสารภายในองค์กร: PMS ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม และส่งเสริมการสื่อสารระหว่างพนักงานและหัวหน้างาน ซึ่งช่วยให้ปัญหาและความขัดแย้งภายในองค์กรสามารถถูกแก้ไขได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
5.เป็นตัวกระตุ้น ให้เกิดการปรับปรุงต่อเนื่อง: PMS ช่วยให้องค์กรสามารถระบุข้อบกพร่องและสิ่งที่ต้องปรับปรุงในกระบวนการทำงาน รวมถึงกระตุ้นพนักงานในการปรับปรุงตัวเองอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้สามารถให้ความสำคัญแก่ความก้าวหน้าขององค์กร
6.ปรับปรุงความพึงพอใจของพนักงาน: การให้คำแนะนำและข้อเสนอแนะที่มีประโยชน์จาก PMS ช่วยเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานในงานและสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในองค์กร และยังมีส่วนช่วยลดจำนวนการลาออกของพนักงานอีกด้วย
7.เพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร: PMS ช่วยให้องค์กรสามารถวัดประสิทธิภาพของพนักงานในทุก ๆ ด้าน ทำให้สามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานและกำหนดเป้าหมายใหม่ๆ ตามความต้องการขององค์กร
8.พัฒนาแนวทางการบริหารจัดการด้าน HR: PMS ช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนและพัฒนาแนวทางการบริหารจัดการด้าน HR อย่างมีประสิทธิภาพ โดยอาศัยข้อมูลที่ได้จากการประเมินประสิทธิภาพของพนักงาน
ด้วยเหตุผลเหล่านี้ PMS ถือเป็นระบบที่สำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการพัฒนา และปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน และสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมความก้าวหน้าขององค์กรเป็นอย่างดี
เครื่องมือและวิธีการในการประเมินประสิทธิภาพ
เครื่องมือและวิธีการในการประเมินประสิทธิภาพมีหลากหลายรูปแบบ และสามารถปรับใช้ให้เหมาะสมกับลักษณะงานและวัฒนธรรมขององค์กร บางองค์กรอาจใช้วิธีการประเมินตามเป้าหมายและผลลัพธ์ (Objectives and Key Results, OKRs) หรือใช้ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (Key Performance Indicators, KPIs) หรือใช้ควบคู่กันเพื่อประเมินความสามารถในการบรรลุเป้าหมายที่กำหนด
การประเมินผลด้วย KPIs (Key Performance Indicators)
คือ การกำหนดตัวชี้วัดที่สำคัญสำหรับการวัดประสิทธิภาพของงาน โดยมีเป้าหมายในการปรับปรุงและส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงาน ตัวบ่งชี้ KPIs ควรเป็นความสำเร็จในเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ ดังนั้น KPIs จึงควรถูกกำหนดตามวัตถุประสงค์ และเป้าหมายของงานในองค์กร
ตัวอย่างการกำหนด KPIs สำหรับตำแหน่ง Sales:
- ยอดขายรวม (Total Sales Revenue): ตัวบ่งชี้นี้เป็นตัวชี้วัดยอดขายที่พนักงานขายสามารถสร้างขึ้นภายในระยะเวลาที่กำหนด สามารถใช้เปรียบเทียบกันระหว่างพนักงานขายในทีม
- จำนวนลูกค้าใหม่ (New Customer Acquisition): ตัวบ่งชี้นี้วัดปริมาณลูกค้าใหม่ที่พนักงานขายสามารถสร้างขึ้น ซึ่งสะท้อนถึงความสามารถในการขยายฐานลูกค้าขององค์กร
การกำหนด KPIs ที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่งงานต่าง ๆ จะช่วยให้องค์กรสามารถวัดประสิทธิภาพของพนักงานและทีมงานได้อย่างถูกต้องและเป็นธรรม นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้บริหารสามารถติดตามความก้าวหน้าของงานตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร พวกเขาสามารถใช้ KPIs เหล่านี้เป็นข้อมูลในการประเมินผลและการพัฒนาพนักงาน ทำให้การบริหารจัดการในองค์กรเป็นไปอย่างมีระบบและยั่งยืน
การประเมินผลด้วย OKR (Objectives and Key Results)
เป็นกระบวนการวัดความสำเร็จและประสิทธิภาพขององค์กร, ทีมหรือบุคคล ผ่านการกำหนดเป้าหมาย (Objectives) และตัวชี้วัดความสำเร็จ (Key Results) เพื่อติดตามและประเมินผลการดำเนินงาน
ตัวอย่างการกำหนด OKRs สำหรับตำแหน่ง Sales:
Objectives: เพิ่มยอดขายสินค้าใหม่ในปีนี้
กำหนด Key Results: ตัวชี้วัดความสำเร็จของเป้าหมาย ควรสามารถวัดและติดตามได้ และมีความเชื่อมโยงกับ Objectives เช่น
- เพิ่มยอดขายสินค้าใหม่ 30% ในไตรมาสแรก
- ยอดผู้เข้าชมเว็บไซต์เพิ่มขึ้น 50% ภายใน 6 เดือน
- สร้างแคมเปญโฆษณาที่มีผลตอบแทน 3 เท่าต่อค่าใช้จ่าย ภายใน 4 เดือน
ในการใช้ OKR เพื่อประเมินผล ควรให้ความสำคัญกับการสื่อสาร การสนับสนุน และการให้ข้อมูลกันระหว่างทีมงาน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจเป้าหมาย รู้สภาพความก้าวหน้า และสามารถปรับปรุงแนวทางการทำงานให้เหมาะสมกัน
นอกเหนือจากการวัดผลจาก KPIs และ OKRs แล้ว การใช้เครื่องมือและวิธีการในการประเมินประสิทธิภาพยังสามารถผสมผสานกันเพื่อให้ครอบคลุมหลากหลายด้านของการทำงาน ตัวอย่างเช่น การใช้แบบประเมิน 360 องศา (360-Degree Feedback) ที่ช่วยให้พนักงานได้รับข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพงานจากหลายมุมมอง เช่น ผู้บังคับบัญชา ลูกน้อง หรือเพื่อนร่วมงาน
ขั้นตอนในการทำ Performance Management System พร้อมตัวอย่าง
หลังจากที่เราได้ทราบถึงเครื่องมือที่ใช้ในการทำ Performance Management System (PMS) กันแล้ว คราวนี้เราจะมาเรียนรู้เกี่ยวกับขั้นตอนที่สำคัญในการสร้างและนำ PMS มาใช้ในองค์กรเพื่อสนับสนุนการประเมินประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ให้สอดคล้องและความเหมาะสมกับองค์กร
- ตั้งเป้าหมายและความคาดหวังในการทำงาน
องค์กรควรกำหนดเป้าหมายและความคาดหวังให้ชัดเจนสำหรับแต่ละบุคคล ตามเป้าหมายรวมขององค์กร เช่น- กำหนดยอดขายรายเดือนและรายปี
- กำหนดเป้าหมายในการค้นหาลูกค้าใหม่
- กำหนดเป้าหมายการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าปัจจุบัน
- วางแผนการปฏิบัติงานและการพัฒนาทักษะ
หลังจากกำหนดเป้าหมายแล้ว ต้องมีการวางแผนปฏิบัติงานและการพัฒนาทักษะที่จำเป็นสำหรับการทำงาน เช่น- การอบรมเกี่ยวกับการขาย และการสื่อสาร
- การอบรมเกี่ยวกับการใช้ CRM (Customer Relationship Management) ในการจัดการข้อมูลลูกค้า
- การวางแผนเส้นทางขายเพื่อให้เหมาะสมกับพื้นที่และกลุ่มลูกค้า
- ประเมินประสิทธิภาพของพนักงาน
การประเมินควรเป็นกระบวนการที่เป็นธรรมและตามเกณฑ์ที่กำหนด โดยอาจใช้เครื่องมือต่าง ๆ เช่น การประเมิน 360 องศา หรือการประเมินตามเป้าหมายที่กำหนด
ตัวอย่างการประเมิน- การประเมินความสามารถในการค้นหาและสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าใหม่
- การประเมินทักษะการสื่อสารและการบริการลูกค้า
- การประเมินการทำงานร่วมกับคนในองค์กร เช่น หัวหน้างาน, เพื่อนร่วมงาน, ลูกน้อง
- ให้คำแนะนำและข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ
หลังจากการประเมิน ควรให้คำแนะนำและข้อเสนอแนะที่ชัดเจนเพื่อให้พนักงานปรับปรุงและพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน เช่น- การประเมินการบรรลุยอดขายตามเป้าหมาย
- การประเมินความสามารถในการค้นหาและสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าใหม่
- การประเมินทักษะการสื่อสารและการบริการลูกค้า
- ติดตามและส่งเสริมการปรับปรุง
การติดตามความก้าวหน้าของพนักงานและการปรับปรุงประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ หัวหน้างานควรส่งเสริมและช่วยเสริมสร้างทักษะที่จำเป็นในการปรับปรุง เช่น- ติดตามยอดขายและกิจกรรมการขายของพนักงาน Sales อย่างสม่ำเสมอ
- ส่งเสริมการปรับปรุงทักษะการขายและการสื่อสารให้กับพนักงาน
- สนับสนุนพนักงานในการเข้าร่วมงานอบรมหรือสัมมนาเพื่อเสริมสร้างความรู้และทักษะ
- การรับฟังและปรับปรุงระบบ
องค์กรควรรับฟังความคิดเห็นจากพนักงานเกี่ยวกับระบบ PMS และปรับปรุงเพื่อให้ระบบมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่น- จัดประชุมกับพนักงาน Sales เพื่อรับฟังความคิดเห็นและคำแนะนำเกี่ยวกับระบบ PMS
- ปรับปรุงขั้นตอนการประเมินประสิทธิภาพหรือเพิ่มเครื่องมือใหม่ ๆ ที่จะช่วยให้การประเมินมีความถูกต้องและเป็นธรรม
การทำ Performance Management System (PMS) ควรคำนึงถึงความคาดหวังในการทำงาน, การพัฒนาทักษะ, การประเมินประสิทธิภาพ, การให้คำแนะนำและข้อเสนอแนะ, การติดตามและส่งเสริมการปรับปรุง, และการรับฟังความคิดเห็นจากพนักงานเพื่อปรับปรุงระบบ PMS ต่อไป ซึ่งทั้งหมดนี้จะช่วยให้พนักงาน และองค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายและพัฒนาความสามารถของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ
5 ข้อควรระวังของการทำ Performance Management System:
การทำ Performance Management System (PMS) ถือเป็นกระบวนการที่สำคัญและเป็นองค์ประกอบสำคัญในการพัฒนาตนเอง องกค์กร และตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ แต่การทำ PMS นั้นก็ยังมีสิ่งที่องค์กรหรือผู้เกี่ยวข้อง ต้องระมัดระวัง คือ
- การเลือกใช้เครื่องมือและวิธีการในการประเมินผล: การเลือกใช้เครื่องมือและวิธีการในการประเมินผลนั้นมีผลต่อความสำเร็จของการทำ PMS ดังนั้นจึงควรพิจารณาด้วยความรอบคอบว่าเครื่องมือและวิธีการที่ใช้เหมาะสมกับองค์กรหรือไม่
- การตั้งเป้าหมายที่ไม่สมเหตุสมผล: การตั้งเป้าหมายที่ไม่สมเหตุสมผลหรือไม่คำนึงถึงความสามารถและทักษะของพนักงานอาจทำให้การทำ PMS ไม่มีประสิทธิภาพและส่งผลต่อผลการประเมินที่ไม่เป็นไปตามความเป็นจริง
- การประเมินผลที่ไม่เป็นธรรม: การประเมินผลที่ไม่เป็นธรรมและไม่ชัดเจนอาจทำให้เกิดความไม่พอใจและเสียความไว้วางใจจากพนักงาน ดังนั้นการประเมินผลต้องเป็นธรรมและเป็นไปตามความเป็นจริง
- การใช้ข้อมูลไม่ถูกต้อง: การใช้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่เพียงพอสามารถส่งผลต่อการประเมินผลที่ไม่เป็นไปตามความเป็นจริง ดังนั้นต้องมีการรวบรวมข้อมูลและการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างถูกต้อง
- การไม่ใช้ผลการประเมินในการพัฒนา: การทำ PMS ไม่เพียงแค่เป็นกระบวนการประเมินผลเท่านั้น แต่ยังเป็นการพัฒนาความรู้ความสามารถของพนักงาน ดังนั้นผลการประเมินต้องนำไปใช้ในการพัฒนาพนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
สรุป
การทำ Performance Management System (PMS) เป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างมากสำหรับองค์กร เนื่องจากเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการวางแผนและประเมินผลการทำงานของพนักงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุดและตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ PMS ยังช่วยให้ผู้บริหารและพนักงานในองค์กรมีการทำงานที่มีประสิทธิภาพและได้ผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
แต่การทำ PMS อาจจะเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน ใช้เวลานานในการดำเนินการและต้องทำอย่างต่อเนื่อง อีกทั้งการเลือกใช้เครื่องมือในการประเมินผลและวิธีการในการทำ PMS นั้นยังมีผลต่อความสำเร็จอีกด้วย ดังนั้นการใช้บริการ HR Outsourcing จึงเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับองค์กรที่ต้องการทำ PMS แต่ไม่มีทรัพยากรหรือยังขาดประสบการณ์ในการดำเนินการเอง บริการ HR Outsourcing จะช่วยให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการทรัพยากรบุคคลขององค์กร รวมถึงยังช่วยให้การวางแผนและดำเนินการในด้านการประเมินผลและวิเคราะห์ผลงานของพนักงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุดอีกด้วย
Leave a Reply
SEO Specialist and Client Success at RLC Outsourcing