ต้องรับมืออย่างไร? เมื่อได้รับใบเตือนจากบริษัท

ในแต่ละองค์กรหรือบริษัทต่างก็มีระเบียบข้อกำหนดต่าง ๆ สำหรับพนักงาน เพื่อบรรยากาศการทำงานที่ดีในองค์กรและการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งถ้าหากพนักงานมีการทำผิดกฎระเบียบข้อบังคับหรือทำผิดวินัย นายจ้างหรือผู้บังคับบัญชาสามารถออกใบเตือน เพื่อแจ้งให้พนักงานหรือลูกจ้างได้รับทราบถึงข้อผิดพลาดหรือความผิดของตนเอง เพื่อนำไปสู่การปรับปรุงแก้ไข แต่จะทำอย่างไรหากวันดีคืนดีเกิดได้รับใบเตือนขึ้นมา

วันนี้เราจะพามาทำความเข้าใจเกี่ยวกับใบเตือนจากบริษัท และแนวทางการรับมือหากได้รับใบเตือนกันค่ะ

มาทำความรู้จักว่า ใบเตือนคืออะไร?

ใบเตือนเป็นเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานหรือองค์กร ซึ่งใบเตือนนี้ก็จะเป็นส่วนหนึ่งของ HRM หรือการบริหารทรัพยากรบุคคลภายในองค์กร โดยจุดประสงค์ก็คือเพื่อตักเตือนพนักงานหรือบุคคลอื่น ๆ ในกรณีที่มีการกระทำอันไม่เหมาะสม หรือไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบขององค์กร ให้รับรู้ถึงความผิดพลาดหรือทราบถึงพฤติกรรมที่ไม่ถูกต้องนั้น ๆ นำไปสู่การปรับปรุงแก้ไข หรือปฏิบัติตามให้ถูกต้อง และเป็นการเตือนเพื่อไม่ให้เกิดการกระทำหรือพฤติกรรมดังกล่าวซ้ำขึ้นอีกในอนาคต

ลักษณะของใบเตือน ประกอบด้วยอะไรบ้าง

การจัดทำใบเตือนที่มีองค์ประกอบครบถ้วนและชัดเจน มีการใช้ภาษาที่เหมาะสม นอกจากจะสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารกับพนักงานได้ดีขึ้นแล้ว ยังสามารถช่วยลดความเข้าใจผิดและความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้อีกด้วย โดยองค์ประกอบสำคัญของใบเตือนที่ควรมี ได้แก่

• หัวข้อของใบเตือน ประกอบไปด้วย ชื่อเอกสาร เช่น “ใบเตือน” หรือ “หนังสือตักเตือน” เลขที่เอกสาร (ถ้ามี) เพื่อให้สามารถติดตามและอ้างอิงได้ง่าย และจำนวนครั้งที่เตือน
• ข้อมูลของผู้ถูกเตือน ประกอบไปด้วย ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่งงาน แผนกหรือหน่วยงานที่สังกัด และชื่อผู้บังคับบัญชา
• ระบุวันที่ซึ่งได้มีการออกใบเตือนอย่างชัดเจน
• ระบุรายละเอียดของการกระทำที่เป็นเหตุให้มีการออกใบเตือน ได้แก่ วันที่ เวลา รวมไปถึงสถานที่ ที่เกิดเหตุการณ์รายละเอียดของเหตุการณ์หรือการกระทำที่ไม่เหมาะสม หลักฐานหรือพยานที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)
• แจ้งกฎระเบียบหรือข้อบังคับที่ถูกละเมิด โดยการอ้างอิงถึงระเบียบข้อบังคับ หรือนโยบายขององค์กรที่ผู้ถูกเตือนได้ทำการละเมิด
• คำเตือนและข้อเสนอแนะ ให้ระบุคำเตือนอย่างชัดเจนว่าเหตุการณ์หรือการกระทำดังกล่าวไม่เป็นที่ยอมรับ พร้อมทั้งแจ้งผลที่จะตามมาหากมีการกระทำดังกล่าวอีกครั้ง เช่น การออกใบเตือนครั้งที่สอง, การลงโทษทางวินัยเพิ่มเติม หรือการพิจารณาเลิกจ้าง แล้วแนะนำแนวทางในการปรับปรุงการกระทำและพฤติกรรมให้เหมาะสม
• ลายเซ็นและชื่อของผู้ที่มีอำนาจในการออกใบเตือน เช่น ผู้จัดการหรือหัวหน้าฝ่ายงาน พร้อมด้วยตำแหน่งของผู้ลงนาม
• เว้นช่องสำหรับลายเซ็นของผู้ถูกเตือน เพื่อยืนยันว่าได้รับและรับทราบใบเตือน
• วันที่ที่ผู้ถูกเตือนเซ็นรับทราบ

โดยรูปแบบการนำเสนอใบเตือนควรมีความเป็นทางการและมีความชัดเจน อาจเลือกใช้กระดาษที่มีหัวจดหมายขององค์กรเพื่อเพิ่มความเป็นทางการมากยิ่งขึ้น มีการใช้ภาษาที่สุภาพไม่ก้าวร้าว จัดหน้าอย่างเป็นระเบียบอ่านง่าย เพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ตัวอย่าง หนังสือเตือน

ใบเตือนสำคัญกับองค์กรอย่างไร และส่งผลอะไรกับพนักงาน

ใบเตือนนั้นมีความสำคัญต่อองค์กรรวมไปถึงพนักงานในหลาย ๆ ด้าน ดังนี้

ความสำคัญของใบเตือนที่มีต่อองค์กร

• เป็นเครื่องมือที่ใช้ควบคุมการรักษากฎระเบียบวินัยภายในองค์กร เพื่อให้พนักงานได้ทราบถึงกฎระเบียบข้อบังคับและปฏิบัติตัวได้ตามข้อกำหนดเหล่านั้น
• สร้างมาตรฐานในการทำงาน ช่วยให้การทำงานเป็นระบบระเบียบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• สามารถป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต โดยใบเตือนจะสามารถแก้ไขพฤติกรรมอันไม่เหมาะสมของพนักงานที่เกิดขึ้นได้ในทันที ซึ่งเป็นการลดโอกาสการเกิดปัญหาที่ใหญ่ขึ้นได้ในอนาคต
• ช่วยส่งเสริมและพัฒนาคุณภาพของบุคลากร ทำให้พนักงานได้รับรู้ถึงข้อผิดพลาดและมีโอกาสได้ปรับปรุงตนเอง ทำให้สามารถพัฒนาและเติบโตในสายอาชีพต่อไปได้

ผลกระทบของใบเตือนที่มีต่อพนักงาน

• พนักงานได้รับทราบถึงข้อผิดพลาดหรือการกระทำที่ไม่เหมาะสม และมีโอกาสแก้ไขปรับปรุงตัว เพื่อให้การทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
• สร้างความกดดันและผลกระทบทางจิตใจ ให้พนักงานเองนั้นได้ตระหนักถึงความผิดพลาดที่เกิดขึ้น นำไปสู่การพัฒนาและปรับปรุงตนเอง ไม่ให้เกิดความผิดพลาดขึ้นอีกในอนาคต
• การได้รับใบเตือนส่งผลกระทบต่อการประเมินผลงาน ซึ่งส่วนใหญ่จะถูกนำไปใช้พิจารณาในการเลื่อนตำแหน่งหรือการรับโบนัส ทำให้พนักงานมีความใส่ใจมากขึ้นและระมัดระวังไม่ให้เกิดความผิดขึ้นอีก

หากมีการกระทำผิดและได้รับใบเตือนซ้ำ ๆ อาจถูกนำไปพิจารณาในการเลิกจ้างงานได้ ซึ่งสามารถกลายเป็นผลกระทบต่อองค์กรได้ เพราะการเลิกจ้างพนักงานหลังจากที่ได้รับใบเตือนต้องจ่ายเงินชดเชย แต่ทั้งนี้ ก็จำเป็นต้องมาดูกันที่รายละเอียดถึง “ความผิดของพนักงาน” ว่าเป็นความผิดแบบไหน

บทความที่เกี่ยวข้อง: เงินชดเชยจากการว่างงาน ว่างแบบไหน ได้เท่าไหร่ พร้อมวิธีคำนวณ อัพเดท 2567

ความผิดแบบไหน ถึงจะได้รับใบเตือนจากบริษัท 

โดยทั่วไปแล้วการได้รับใบเตือนจากบริษัทก็มักจะเกิดจากการกระทำที่ไม่เหมาะสม ไปจนถึงการละเมิดกฎระเบียบขององค์กร ซึ่งเราสามารถแบ่งประเภทของความผิดที่ทำให้ได้รับใบเตือนออกได้เป็นหลายประเภทด้วยกัน ดังนี้

การละเมิดกฎระเบียบและนโยบายขององค์กร:

• มาสายหรือขาดงานโดยไม่มีเหตุผลที่สมควร
• การละเมิดเวลาพักเบรกหรือละเลยหน้าที่ในเวลาทำงาน
• ไม่ปฏิบัติตามนโยบายขององค์กรที่ได้กำหนดไว้

พฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมในที่ทำงาน:

• มีการใช้ภาษาหรือพฤติกรรมที่ไม่สุภาพหรือเป็นอันตรายต่อเพื่อนร่วมงาน
• มีการทะเลาะวิวาทหรือก่อความรุนแรงขึ้นในที่ทำงาน
• มีการล่วงละเมิดทางเพศหรือการกระทำที่ไม่เหมาะสมต่อเพื่อนร่วมงาน

การทำงานที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน:

• การทำงานที่มีคุณภาพต่ำหรือไม่เป็นไปตามมาตรฐานที่องค์กรกำหนด
• มีการทำงานผิดพลาดบ่อยครั้ง และไม่มีการพัฒนาตนเองเพื่อปรับปรุงให้ดีขึ้น

การละเมิดความปลอดภัยในที่ทำงาน:

• ไม่ปฏิบัติตามมาตรการความปลอดภัยภายในองค์กร หรือมีการใช้เครื่องมือและอุปกรณ์โดยไม่ระมัดระวัง
• การกระทำที่ละเลยต่อข้อบังคับด้านสุขภาพและความปลอดภัย

การกระทำที่ส่งผลเสียต่อองค์กร:

• การขโมยหรือทำลายทรัพย์สินของบริษัทและเพื่อนร่วมงาน
• การเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับขององค์กรโดยไม่ได้รับอนุญาต
• นำทรัพยากรของบริษัทไปใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตน

การไม่ปฏิบัติตามคำสั่งหรือหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย:

• การปฏิเสธที่จะปฏิบัติตามคำสั่งของผู้บังคับบัญชาโดยไม่มีเหตุผลที่เหมาะสม
• การละเลยหน้าที่หรือการทำงานที่ได้รับมอบหมายโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร

การใช้สารเสพติดหรือการดื่มแอลกอฮอล์ในที่ทำงาน:

• การมาทำงานในสภาพที่ไม่พร้อมอันเนื่องมาจากการใช้สารเสพติด หรือดื่มแอลกอฮอล์
• การมีสารเสพติดหรือแอลกอฮอล์ไว้ในครอบครองในที่ทำงานโดยไม่ได้รับอนุญาต

หากได้รับใบเตือนมาแล้ว ต้องทำอะไรต่อไป?

ในกรณีที่ได้รับใบเตือนจากบริษัทมาแล้ว อันดับแรกคือให้ทำการอ่านใบเตือนอย่างละเอียด จากนั้นให้ลงนามรับทราบใบเตือนเพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณได้รับรู้และรับทราบถึงความผิดและรายละเอียดของการกระทำ อันเป็นเหตุที่ทำให้ได้รับใบเตือนนั้น ๆ รวมไปถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นได้หากมีการกระทำผิดแบบเดิมซ้ำขึ้นอีก

การเซ็นรับทราบใบเตือนนั้นไม่ได้แปลว่าคุณยอมรับว่ากระทำผิดจริง ๆ แต่ในทางกลับกันหากคุณปฏิเสธที่จะเซ็นรับทราบใบเตือน ผลที่จะเกิดขึ้นคือ ผู้บังคับบัญชาหรือฝ่ายบุคคลจะมองว่าคุณเป็นพนักงานที่ไม่ยอมให้ความร่วมมือ หรือไม่ยอมรับการตักเตือน และจะถูกบันทึกเอาไว้ในใบเตือนว่า “พนักงานปฏิเสธที่จะเซ็นรับทราบ” พร้อมทั้งเก็บเข้าแฟ้มประวัติ นอกจากนี้ยังส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงานอีกด้วย

ดังนั้นหากได้รับใบเตือนที่ไม่ใช่เรื่องใหญ่ร้ายแรงอะไร ก็เพียงแค่บอกเหตุผล พูดคุยกับผู้บังคับบัญชาหรือฝ่ายบุคคลให้เข้าใจ และปรับปรุงตัวเพื่อไม่ให้กระทำความผิดอีก เพียงเท่านี้ก็ไม่มีอะไรแล้วค่ะ

รู้ไหม? ใบเตือนก็มีวันหมดอายุ

ใบเตือนนั้นก็มีวันหมดอายุหรือมีช่วงเวลาที่มีผลบังคับใช้ โดยจะแตกต่างกันออกไปตามนโยบายขององค์กรหรือบริษัท เช่น 6 เดือน หรือ 1 ปี เป็นต้น ซึ่งถ้าหากพนักงานไม่ได้มีการทำความผิดซ้ำในช่วงระยะเวลาที่กำหนด ก็ถือว่าผ่านการตรวจสอบและใบเตือนจะถือว่าไม่มีผลอีกต่อไป และจะไม่ส่งผลกระทบต่อการประเมินผลงานและการพิจารณาเลื่อนตำแหน่ง แต่ถ้าหากมีการกระทำผิดซ้ำในช่วงที่ใบเตือนยังคงมีผลอยู่ เช่น ในกรณีที่ลูกจ้างทำความผิดเดียวกันซ้ำ ๆ 3 ครั้งภายในระยะเวลา 1 ปี นับตั้งแต่การทำความผิดครั้งแรก นายจ้างมีสิทธิ์เลิกจ้างโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย

สามารถฟ้องร้องได้ไหม ถ้าเหตุผลในใบเตือนไม่สมเหตุสมผล และถูกเชิญให้ออก

คุณสามารถทำการการฟ้องร้องนายจ้างได้ ในกรณีที่เหตุผลในใบเตือนนั้นไม่สมเหตุสมผล และถูกเชิญให้ออกอย่างไม่เป็นธรรม โดยแนะนำให้ทำการรวบรวมหลักฐานและข้อมูลให้ได้มากที่สุด แล้วปรึกษากรมแรงงาน หรือทนายความที่มีความเชี่ยวชาญด้านกฎหมายแรงงานโดยเฉพาะ เพื่อขอคำแนะนำและประเมินกรณีของคุณว่ามีโอกาสฟ้องร้องชนะได้มากน้อยแค่ไหน จากนั้นดำเนินการยื่นคำร้องต่อกรมแรงงาน เพื่อปกป้องสิทธิ์ตามกฎหมายและปกป้องตัวคุณเองจากการปฏิบัติที่ไม่เป็นธรรมจากนายจ้าง

หากถูกไล่ออกเพราะใบเตือนจากบริษัท จะได้รับเงินชดเชยไหม?

ในกรณีที่นายจ้างหรือฝ่ายบุคคลทำการออกใบเตือนแล้ว แต่ภายในระยะเวลา 1 ปีพนักงานคนนั้น ๆ ยังมีการกระทำผิดซ้ำในเรื่องเดียวกันอยู่อีก นายจ้างสามารถทำการเลิกจ้างได้โดยที่ไม่ต้องจ่ายเงินชดเชย แต่ถ้าหากการออกใบเตือนยังไม่ครบตามที่ระบุเอาไว้ในข้อบังคับการทำงาน นายจ้างจะต้องทำการจ่ายค่าชดเชยตาม พรบ. คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 118 โดยจะได้รับค่าชดเชยขึ้นอยู่กับระยะเวลาในการทำงาน เว้นแต่เป็นกรณีที่ร้ายแรง นายจ้างไม่จำเป็นต้องตักเตือน แต่สามารถเลิกจ้างได้ทันทีโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย

แม้จะถูกไล่ออกเพราะใบเตือน เงินเดือนจะยังได้รับอยู่ไหม?

หากถูกเลิกจ้างเนื่องจากใบเตือน ผู้ถูกเลิกจ้างยังคงมีสิทธิที่จะได้รับเงินเดือนที่ค้างจ่ายจนถึงวันสุดท้ายของการทำงาน แต่ทั้งนี้หากถูกเลิกจ้างโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร ก็มีสิทธิ์ที่จะได้รับค่าชดเชยตามที่กฎหมายแรงงานกำหนด โดยแนะนำให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายแรงงานเพื่อให้คำแนะนำ และดำเนินการเรียกร้องสิทธิที่ควรได้รับตามกฎหมายแรงงานกับกรมแรงงานได้ค่ะ

หากองค์กรอยากลดปัญหาในการให้ใบเตือนกับ พนักงาน

แน่นอนว่าใบเตือนนั้นเป็นสิ่งที่องค์กรก็ไม่อยากออกและพนักงานก็ไม่อยากได้ ซึ่งถ้าหากองค์กรอยากลดปัญหาในการให้ใบเตือนกับพนักงาน สามารถใช้ บริการ HR Outsourcing ให้ RLC ช่วยเข้าไปแก้ไข จัดทำ Handbook(คู่มือพนักงาน) ใหม่ และเป็นคนกลาง ในการสื่อสารให้พนักงานเข้าใจถึงหน้าที่และความรับผิดชอบของตนเองอย่างชัดเจน รวมไปถึงให้พนักงานได้ทราบถึงมาตรฐานการทำงานที่องค์กรคาดหวัง มีการจัดประชุม สัมมนา รวมไปถึงการจัดฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง เพื่อพัฒนาคุณภาพของพนักงานและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในองค์กร

นอกจากนี้การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี เช่น การส่งเสริมความเท่าเทียมกัน ความเคารพซึ่งกันและกัน การมีระบบให้รางวัลหรือชมเชยเพื่อสร้างแรงจูงใจ ตลอดจนการจัดการข้อขัดแย้งได้อย่างมีประสิทธิภาพ และทำการตรวจสอบปรับปรุงนโยบายรวมไปถึงกฎระเบียบของบริษัท ก็จะสามารถช่วยลดปัญหาในการให้ใบเตือนกับพนักงาน ช่วยสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีให้กับองค์กร เพื่อการทำงานที่เป็นมิตรและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

สรุป

ดังนั้นการให้ใบเตือนกับพนักงาน ถือเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีให้กับองค์กร และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดียิ่งขึ้น แน่นอนว่าทางองค์กรก็คงไม่อยากออกไปเตือนกันบ่อยมากนัก และพนักงานก็คงไม่อยากได้ใบเตือนกันสักเท่าไหร่ ดังนั้นพนักงานจึงควรรับผิดชอบและทำงานของตนเองให้ดี พร้อมกับปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับขององค์กรอย่างเคร่งครัด เพียงเท่านี้ก็ไม่ต้องปวดหัววุ่นวายและกังวลใจกับใบเตือนกันแล้วค่ะ