แค่ “Onboarding พนักงานใหม่ดี” องค์กรก็มีชัยไปกว่าครึ่ง

ในปัจจุบันกระบวนการ Onboarding พนักงานใหม่ มักจะถูกมองข้ามและลดทอนความสำคัญกลายเป็นเพียงแค่การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ (Orientation) เท่านั้น แต่แท้จริงแล้วการมีระบบ Onboarding พนักงานใหม่ที่ดี ไม่เพียงแต่จะช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกสบายใจ สามารถปรับตัวเข้ากับองค์กรได้เร็ว และมีความพร้อมในการทำงาน ยังส่งผลให้พนักงานใหม่มีความประทับใจแรกที่ดีกับองค์กร เกิดความมุ่งมั่นและความพร้อมที่จะทำงานและพัฒนาองค์กรได้ในระยะยาวอีกด้วย

ซึ่งวันนี้เราก็มีข้อมูลดีๆ เกี่ยวกับการ Onboarding พนักงานใหม่ เพื่อให้พนักงานเกิดความรู้สึกที่ดีต่อองค์กรมาฝากกันค่ะ

นิยามของ “Onboarding พนักงาน“

Onboarding พนักงาน เป็นกระบวนการที่ช่วยให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวเข้ากับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยครอบคลุมในส่วนของ

• การแนะนำให้พนักงานใหม่ได้ทำความรู้จักกับวัฒนธรรมองค์กร
• บทบาทและหน้าที่การทำงาน
• การใช้ทรัพยากรและเครื่องมือที่จำเป็น
• การติดตามผลและให้คำปรึกษาเพื่อให้พนักงานใหม่รู้สึกมั่นใจและพร้อมจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ตลอดจนการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับเพื่อนร่วมงานและผู้บริหาร เป็นกระบวนการที่ใช้ระยะเวลานานรายสัปดาห์หรือหลายเดือน เพื่อให้พนักงานใหม่สามารถเติบโตร่วมกับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาว

ในขณะที่ การปฐมนิเทศพนักงาน(หนึ่งในกระบวนการ Onboarding) ส่วนใหญ่มักเป็นกิจกรรมสั้นๆ ที่ใช้ระยะเวลาไม่กี่วัน เพื่อทำการแนะนำข้อมูลพื้นฐานต่างๆ เกี่ยวกับองค์กร เช่น โครงสร้างขององค์กร สวัสดิการ พื้นที่หรือสถานที่สำหรับทำงาน กฎระเบียบข้อบังคับและนโยบายต่างๆ ให้พนักงานใหม่ได้ทราบเพียงเท่านั้น

Onboarding ส่งผลต่อองค์กรและพนักงานอย่างไร

กระบวนการ Onboarding พนักงานใหม่ที่ดี จะช่วยให้องค์กรได้บุคลากรที่สามารถเข้าใจบทบาทและหน้าที่ของตนเองได้อย่างรวดเร็ว ทำให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพตั้งแต่เริ่มแรก ช่วยสร้างความมั่นใจและความผูกพันกับองค์กร ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร จึงสามารถลดความเสี่ยงที่จะลาออกในช่วงแรกของการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังสามารถเสริมสร้างความน่าเชื่อถือและภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กรได้เป็นอย่างดี

ในขณะที่ตัวพนักงานเองเมื่อได้รับการ Onboarding ที่ดี จะทำให้ได้รับข้อมูลและทรัพยากรที่จำเป็นตั้งแต่เริ่มต้นการทำงาน สร้างความรู้สึกมั่นใจ ลดความเครียดและความกังวลในช่วงเริ่มแรกของการทำงาน และพร้อมจะทำงานได้อย่างเต็มที่ สามารถปรับตัวเข้ากับทีมงานและองค์กรได้อย่างถูกต้อง และสามารถพัฒนาและเติบโตในสายงานของตนเองได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นหากมีการ Onboarding ที่ดี ไม่เพียงแต่จะช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่น ยังทำให้พนักงานใหม่รู้สึกมั่นใจและพร้อมทำงานได้ตั้งแต่เริ่มต้น สามารถเติบโตและพัฒนาไปด้วยกันกับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาว

องค์ประกอบ และตัวอย่างของการ Onboarding พนักงานที่องค์กรควรมี

• ก่อนเข้าทำงาน ส่งอีเมลต้อนรับไปยังพนักงานใหม่ก่อนที่จะเริ่มงาน โดยอาจจะเป็นข้อมูลเกี่ยวข้องกับสิ่งที่ต้องเตรียมในวันแรกของการทำงาน แผนที่การเดินทางมายังบริษัท พร้อมทั้งจดหมายต้อนรับหรือแสดงความยินดีเล็กน้อย เพื่อทำให้พนักงานใหม่มีทัศนคติแรกเริ่มที่ดีต่อองค์กร
• วันแรกของการทำงาน จัดกิจกรรมเพื่อทำการต้อนรับพนักงานใหม่อย่างเป็นทางการ เช่นการแนะนำพนักงานใหม่ต่อทีมงาน การพาเยี่ยมชมสำนักงาน ตลอดจนสิ่งอำนวยความสะดวกและสันทนาการต่าง ๆ ที่บริษัทได้จัดเตรียมไว้ให้ บางที่อาจมีการมอบหมายให้มีพนักงานซึ่งเป็นพี่เลี้ยงคอยให้คำปรึกษาแนะนำ และช่วยเหลือพนักงานใหม่เพื่อให้สามารถปรับตัวเข้ากับองค์กรได้ในช่วงแรก 
• หลังเข้าทำงาน จัดกิจกรรมทางสังคมภายในองค์กรร่วมกัน จัดประชุมเพื่อติดตามผลและประเมินความก้าวหน้าในการทำงานอยู่เป็นระยะ พร้อมทั้งพูดคุยเพื่อฟังความคิดเห็นและข้อเสนอแนะจากพนักงานใหม่ เกี่ยวกับการทำงานภายในองค์กรว่าเป็นอย่างไร 

เตรียมความพร้อม “Onboarding พนักงานใหม่” ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

• วางแผนและเตรียมการล่วงหน้า ด้วยการสร้างแผนการ Onboarding ที่ชัดเจน รวมถึงตารางเวลาที่ระบุการฝึกอบรมและกิจกรรมต่าง ๆ รวมทั้งจัดเตรียมเอกสารและอุปกรณ์ที่จำเป็นต่อพนักงานใหม่ให้พร้อม
• ต้อนรับและให้คำแนะนำเบื้องต้น ด้วยการส่งอีเมลต้อนรับก่อนวันที่พนักงานใหม่จะเริ่มงาน แจ้งข้อมูลที่จำเป็น และทำการต้อนรับพนักงานใหม่อย่างเป็นทางการในวันแรกที่มาทำงาน
• แนะนำองค์กร เช่น การแนะนำประวัติ วัฒนธรรมองค์กร วิสัยทัศน์องค์กร การจัดทัวร์และแนะนำสำนักงาน
• ฝึกอบรมและพัฒนาทักษะที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน พร้อมทั้งจัดโปรแกรมพัฒนาทักษะเพื่อให้พนักงานใหม่ได้เติบโตในสายงานของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• สร้างความสัมพันธ์ในทีม โดยแนะนำให้รู้จักกับทีมงาน การมอบหมายพี่เลี้ยง รวมไปถึงจัดกิจกรรมที่ช่วยส่งเสริมความสัมพันธ์อันดีภายในทีม
• ติดตามและประเมินผล ด้วยการจัดประชุมติดตามผลระหว่างพนักงานใหม่และผู้บังคับบัญชาเป็นระยะ เพื่อให้คำแนะนำและปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น

อุปสรรค์ที่ HR ต้องเจอในการวางแผนงาน Onboarding

• การประสานงานระหว่างหน่วยงาน การจัดตารางเวลาระหว่างแผนกต่างๆ
• การเตรียมเอกสารสำคัญและอุปกรณ์สำนักงาน
• การฝึกอบรมและให้ข้อมูลที่ครอบคลุม พร้อมทั้งการปรับเนื้อหาที่เหมาะสมกับพนักงานที่มีความหลากหลาย
• การติดตามความก้าวหน้าและการจัดการ Feedback
• การสร้างความสัมพันธ์ในทีม การสร้างความผูกพันและวัฒนธรรมองค์กร
• การปรับตัวกับความหลากหลายทางวัฒนธรรมและทักษะของพนักงานใหม่
• การจัดการงบประมาณในการ Onboarding

สรุป

ในยุคที่การแข่งขันด้านบุคลากรมีสูง องค์กรต่างๆ ต่างก็มุ่งมั่นที่จะดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถไว้คู่องค์กรให้ได้ ซึ่งกระบวนการ Onboarding ที่ดีนั้นเปรียบเสมือนประตูสู่ประสบการณ์การทำงานของพนักงานใหม่

ดังนั้นการ Onboarding พนักงานใหม่ให้พนักงานรู้สึกดีต่อองค์กร มีองค์ประกอบที่สำคัญได้แก่ การให้การต้อนรับอย่างอบอุ่น การแนะนำองค์กร การฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพ การสร้างความสัมพันธ์ในทีม การมีพี่เลี้ยงหรือที่ปรึกษาเพื่อคอยให้คำแนะนำช่วยเหลือในช่วงเริ่มต้น พร้อมทั้งการติดตามความก้าวหน้าและให้คำแนะนำปรับปรุงในการทำงานอย่างต่อเนื่อง สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้พนักงานรู้สึกมั่นใจ มีความผูกพัน และมีความรู้สึกที่ดีต่อองค์กรตั้งแต่เริ่มต้นทำงาน เรียกได้ว่าเป็นการลงทุนในด้านทรัพยากรบุคคลที่จะนำไปสู่การเติบโตอย่างยั่งยืนขององค์กรได้ในอนาคตได้อย่างแท้จริง

อย่างไรก็ตาม การใช้บริการ HR Outsource ของ RLC Outsourcingที่เชี่ยวชาญงานด้าน HR ช่วยดูแลงานและพัฒนาระบบงานด้าน HR ให้เหมาะสมกับองค์กรของคุณ ถือเป็นทางเลือกที่คุ้มค่าในการลงทุนเพื่อที่จะให้องค์กรได้รับผลลัพธ์ที่ดีในระยะยาวค่ะ