สำหรับการบริหารองค์กรแล้ว ไม่ว่าจะผ่านไปนานแค่ไหน เรื่องของการจัดการเงินเดือนและค่าตอบแทนต่าง ๆ ก็ยังคงเป็นเรื่องที่ HR ต้องให้ความสำคัญ เพราะนอกจากจะเป็นการสร้างขวัญและกำลังใจให้กับคนในองค์กรแล้ว การจัดการเงินเดือนที่เป็นระบบ ได้มาตรฐาน ยังสะท้อนถึงคุณภาพในการบริหารจัดการองค์กรอีกด้วย
แต่ในการทำเงินเดือน เป็นส่วนงานที่มีความสำคัญ และจำเป็นต้องทำ ผิดพลาดไม่ได้ อีกทั้งยังใช้เวลาค่อนข้างมาก ซึ่งในความเป็นจริง HR หรือ ผู้ประกอบการ สามารถนำเวลาในส่วนที่ต้องเสียไปกับการทำเงินเดือน มาวางแผนในการทำงานอื่นๆ หรือโฟกัสงาน ที่ก่อให้เกิด Value ให้กับบริษัทได้มากกว่า เช่น HR สามารถใช้เวลาในการ Focus พัฒนาบุคลากรในองค์กร หรือ ผู้ประกอบการ เจ้าของกิจการ อาจจะต้องการ Focus ในเรื่องของยอดขายหรือแผนการตลาด มากกว่าต้องมาเสียเวลาในการจัดทำเงินเดือน
ด้วยเหตุนี้ในปัจจุบันหลายๆ องค์กร ไม่ว่าจะเป็นหน่วนงานภาครัฐ หรือเอกชนจึงเลือกใช้บริการที่ช่วยซัพพอร์ตการจัดการเงินเดือน ที่เรียกว่า Payroll Outsourcing และให้บุคลากรภายใน สามาถใช้เวลาในการ Focus งานอื่น ๆ ที่ก่อให้เกิดประโยชน์กับองค์กรได้มากกว่า
ทำไมบริษัทต่างๆ ถึงพิจารณาใช้บริการ Payroll Outsourcing
การจัดการเงินเดือนนั้น เป็นเรื่องสำคัญจำเป็นและมีความยุ่งยากซับซ้อนอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นการคิดคำนวณเงินเดือน รายได้ รายการที่หัก ตลอดจนการคิด ภาษีหัก ณ ที่จ่าย, ประกันสังคม กองทุนและอื่น ๆ เพราะมีส่วนที่เกี่ยวข้องมากมาย ทั้งเรื่องกฎหมายแรงงาน ข้อกำหนดเกี่ยวกับสิทธิสวัสดิการ การดำเนินการต้องใช้ทั้งเวลา บุคลากร และ ระบบต่างๆ ในการสนับสนุน อีกทั้งยังระบบมีความซับซ้อน ก็ย่อมมีโอกาสในการผิดพลาดสูง ซึ่งแน่นอนว่าจะส่งผลกระทบต่อความเชื่อมั่นในตัวองค์กร
ปัจจุบัน หลายองค์กรหรือบริษัท จึงมีแนวโน้มหันมาเลือกใช้บริการ Payroll Outsourcing ในการช่วยจัดการเรื่องเงินเดือนตั้งแต่การเก็บข้อมูลการลงเวลางาน ไปจนถึงการทำจ่ายเงินเดือน ให้กับบุคลากร โดยมีวัตถุประสงค์สำคัญเพื่อบริหารจัดการด้านการจัดการเงินเดือนอย่างมีประสิทธิภาพ ลดภาระงานของ HR หรือฝ่ายบุคคล เพื่อให้ฝ่ายบุคคลได้มีเวลาในการดำเนินการในสิ่งที่สำคัญกว่า
ความหมายและประโยชน์ของ Payroll Outsourcing
Payroll Outsourcing คืออะไร Payroll Outsourcing Services หรือ บริการจัดทำเงินเดือนแบบครบวงจร เป็นบริการจากบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญในการจัดทำเงินเดือนโดยเฉพาะ ที่จะออกแบบระบบในการบริหารจัดการเงินเดือน ให้กับบริษัทหรือองค์กรของที่ต้องการใช้บริการ โดยนิยมใช้แอพลิเคชั่นต่างๆ รวมถึง AI ที่ผ่านการเรียนรู้ทักษะการทำเงินเดือนและกฎหมายแรงงานไทย เข้ามาช่วยในการดำเนินการให้การจัดทำเงินเดือนเป็นไปด้วยความเรียบร้อย มีประสิทธิภาพ และแม่นยำ
บริการ Payroll Outsourcing จะครอบคลุมกระบวนการคำนวณเงินเดือน การจัดการด้านเอกสารขาด/ลา/มาสาย ทำงานล่วงเวลา (OT) หรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่ส่งผลต่อการคำนวณเงินเดือน ตลอดจนการให้บริการในการประสานงานกับธนาคาร การคำนวณและจ่ายภาษี ประกันสังคม และ /หรือ กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เรียกได้ว่า อะไรที่เกี่ยวข้องหรือส่งผลกับการคำนวณและจ่างเงินเดือน บริการ Payroll Outsourcing Services จะดำเนินการให้ทั้งหมด
โดยบริษัทที่ให้บริการ Payroll Outsourcing จะศึกษา วิเคราะห์ และวางแผนงานบริการจัดทำเงินเดือนให้สอดคล้องกับเงื่อนไขการจ่ายเงินเดือน/ค่าตอบแทน ขององค์กรที่เป็นลูกค้า
Payroll Outsourcing มีประโยชน์อย่างไร?
ประหยัดเวลา และลดต้นทุน
การจัดการด้านเงินเดือน จำเป็นต้องใช้ทั้งกำลังคนและใช้เวลาในการดำเนินการ องค์กรจึงจำเป็นต้องลงทุนในการจ้างบุคลลากรด้าน HR มาดำเนินการ และอาจจะต้องซื้อระบบหรือโปรแกรมสำเร็จรูปต่าง ๆ มาใช้ในการจัดการด้านเงินเดือน ซึ่งเป็นการลงทุนที่ค่อนข้างสูง เพราะการจ้างคน 1 คน มาเพื่อทำงานนั้น มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นมากมาย การใช้บริการ Payroll Outsourcing จึงช่วยให้องค์กรลดต้นทุนได้ดี
มีความแม่นยำ ลดความเสี่ยงในการผิดพลาด
การจัดทำเงินเดือนมีข้อมูลดิบ (Raw Data) จำนวนมาก ดังนั้นโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดตั้งแต่การบันทึกเวลางาน หรือความล่าช้าในการคำนวณจึงมีสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากระบบที่ใช้คือการคำนวณเงินเดือนด้วยมือ (Manual) ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นก็อาจจะมาจาก Human Error หรือความผิดพลาดของมนุษย์ได้ แต่หากเราใช้บริการ Payroll Outsourcing ซึ่งเป็นบริการจากบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญ มีรูปแบบระบบและมาตรฐานการจัดการอยู่แล้ว จะทำให้การคำนวณเงินเดือนมีความแม่นยำ รวดเร็วทันเวลา เพราะ Payroll Outsourcing จะถูกออกแบบระบบอย่างดีเพื่อรองรับการทำงานให้กับองค์กร โดยใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีที่ทันสมัย
HR มีเวลาในการคิดงานเพื่อพัฒนาศักยภาพบุคลากรในด้านอื่น ๆ
หากเราใช้บริการ Payroll Outsourcing ก็เปรียบเสมือนการจัดหาผู้ช่วยมืออาชีพมาช่วยงาน HR ลดงานซ้ำซ้อนที่กินเวลา ลดโอกาสเกิดปัญหาหรือข้อผิดพลาด ในด้านนี้ HR จะทำหน้าที่ในการดูแลระบบหลังบ้าน โดยใช้เวลาในการทำงานน้อยลง ได้ผลงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทำให้มีเวลาในการคิดงานเพื่อการพัฒนาศักยภาพบุคลากรมากกว่าเดิม
ควรพิจารณาปัจจัยอะไรบ้างก่อนเลือกใช้บริการ Payroll Outsourcing?
การประเมินความต้องการขององค์กร
สำคัญอย่างมาในการใช้บริการ Payroll Outsourcing โดยควรประเมินถึงความจำเป็นในการใช้ ความคุ้มทุน และพิจารณาว่าบริการที่เลือกครอบคลุมภารกิจใดบ้าง เช่น การจัดทำเงินเดือน การบันทึกลงเวลา การดำเนินการเกี่ยวกับภาษี ประกันสังคม เพื่อเป็นฐานข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์ และออกแบบการให้บริการ Payroll Outsourcing ที่เหมาะกับองค์กร
ขนาดขององค์กรและจำนวนพนักงาน
เป็นข้อมูลสำคัญในการพิจารณาเลือกใช้ Payroll Outsourcing ที่เหมาะสม ทั้งนี้ หลายท่านเข้าใจว่าหากองค์กรมีขนาดเล็ก มีจำนวนพนักงานน้อย การใช้ Payroll Outsourcing อาจจะเป็นเรื่องสิ้นเปลือง ซึ่งไม่เป็นความจริงเลย เพราะการต้องจ้างบุคลากร 1 คน มาดำเนินการเกี่ยวกับเงินเดือนของบุคลากร อาจจะใช้ค่าใช้จ่ายมากกว่าการใช้บริการ Payroll Outsourcing ซึ่งปัจจุบัน มีให้เลือกมากมาย และมีราคาตั้งแต่หลักพันเป็นต้นไป
งบประมาณสำหรับการจัดการเงินเดือน
ปัจจุบันการให้บริการ Payroll Outsourcing มีมากมายหลายบริษัท ดังนั้น เราสามารถเลือกใช้บริการที่ครอบคลุมการจัดการเงินเดือนที่องค์กรต้องการมากที่สุด ภายใต้งบประมาณที่กำหนดไว้
เลือกผู้ให้บริการ Payroll Outsourcing ต้องมีคุณสมบัติอย่างไรบ้าง?
สิ่งที่ควรมองหาในผู้ให้บริการรับทำเงินเดือน
เลือกบริษัทที่น่าเชื่อถือ มีประสบการณ์สูงในด้านการให้บริการลูกค้าหลากหลายรูปแบบ มีมาตรฐานด้านการดำเนินงาน เช่น มีรูปแบบการรายงานที่เป็นมาตรฐาน และมีโปรแกรมหรือเทคโนโลยีที่ทันสมัย มีประสิทธิภาพ แม่นยำและรวดเร็ว มีความรู้ด้านกฎหมายเกี่ยวข้อง มีทีมงานคอย Support สามารถติดต่อพูดคุยได้ง่ายไม่ยุ่งยาก และมีจรรยาบรรณในการทำงาน มีมาตรฐานในการจัดเก็บข้อมูล มีการวิเคราะห์ ออกแบบระบบ บริการ ที่สอดคล้อง และยืดหยุ่นกับความต้องการขององค์กร และราคาสมเหตุสมผล
การเปรียบเทียบผู้ให้บริการต่าง ๆ
เมื่อได้คุณสมบัติที่ต้องการแล้ว ลองพิจารณาข้อเสนอจากผู้ให้บริการ Payroll Outsourcing ซึ่งในปัจจุบันมีหลากหลายบริษัท โดยในการเปรียบเทียบนั้น นอกเหนือจากราคาค่าใช้จ่ายในการให้บริการแล้ว ควรพิจารณาถึงความน่าเชื่อถือ บริการหลังบ้าน ทีมงาน Supportของบริษัทผู้ให้บริการ โปรแกรมหรือเทคโนโลยีที่ใช้ และที่สำคัญที่สุดควรเปรียบเทียบว่า ระบบในการจัดการด้านเงินเดือนตามข้อเสนอนั้น ครอบคลุมภารกิจที่เราต้องการหรือไม่ เช่น ครอบคลุมงานด้านการลงเวลา การยื่นเอกสารต่างๆ การจัดการภาษี หรือไม่ มีระบบในการจัดทำรายงานที่ได้มาตรฐานหรือไม่
คำถามที่ควรถามผู้ให้บริการก่อนตัดสินใจ
คำถามสำคัญที่ควรถามผู้ให้บริการ Payroll Outsourcing คือการตรวจสอบว่าบริการของบริษัทนั้นๆ สามารถตอบสนองความต้องการในด้านการบริหารจัดการเงินเดือนที่ครอบคลุมต่อความต้องการของเรา หรือไม่ มีระบบหลังบ้านอะไรบ้างที่เราต้องดูแล รวมทั้งระบบในการกำกับความปลอดภัยของข้อมูลอีกด้วย
ขั้นตอนการเปลี่ยนมาใช้บริการ Payroll Outsourcing มีอะไรบ้าง?
การเตรียมการขององค์กรก่อนเปลี่ยนผู้ให้บริการ
เมื่อตัดสินใจว่าจะเปลี่ยนแปลงระบบในการจัดการเงินเดือน จากรูปแบบ in house มาใช้บริการ Payroll Outsourcing องค์กรต้องมีการเตรียมการที่สำคัญ ทั้งในส่วนของการเตรียมข้อมูลกระบวนการในการทำเงินเดือนแบบเดิม เพื่อเป็นข้อมูลในการวิเคราะห์และออกแบบระบบในการจัดการเงินเดือนที่เหมาะสม
กระบวนการในการเตรียมข้อมูลพื้นฐานของบุคลากร เช่น จำนวนและประเภทของบุคลากร อัตราเงิน รายได้ รายการหัก ภาษี การลงเวลา การลา การขาด ที่ส่งผลหรือเชื่อมโยงกับการจัดการเงินเดือน ข้อมูลเหล่านี้ แม้ว่าจะเปลี่ยนมาใช้ Payroll Outsourcing ก็ยังคงต้องมีฐานข้อมูลเดิมเพื่อนำเข้าระบบ
กระบวนการโอนข้อมูลจากฐานข้อมูลเดิม
เมื่อตัดสินใจใช้บริการ Payroll Outsourcing ส่วนสำคัญที่ต้องเตรียมการและศึกษาคือการถ่ายโอนข้อมูลจากฐานข้อมูลเดิม โดยต้องตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้อง ศึกษาระบบในการเก็บความลับของข้อมูลจากระบบให้ดี และถึงแม้ว่าจะใช้ Payroll Outsourcing มาเป็นผู้ช่วยสำคัญในการจัดการเงินเดือนแล้ว HR ก็ยังคงมีบทบาทสำคัญในการกำกับดูแลระบบหลังบ้าน โดยเฉพาะการตรวจสอบและประเมินผลหลังการเปลี่ยนแปลง
การจัดการและการประเมินผลบริการ Payroll Outsourcing อย่างไรได้บ้าง?
เมื่อตัดสินใจเลือกใช้บริการ Payroll Outsourcing จากบริษัทใดแล้ว สิ่งที่ HR ควรให้ความสำคัญเพื่อผลประโยชน์สูงสุขขององค์กร คือการติดตามและการรายงานผลการจัดการเงินเดือน ทั้งนี้ บริการจัดการด้านเงินเดือนนั้น มักจะพ่วงมาพร้อมบริการในการจัดทำรายงานผลการจัดการเงินเดือน (Payroll Report) เราจึงควรต้องติดตามและตรวจสอบว่า รายงานมีความสมบูรณ์ได้มาตรฐานตามที่องค์กรต้องการหรือไม่ การให้บริการครอบคลุมตามข้อตกลงที่ทำสัญญากันหรือไม่ รวมทั้ง ควรมีการประเมินคุณภาพบริการและความพึงพอใจ จากผู้บริหาร และบุคลากรผู้ใช้ระบบ
คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
Q : บริษัทขนาดเล็ก จำนวนคนไม่มาก คุ้มหรือเปล่าที่จะใช้ Payroll Outsourcing
A : Payroll Outsourcing มีตัวเลือกที่หลากหลาย หากพิจารณาเลือกได้เหมาะสมกับงบประมาณและความต้องการของบริษัท จะมีความคุ้มค่าอย่างแน่นอน
Q : payroll outsourcing เหมาะกับองค์กรแบบไหน
A : Payroll Outsourcing เป็นบริการในการจัดการด้านเงินเดือน จึงเหมาะกับองค์กรทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น บริษัท ห้างร้าน หรือหน่วยงานต่างๆ สามารถใช้งานได้
บริษัท Payroll Outsourcing ที่ดี ต้องมีความยืดหยุ่น สามารถปรับแต่งบริการ ให้รองรับความต้องการของลูกค้าได้
Q : ถ้าเลือกใช้ Payroll Outsourcing แล้ว ยังจำเป็นต้องมี HR ที่ดูแลหรือไม่
A: บริการ Payroll Outsourcing ยังคงจำเป็นต้องมี HR ในการดูแลคอยประสานงานและตรวจสอบความถูกต้อง
สรุป
และทั้งหมดนั้นคือ ข้อมูลสำคัญที่ HR และผู้บริหารองค์กรควรรู้ก่อนการตัดสินใจใช้บริการ Payroll Outsourcing ซึ่งปัจจุบันมีบริษัทมากมายที่นำเสนอบริการรับทำเงินเดือน ซึ่งมีเงื่อนไขในการบริการที่แตกต่างกัน นอกเหนือจากการให้บริการแล้ว สิ่งสำคัญ คือการตรวจสอบความน่าเชื่อถือ บริการหลังการขาย ทีมงาน support ของบริษัทผู้ให้บริการนั่นเอง
ดังนั้นหากคุณกำลังมองหาบริษัท Payroll Outsourcing ที่มีความน่าเชื่อถือ RLC ของเราจึงเป็นตัวเลือกที่ตอบโจทย์ได้อย่างตรงจุด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องความน่าเชื่อถือ, ความเชี่ยวชาญในการทำงาน ความยืดหยุ่นในการให้บริการ รวมถึงมีทีมงานซัพพอร์ตช่วยเหลือในส่วนของงานและการตอบคำถามต่างๆ ที่จะช่วยให้งาน Payroll ของคุณไม่ยุ่งยากอีกต่อไป
