HR หรือ ผู้ประกอบการ ต้องรู้อะไร ก่อนติดสินใจใช้บริการ Payroll Outsourcing ?

สำหรับการบริหารองค์กรแล้ว ไม่ว่าจะผ่านไปกี่ยุคกี่สมัย เรื่องของการจัดการเงินเดือนและค่าตอบแทนต่างๆ ก็ยังคงเป็นเรื่องที่ HR ต้องให้ความสำคัญอย่างมาก เพราะนอกจากจะเป็นการสร้างขวัญและกำลังใจให้กับคนในองค์กรแล้ว การจัดการเงินเดือนที่เป็นระบบ ได้มาตฐาน ยังสะท้อนถึงคุณภาพในการบริหารจัดการองค์กรอีกด้วย

แต่ในการทำเงินเดือน เป็นส่วนงานที่มีความสำคัญ และจำเป็นต้องทำ ผิดพลาดไม่ได้ อีกทั้งยังใช้เวลาค่อนข้างมาก ซึ่งในความเป็นจริง HR หรือ ผู้ประกอบการ สามารถนำเวลาในส่วนที่ต้องเสียไปกับการทำเงินเดือน มาวางแผนในการทำงานอื่นๆ หรือโฟกัสงาน ที่ก่อให้เกิด Value ให้กับบริษัทได้มากกว่า เช่น HR สามารถใช้เวลาในการ Focus พัฒนาบุคลากรในองค์กร หรือ ผู้ประกอบการ เจ้าของกิจการ อาจจะต้องการ Focus ในเรื่องของยอดขายหรือแผนการตลาด มากกว่าต้องมาเสียเวลาในการจัดทำเงินเดือน

ด้วยเหตุนี้ในปัจจุบันหลายๆ องค์กร ไม่ว่าจะเป็นหน่วนงานภาครัฐ หรือเอกชนจึงเลือกใช้บริการที่ช่วยซัพพอร์ตการจัดการเงินเดือน ที่เรียกว่า Payroll Outsourcing และให้บุคลากรภายใน สามาถใช้เวลาในการ Focus งานอื่นๆ ที่ก่อให้เกิดประโยชน์กับองค์กรได้มากกว่า

ทำไมบริษัทต่างๆ ถึงพิจารณาใช้บริการ Payroll Outsourcing

การจัดการเงินเดือนนั้น เป็นเรื่องสำคัญจำเป็นและมีความยุ่งยากซับซ้อนอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นการคิดคำนวณเงินเดือน รายได้ รายการที่หัก ตลอดจนการคิด ค่าประกันสังคมต่างๆ  เพราะมีส่วนที่เกี่ยวข้องมากมาย ทั้งเรื่องกฎหมายแรงงาน ข้อกำหนดเกี่ยวกับสิทธิสวัสดิการต่างๆ  การดำเนินการต้องใช้ทั้งเวลา บุคลากร และ ระบบต่างๆในการสนับสนุน อีกทั้งยังมีโอกาสในการผิดพลาดยังมีสูง ซึ่งแน่นอนว่าจะส่งผลกระทบต่อความเชื่อมั่นในองค์กร

ดังนั้น องค์กรหรือบริษัทสมัยใหม่ จึงเลือกใช้บริการ Payroll Outsourcing ในการช่วยจัดการเรื่องเงินเดือนให้กับบุคลากร โดยมีวัตถุประสงค์สำคัญเพื่อบริหารจัดการด้านการจัดการเงินเดือนอย่างมีประสิทธิภาพ ลดภาระงานของ HR หรือฝ่ายบุคคล เพื่อให้ฝ่ายบุคคลได้มีเวลาในการดำเนินการในสิ่งที่สำคัญกว่า

บทความที่เกี่ยวข้อง: 4 ข้อควรรู้ก่อนยื่นภาษี สำหรับมือใหม่

ความหมายและประโยชน์ของ Payroll Outsourcing

Payroll Outsourcing คืออะไร Payroll Outsourcing Services หรือ บริการจัดทำเงินเดือนแบบครบวงจร เป็นบริการจากบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญในการจัดทำเงินเดือนโดยเฉพาะ ที่จะออกแบบระบบในการบริหารจัดการเงินเดือน ให้กับบริษัทหรือองค์กรของที่ต้องการใช้บริการ โดยนิยมใช้แอพลิเคชั่นต่างๆ รวมถึง AI เข้ามาช่วยในการดำเนินการให้การจัดทำเงินเดือนเป็นไปด้วยความเรียบร้อย มีประสิทธิภาพ และแม่นยำ

บริการ Payroll Outsourcing จะครอบคลุมกระบวนการคำนวณเงินเดือน การจัดการด้านเอกสารวันลา มาสาย ทำงานล่วงเวลา หรือกิจกรรมต่างๆ ที่ส่งผลต่อการคำนวณเงินเดือน ตลอดจนการให้บริการในการประสานงานกับธนาคาร การคำนวณและจ่ายภาษี ประกันสังคม และ /หรือ กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เรียกได้ว่า อะไรที่เกี่ยวข้องหรือส่งผลกับการคำนวณและจ่างเงินเดือน บริการ Payroll Outsourcing Services  จะดำเนินการให้ทั้งหมด

โดยบริษัทที่ให้บริการ Payroll Outsourcing จะศึกษา วิเคราะห์ และวางแผนงานบริการจัดทำเงินเดือนตามเงื่อนไขขององค์กรที่เป็นลูกค้า

บทความที่เกี่ยวข้อง: AI กับงาน HR แชร์ 5 เคล็ดลับลดภาระงาน HR ด้วย AI

Payroll Outsourcing มีประโยชน์อย่างไร

ประหยัดเวลา และลดต้นทุน

การจัดการด้านเงินเดือน จำเป็นต้องใช้ทั้งกำลังคนและใช้เวลาในการดำเนินการ องค์กรจึงจำเป็นต้องลงทุนในการจ้างบุคลลากรด้าน HR มาดำเนินการ และอาจจะต้องซื้อระบบหรือโปรแกรมสำเร็จรูปต่างๆ มาใช้ในการจัดการด้านเงินเดือน ซึ่งเป็นการลงทุนที่ค่อนข้างสูง เพราะการจ้างคน 1 คน มาเพื่อทำงานนั้น มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นมากมาย การใช้บริการ Payroll Outsourcing จึงช่วยให้องค์กรลดต้นทุนได้ดี

มีความแม่นยำ ลดความเสี่ยงในการผิดพลาด

การจัดทำเงินเดือนมีข้อมูลหรือ DATA จำนวนมาก ดังนั้นโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาด หรือความล่าช้าจึงมีสูง แต่หากเราใช้บริการ Payroll Outsourcing ซึ่งเป็นบริการจากบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญ อย่าง จะทำให้งานมีความแม่นยำ รวดเร็วทันเวลา เพราะ Payroll Outsourcing จะถูกออกแบบระบบอย่างดีเพื่อรองรับการทำงานให้กับองค์กร โดยใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีที่ทันสมัย

HR มีเวลาในการคิดงานเพื่อพัฒนาศักยภาพบุคลากรในด้านอื่นๆ

หากเราใช้บริการ Payroll Outsourcing ก็เปรียบเสมือนการจัดหาผู้ช่วยมืออาชีพมาช่วยงาน HR ในด้านนี้ HR จะทำหน้าที่ในการดูแลระบบหลังบ้าน โดยใช้เวลาในการทำงานน้อยลง ได้ผลงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทำให้มีเวลาในการคิดงานเพื่อการพัฒนาศักยภาพบุคลากรมากกว่าเดิม

ปัจจัยที่ควรพิจารณาก่อนเลือกใช้บริการ Payroll Outsourcing

• การประเมินความต้องการขององค์กร

  สำคัญอย่างมาในการใช้บริการ Payroll Outsourcing โดยควรประเมินถึงความจำเป็นในการใช้ ความคุ้มทุน และพิจารณาว่าบริการที่เลือกครอบคลุมภารกิจใดบ้าง เช่น การจัดทำเงินเดือน การบันทึกลงเวลา การดำเนินการเกี่ยวกับภาษี ประกันสังคม เพื่อเป็นฐานข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์ และออกแบบการให้บริการ  Payroll Outsourcing ที่เหมาะกับองค์กร

• ขนาดขององค์กรและจำนวนพนักงาน

  เป็นข้อมูลสำคัญในการพิจารณาเลือกใช้ Payroll Outsourcing ที่เหมาะสม ทั้งนี้ หลายท่านเข้าใจว่าหากองค์กรมีขนาดเล็ก มีจำนวนพนักงานน้อย การใช้ Payroll Outsourcing อาจจะเป็นเรื่องสิ้นเปลือง ซึ่งไม่เป็นความจริงเลย เพราะการต้องจ้างบุคลากร 1 คน มาดำเนินการเกี่ยวกับเงินเดือนของบุคลากร อาจจะใช้ค่าใช้จ่ายมากกว่าการใช้บริการ Payroll Outsourcing ซึ่งปัจจุบัน มีให้เลือกมากมาย และมีราคาตั้งแต่หลักพันเป็นต้นไป

• งบประมาณสำหรับการจัดการเงินเดือน

  ปัจจุบันการให้บริการ Payroll Outsourcing มีมากมายหลายบริษัท ดังนั้น เราสามารถเลือกใช้บริการที่ครอบคลุมการจัดการเงินเดือนที่องค์กรต้องการมากที่สุด ภายใต้งบประมาณที่กำหนดไว้

การเลือกผู้ให้บริการ Payroll Outsourcing

• คุณสมบัติที่ควรมองหาในผู้ให้บริการ

เลือกบริษัทที่น่าเชื่อถือ ก่อตั้งมานาน  มีประสบการณ์สูงในด้านการให้บริการ  มีมาตรฐานด้านการดำเนินงาน เช่น มีรูปแบบการรายงานที่เป็นมาตรฐาน และมีโปรแกรมหรือเทคโนโลยีที่ทันสมัย มีประสิทธิภาพ แม่นยำและรวดเร็ว  มีความรู้ด้านกฎหมายเกี่ยวข้อง มีทีมงานคอย Support สามารถติดต่อพูดคุยได้ง่ายไม่ยุ่งยาก และมีจรรยาบรรณในการทำงาน มีมาตรฐานในการจัดเก็บข้อมูล  มีการวิเคราะห์ ออกแบบระบบ บริการ ที่สอดคล้อง และยืดหยุ่นกับความต้องการขององค์กร และราคาสมเหตุสมผล

• การเปรียบเทียบผู้ให้บริการต่างๆ

เมื่อได้คุณสมบัติที่ต้องการแล้ว ลองพิจารณาข้อเสนอจากผู้ให้บริการ Payroll Outsourcing ซึ่งในปัจจุบันมีหลากหลายบริษัท โดยในการเปรียบเทียบนั้น นอกเหนือจากราคาค่าใช้จ่ายในการให้บริการแล้ว ควรพิจารณาถึงความน่าเชื่อถือ บริการหลังบ้าน ทีมงาน Supportของบริษัทผู้ให้บริการ  โปรแกรมหรือเทคโนโลยีที่ใช้ และที่สำคัญที่สุดควรเปรียบเทียบว่า ระบบในการจัดการด้านเงินเดือนตามข้อเสนอนั้น ครอบคลุมภารกิจที่เราต้องการหรือไม่ เช่น ครอบคลุมงานด้านการลงเวลา การยื่นเอกสารต่างๆ การจัดการภาษี หรือไม่ มีระบบในการจัดทำรายงานที่ได้มาตรฐานหรือไม่

• คำถามที่ควรถามผู้ให้บริการก่อนตัดสินใจ

คำถามสำคัญที่ควรถามผู้ให้บริการ  Payroll Outsourcing คือการตรวจสอบว่าบริการของบริษัทนั้นๆ สามารถตอบสนองความต้องการในด้านการบริหารจัดการเงินเดือนที่ครอบคลุมต่อความต้องการของเรา หรือไม่ มีระบบหลังบ้านอะไรบ้างที่เราต้องดูแล รวมทั้งระบบในการกำกับความปลอดภัยของข้อมูลอีกด้วย

ขั้นตอนการเปลี่ยนมาใช้บริการ Payroll Outsourcing

• การเตรียมการขององค์กรก่อนเปลี่ยนผู้ให้บริการ

เมื่อตัดสินใจว่าจะเปลี่ยนแปลงระบบในการจัดการเงินเดือน จากรูปแบบ in house มาใช้บริการ Payroll Outsourcing องค์กรต้องมีการเตรียมการที่สำคัญ ทั้งในส่วนของการเตรียมข้อมูลกระบวนการในการทำเงินเดือนแบบเดิม เพื่อเป็นข้อมูลในการวิเคราะห์และออกแบบระบบในการจัดการเงินเดือนที่เหมาะสม

กระบวนการในการเตรียมข้อมูลพื้นฐานของบุคลากร เช่น จำนวนและประเภทของบุคลากร อัตราเงิน รายได้ รายการหัก ภาษี การลงเวลา การลา การขาด ที่ส่งผลหรือเชื่อมโยงกับการจัดการเงินเดือน ข้อมูลเหล่านี้ แม้ว่าจะเปลี่ยนมาใช้ Payroll Outsourcing ก็ยังคงต้องมีฐานข้อมูลเดิมเพื่อนำเข้าระบบ

• กระบวนการโอนข้อมูลจากฐานข้อมูลเดิม

เมื่อตัดสินใจใช้บริการ Payroll Outsourcing ส่วนสำคัญที่ต้องเตรียมการและศึกษาคือการถ่ายโอนข้อมูลจากฐานข้อมูลเดิม โดยต้องตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้อง ศึกษาระบบในการเก็บความลับของข้อมูลจากระบบให้ดี และถึงแม้ว่าจะใช้ Payroll Outsourcing มาเป็นผู้ช่วยสำคัญในการจัดการเงินเดือนแล้ว HR ก็ยังคงมีบทบาทสำคัญในการกำกับดูแลระบบหลังบ้าน โดยเฉพาะการตรวจสอบและประเมินผลหลังการเปลี่ยนแปลง

การจัดการและการประเมินผลบริการ Payroll Outsourcing

เมื่อตัดสินใจเลือกใช้บริการ Payroll Outsourcing จากบริษัทใดแล้ว สิ่งที่ HR ควรให้ความสำคัญเพื่อผลประโยชน์สูงสุขขององค์กร คือการติดตามและการรายงานผลการจัดการเงินเดือน ทั้งนี้ บริการจัดการด้านเงินเดือนนั้น มักจะพ่วงมาพร้อมบริการในการจัดทำรายงานผลการจัดการเงินเดือน (Payroll Report) เราจึงควรต้องติดตามและตรวจสอบว่า รายงานมีความสมบูรณ์ได้มาตรฐานตามที่องค์กรต้องการหรือไม่ การให้บริการครอบคลุมตามข้อตกลงที่ทำสัญญากันหรือเปล่า รวมทั้ง ควรมีการประเมินคุณภาพบริการและความพึงพอใจ จากผู้บริหาร และบุคลากรผู้ใช้ระบบ

คำถามที่พบบ่อย (FAQs)

Q : บริษัทขนาดเล็ก จำนวนคนไม่มาก คุ้มหรือเปล่าที่จะใช้ Payroll Outsourcing

A : Payroll Outsourcing มีตัวเลือกที่หลากหลาย หากพิจารณาเลือกได้เหมาะสมกับงบประมาณและความต้องการของบริษัท จะมีความคุ้มค่าอย่างแน่นอน

Q : payroll outsourcing เหมาะกับองค์กรแบบไหน

A : Payroll Outsourcing เป็นบริการในการจัดการด้านเงินเดือน จึงเหมาะกับองค์กรทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น บริษัท ห้างร้าน หรือหน่วยงานต่างๆ สามารถใช้งานได้

บริษัท Payroll Outsourcing ที่ดี ต้องมีความยืดหยุ่น สามารถปรับแต่งบริการ ให้รองรับความต้องการของลูกค้าได้

Q : ถ้าเลือกใช้ Payroll Outsourcing แล้ว ยังจำเป็นต้องมี HR ที่ดูแลหรือไม่

A:  บริการ Payroll Outsourcing ยังคงจำเป็นต้องมี HR ในการดูแลคอยประสานงานและตรวจสอบความถูกต้อง

สรุป

และทั้งหมดนั้นคือ ข้อมูลสำคัญที่ HR และผู้บริหารองค์กรควรรู้ก่อนการตัดสินใจใช้บริการ  Payroll Outsourcing ซึ่งปัจจุบันมีบริษัทมากมายที่นำเสนอบริการรับทำเงินเดือน ซึ่งมีเงื่อนไขในการบริการที่แตกต่างกัน  นอกเหนือจากการให้บริการแล้ว  สิ่งสำคัญ คือการตรวจสอบความน่าเชื่อถือ บริการหลังการขาย ทีมงาน support ของบริษัทผู้ให้บริการนั่นเอง

ดังนั้นหากคุณกำลังมองหาบริษัท Payroll Outsourcing  ที่มีความน่าเชื่อถือ RLC ของเราจึงเป็นตัวเลือกที่ตอบโจทย์ได้อย่างตรงจุด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องความน่าเชื่อถือ, ความเชี่ยวชาญในการทำงาน ความยืดหยุ่นในการให้บริการ รวมถึงมีทีมงานซัพพอร์ตช่วยเหลือในส่วนของงานและการตอบคำถามต่างๆ ที่จะช่วยให้งาน Payroll  ของคุณไม่ยุ่งยากอีกต่อไป