เอกสารที่สำคัญอีกหนึ่งประเภทสำหรับคนทำงาน คือหนังสือรับรองการทำงานนั่นเอง โดยเฉพาะใครที่หมดสัญญาจ้างจากที่ทำงานเก่า หรือกำลังต้องการเปลี่ยนงาน อยากแสวงหาความก้าวหน้าในองค์กรที่ใหญ่ขึ้น หรืออยากศึกษาต่อในระดับที่สูงขึ้น การมีหนังสือรับรอง ก็จะช่วยเพิ่มโอกาสในการพิจารณาได้มากขึ้น เราจึงได้รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหนังสือรับรองการทำงาน ว่ามีความสำคัญอย่างไร สามารถขอได้ที่ไหน สามารถนำไปใช้ทำอะไรได้บ้าง รวมไปถึงข้อควรทราบเกี่ยวกับหนังสือรับรองการทำงานมาฝากกัน
ทำความเข้าใจเกี่ยวกับหนังสือรับรองการทำงาน
หนังสือรับรองการทำงาน หรือ Employment Reference Letter เป็นเอกสารที่ออกโดยนายจ้าง เมื่อลูกจ้างผ่านช่วงทดลองงาน หรือ สัญญาการทำงานสิ้นสุดลง โดยออกขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานรับรองความสามารถ และประสบการณ์ทำงานของบุคคลนั้น ๆ ที่ได้เข้ามาทำงานในองค์กร
บทความที่เกี่ยวข้อง: หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร สำคัญอย่างไรกับมนุษย์เงินเดือน?
สิ่งที่ต้องมีในหนังสือรับรองการทำงาน
รายละเอียดที่ควรระบุเอาไว้ในหนังสือรับรองการทำงาน ควรประกอบไปด้วย
-
- ตราครุฑหรือตราของบริษัทที่จ้างงาน
- สถานที่และเวลาที่ทำการออกหนังสือรับรองการทำงาน
- ชื่อของพนักงานหรือบุคคลที่ขอหนังสือรับรองการทำงาน
- ตำแหน่งงานที่รับผิดชอบ และรายละเอียดการทำงานโดยละเอียด
- ระยะเวลาการทำงาน หรือระยะเวลาของสัญญาการทำงานขั้นต่ำ
- เงินเดือนที่ได้รับ
- ชื่อ ลายเซ็น และตำแหน่งของผู้ให้รับรองหนังสือรับรองการทำงาน
โดยในหนังสือรับรองการทำงานจะต้องไม่มีการระบุข้อความที่ให้ร้ายต่อลูกจ้าง ไม่ว่าจะเป็นกรณีใดก็ตาม เช่น หากลูกจ้างมีการทุจริต ทำงานผิดพลาดร้ายแรง จนเป็นเหตุให้ต้องเลิกจ้าง หรือมีการถูกลงโทษทางวินัยในขณะที่ทำงาน นายจ้างก็ไม่สามารถระบุเหตุผลเหล่านี้ลงไปในหนังสือรับรองการทำงานได้
ใช้หนังสือรับรองการทำงานทำอะไรได้บ้าง
การนำหนังสือรับรองการทำงานไปใช้ มีได้ในหลายกรณี ดังนี้
-
- ใช้เป็นหลักฐานเพื่อแสดงให้เห็นถึงประสบการณ์ทำงาน ว่าเคยผ่านการทำงานนั้น ๆ มาแล้ว เพื่อใช้ประกอบเป็นหลักฐานในการพิจารณาเมื่อสมัครงานใหม่
- ใช้เป็นหลักฐานเพื่อประกอบในการสมัครเรียนต่อในระดับปริญญาที่สูงขึ้นกว่าเดิม
- ใช้เป็นหลักฐานเพื่อประกอบในการขอกู้ยืมเงินจากสถาบันการเงินต่าง ๆ เพื่อเพิ่มโอกาสในการพิจารณาอนุมัติคำขอกู้ยืมเงิน หรือสามารถกู้ได้ในจำนวนวงเงินที่มากขึ้น
การขอหนังสือรับรองการทำงาน
เมื่อสิ้นสุดสัญญาจ้างกับทางบริษัทหรือหน่วยงาน สามารถยื่นขอหนังสือรับรองการทำงานได้ที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือผู้ที่มีอำนาจในการออกหนังสือรับรอง เช่น นายจ้าง หัวหน้าฝ่าย เช่นเดียวกับการขอหนังสือรับรองเงินเดือน และสามารถขอหนังสือรับรองย้อนหลังได้ตามกฎหมาย
แต่ทั้งนี้แนะนำว่าไม่ควรขอหนังสือรับรองการทำงานย้อนหลังนานเกินไป เนื่องจากข้อมูลการทำงานอาจถูกนำออกจากระบบของหน่วยงานไปแล้ว อาจทำให้ต้องใช้เวลาในการขอเอกสารนานขึ้น เนื่องจากไม่มีข้อมูลการทำงานอยู่ในระบบแล้วนั่นเอง
หนังสือรับรองการทำงานมีอายุการใช้งานนานแค่ไหน
โดยทั่วไปแล้วหนังสือรับรองการทำงานจะมีอายุการใช้งาน 1 เดือนหรือ 30 วัน ซึ่งถ้าหากมีอายุเกินกว่านั้นในระบบราชการจะถือว่าเป็นเอกสารเก่า ไม่สามารถนำมาใช้ได้ แต่ในกรณีที่เป็นการนำเอาหนังสือรับรองการทำงานไปใช้ เพื่อเป็นเอกสารเพิ่มเติมสำหรับการสมัครงานใหม่ สามารถนำไปใช้ได้ตลอดเพราะถือได้ว่าเป็นประวัติการทำงาน และแสดงให้เห็นถึงประสบการณ์ทำงานที่ผ่านมา
กฎหมายเกี่ยวกับหนังสือรับรองการทำงาน
หนังสือรับรองการทำงานนั้นเป็นเอกสารที่มีข้อกฎหมายกำหนดเอาไว้ โดยประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 ได้กำหนดว่า “เมื่อการจ้างงานสุดสิ้นลงแล้ว ลูกจ้างชอบที่จะได้รับใบสำคัญแสดงว่าลูกจ้างนั้นได้ทำงานมานานเท่าไร และงานที่ทำนั้นเป็นงานอย่างไร” ดังนั้นถึงแม้ว่าลูกจ้างจะทำผิดพลาดมากแค่ไหน หากมีการทำงานกับบริษัทหรือหน่วยงานนั้น ๆ แล้ว เมื่อครบกำหนดสัญญาจ้าง หรือการจ้างงานสิ้นสุดลง นายจ้างจำเป็นที่จะต้องออกหนังสือรับรองการทำงานให้ในทุกกรณี
หากนายจ้างมีการฝ่าฝืนไม่ยินยอมออกใบรับรองการทำงานให้ ลูกจ้างสามารถยื่นคำร้องแจ้งต่อพนักงานตรวจแรงงาน ได้ที่ศาลแรงงาน เพื่อมีคำสั่งให้นายจ้างปฏิบัติตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 14 ที่กล่าวเอาไว้ว่า “มาตรา 14 ให้นายจ้างปฏิบัติต่อลูกจ้างให้ถูกต้องตามสิทธิ และหน้าที่ที่กำหนดไว้ในประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ เว้นแต่พระราชบัญญัตินี้กำหนดไว้เป็นอย่างอื่น”
สรุป
จะเห็นได้ว่าหนังสือรับรองการทำงานนั้น เป็นเอกสารสำคัญที่เราจะต้องใช้ในการสมัครงานที่ใหม่ หรือใช้เรียนต่อในระดับปริญญาที่สูงขึ้น รวมไปถึงใช้เป็นเอกสารเพื่อประกอบการพิจารณา สำหรับการขอสินเชื่อกับสถาบันการเงิน ซึ่งจะแตกต่างออกไปจากหนังสือรับรองเงินเดือน ที่จะเป็นการนำไปใช้ประโยชน์อันเกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางการเงินมากกว่า อีกทั้งยังเป็นเอกสารที่นายจ้างจะต้องออกให้กับลูกจ้างทุกกรณี เมื่อสัญญาจ้างงานสิ้นสุดลง และไม่มีสิทธิ์ระบุข้อความต่าง ๆ ที่ส่งผลกระทบต่อลูกจ้างในเชิงลบ ไม่ว่าจะเป็นการทำผิด การถูกลงโทษทางวินัย และอื่น ๆ ในระหว่างการทำงาน
โดยเมื่อออกหนังสือรับรองการทำงานให้กับลูกจ้างแล้ว นายจ้างอาจจะทำสำเนาเก็บเอาไว้อีกชุดเพื่อไว้เป็นหลักฐาน หรือเก็บเป็นข้อมูลก็ได้ ดังนั้นถ้าหากผ่านงานหรือหมดสัญญาจ้างเป็นที่เรียบร้อยแล้ว หรือแม้แต่ในกรณีที่โดนไล่ออก ควรที่จะขอหนังสือรับรองการทำงานจากนายจ้างทันที เพื่อที่จะได้นำหนังสือรับรองไปใช้งานกันต่อไป
Leave a Reply
SEO Specialist and Client Success at RLC Outsourcing