ปัจจุบันการจ้างบริษัท Outsource เข้ามาเพื่อดูแลงานในด้าน HR กำลังได้รับความนิยมมากขึ้น โดยเฉพาะในองค์กรที่ต้องการลดภาระงานและเพิ่มประสิทธิภาพในด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล แต่เนื่องจากหลายบริษัทพบว่างาน HR ภายในองค์กรนั้นเป็นเรื่องที่ท้าทาย และใช้ทรัพยากรมาก อีกทั้งใช้เวลามากในการจัดการ มีความยุ่งยากซับซ้อนต้องใช้ความเชี่ยวชาญในหลายด้าน
เช่น การสรรหาพนักงาน การจัดทำเงินเดือน การพัฒนาบุคลากร และงานอื่นๆ ซึ่งทำให้บริการ HR Outsource กลายเป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับหลายองค์กร สำหรับการให้บริษัท HR Outsource ที่มีประสบการณ์และความรู้เฉพาะทางเข้ามาดูแลจัดการในเรื่องงาน HR แทน
HR Outsource คือบริการ HR ด้านไหน?
หากพูดถึงขอบเขตการทำงานของ HR Outsource หลายคนอาจนึกถึงภาพการจ้าง HR ในรูปแบบของ Staffer มานั่งทำงานในองค์กร 1 คน พร้อมกับจ่ายเงินเดือนให้พนักงานผ่านบริษัท Outsource นั้นๆ อย่างแน่นอน
แต่สำหรับ HR Outsource ที่จะพูดถึงในวันนี้คือ การบริการที่สามารถดูแลได้ครอบคลุมทุกส่วนงาน ทั้งในด้าน HRM (Human Resource Management) และ HRD (Human Resource Development) โดยมีทีมงานที่เชี่ยวชาญดูแลแต่ละส่วนงานแยกกัน เพื่อลดความผิดพลาดในการทำงาน ซึ่งทั้งสองด้านต่างก็มีหน้าที่และเป้าหมายที่แตกต่างกันออกไปดังนี้
บริการด้าน HRM
HRM เป็นงานที่เน้นการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ในด้านโครงสร้างพื้นฐาน และระบบที่สนับสนุนให้การทำงานในองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น โดยจะให้บริการดูแลด้าน HRM ให้มีความโปร่งใสและเป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมาย ตั้งแต่ส่วนงาน Payroll – ดูแลและจัดทำเงินเดือน , Work VISA/Work permit – ดำเนินการตั้งแต่ต้น จนจบกระบวนการ , HR ที่ดูแลและบริหารงานบุคลากร ให้เป็นไปตามนโยบายขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการดูแลสวัสดิการ การจัดทำสัญญาจ้างงานไปจนถึงการจัดการในเรื่องของการเลิกจ้างและการลาออก เป็นต้น
บริการด้าน HRD
การดูแลในส่วนของ HRD จะเน้นไปในด้านการพัฒนาและเพิ่มศักยภาพของบุคลากรในองค์กร เพื่อให้พนักงานมีทักษะและความรู้ที่ทันสมัย สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และพัฒนาความรู้ความสามารถไปพร้อมกับองค์กร โดยเป็นการ Consult เพื่อจัดทำระบบที่สามารถประเมินวัดผลการทำงานของบุคลากร (PMS) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถติดตามผลการทำงาน วัดผลได้จริง เพื่อนำไปสู่การรักษาบุคลากรที่มีคุณภาพ หรือการพัฒนาศักยภาพบุคลากร การสร้างและส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร ไปจนถึงการให้คำปรึกษาแก่บุคลากรเพื่อเพิ่มความมั่นใจในการทำงาน และช่วยสร้างความเข้าใจที่ดีระหว่างพนักงานและผู้นำในองค์กร
5 เหตุผลที่ควรใช้บริการ HR Outsource
1. HR Outsource คือเครื่องทุ่นแรงจากงาน HR : ทั้งในส่วนงาน HRM/HRD ที่ยุ่งยาก ซับซ้อน และต้องใช้เวลาในการจัดทำนาน ให้สามารถเสร็จสิ้นได้ทันเวลา
2. HR Outsource คือความถูกต้อง : เพราะความถูกต้อง คือหัวใจสำคัญของงาน Outsource ฉะนั้นแล้วในการทำงานจึงต้องมีทีมในการจัดทำ (Maker) และทีมตรวจสอบ (Checker) คนละทีม เพื่อให้สามารถมั่นใจในความถูกต้อง แม่นยำ และลดความผิดพลาดตั้งแต่กระบวนการเริ่มต้น
3. HR Outsource คือความชำนาญความเชี่ยวชาญในงาน HR: แน่นอนว่าทีมงานต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในงาน HR ที่สามารถดูแลงานของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด และเพื่อให้ลูกค้าวางใจได้ว่าการจ้าง HR Outsource เป็นทางเลือกที่ถูกต้องแล้ว
4. HR Outsource คือการประหยัดทรัพยากรทั้งเวลาและเงิน : การใช้บริการ HR Outsource จะช่วยให้องค์กรลดต้นทุนในการบริหารจัดการงาน HR ที่ต้องใช้ทรัพยากรสูงได้เป็นอย่างดี โดยเฉพาะในเรื่องของการจ้างพนักงานประจำและการฝึกอบรม ในกรณีที่องค์กรขาดคนทำงาน หรือพนักงานHR ลาออกกระทันหัน อีกทั้งยังสามารถช่วยจัดการงาน HR ได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ให้องค์กรประหยัดเวลาและต้นทุนในการดำเนินงานได้มากขึ้น
5. HR Outsource คือความยืดหยุ่น เพราะสามารถ customize รูปแบบการทำงานได้เอง : เพื่อให้สอดรับกับนโยบายองค์กร บริการ HR Outsource ที่ดีนั้นต้องสามารถเป็นบริการที่ลูกค้าสามารถ customize รูปแบบการทำงานได้เองตามความต้องการและตามนโยบายขององค์กร โดยสามารถปรับแผนงาน HR ได้อย่างยืดหยุ่น หรือเลือกบริการอย่างเฉพาะเจาะจงให้เข้ากับลักษณะและเป้าหมายขององค์กร เพื่อช่วยให้องค์กรได้รับการบริการที่เหมาะสม ตอบโจทย์ของปัญหาและมีประสิทธิภาพสูงสุดค่ะ
ใครจำเป็นต้องใช้บริการ HR Outsource
การใช้บริการ HR Outsource เหมาะกับองค์กรที่กำลังเผชิญปัญหาด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล หรือขาดทรัพยากรและเวลาในการจัดการงาน HR อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่มีความซับซ้อนหรือต้องการความรวดเร็วในด้านการจัดการทรัพยากรบุคคล
ยกตัวอย่างเช่น ทีม HR ลาออกกะทันหัน, เจ้าหน้าที่ฝ่ายเงินเดือนลาคลอด, ธุรกิจ SMEs ไม่มีเวลาในการดูแลพนักงาน, มีปัญหาการเมืองภายในองค์กร, การขาดความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน, การขยายธุรกิจอย่างรวดเร็ว หรืออื่น ๆ ที่ทำให้การดำเนินการด้านทรัพยากรบุคคลมีความติดขัดไม่ราบรื่น ซึ่งการใช้บริการจากผู้เชี่ยวชาญด้วยการจ้างบริษัท HR Outsource เข้ามาในส่วนนี้ จะสามารถช่วยแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นเหล่านี้ได้ ทำให้การดำเนินงานในองค์กรเป็นไปได้อย่างราบรื่น
ข้อควรพิจารณา ก่อนจ้าง HR Outsource มีอะไรบ้าง
ถึงแม้ว่าการจ้าง HR Outsource จะเป็นทางเลือกที่ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารงาน HR ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประหยัดเวลา แต่ก่อนตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการ ก็จำเป็นที่จะต้องพิจารณาปัจจัยสำคัญต่างๆ อย่างการติดต่อประสานงานและการสนับสนุนของทีมงาน, มาตรฐานการเก็บรักษาข้อมูล , ความโปร่งใส ไม่ดำเนินงานที่ขัดต่อกฎหมาย สามารถตรวจสอบการทำงาน รวมไปถึงเงื่อนไขและสัญญาการให้บริการ เพื่อให้แน่ใจว่าได้เลือกบริษัท HR Outsource ที่เหมาะสมและมีความน่าเชื่อถือมากที่สุด
- การควบคุมคุณภาพงานและมาตรฐานการทำงาน เนื่องจากการทำงานของทีม HR Outsource จะอยู่ภายนอกองค์กร ดังนั้นการตรวจสอบคุณภาพงานและมาตรฐานการดำเนินงานจึงเป็นสิ่งสำคัญ องค์กรควรกำหนดมาตรฐานและตัวชี้วัดที่ชัดเจนเพื่อตรวจสอบและประเมินผลการทำงานเป็นระยะ เพื่อให้แน่ใจว่างานที่ได้รับมีคุณภาพตรงตามมาตรฐานที่กำหนดไว้
- ความยากง่ายในการติดต่อประสานงาน ว่าทีม HR Outsource มีระบบการติดต่อสื่อสารหรือมีช่องทางการติดต่อที่สะดวกมากน้อยเพียงใด เพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนหรือแจ้งข้อมูลได้ทันท่วงที รวมถึงมีผู้รับผิดชอบที่องค์กรสามารถติดต่อได้โดยตรงเพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น
- ระบบการเก็บรักษาข้อมูลและความปลอดภัย เพราะงาน HR เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่สำคัญของพนักงานและข้อมูลองค์กร ซึ่งทางทีมผู้ให้บริการ HR Outsource ต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและระบบตรวจสอบที่เข้มงวด เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหลและการนำข้อมูลไปใช้งานอย่างไม่เหมาะสม
- ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ทีมผู้ให้บริการ HR Outsource ต้องมีความเชี่ยวชาญ ต้องมีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญในด้านที่องค์กรต้องการอย่างแท้จริง เพื่อให้มั่นใจได้ว่างาน HR จะถูกดำเนินการไปได้อย่างมีคุณภาพ
- ความโปร่งใสและสามารถตรวจสอบได้ การทำงานของผู้ให้บริการ HR Outsource ต้องมีระบบตรวจสอบที่ชัดเจน สามารถแสดงผลการทำงานได้อย่างโปร่งใส เพื่อช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของงาน และช่วยให้เห็นภาพรวมการทำงานได้อย่างครบถ้วน
- ความคุ้มค่ากับราคาที่ต้องจ่าย ราคาค่าบริการ HR Outsource นั้นมีความแตกต่างกันไปตามขอบเขตของงานและระดับความเชี่ยวชาญของผู้ให้บริการ ดังนั้นจึงควรตรวจสอบราคาค่าบริการและเปรียบเทียบกับผู้ให้บริการรายอื่นอย่างละเอียด เพื่อให้มั่นใจว่าจะได้รับบริการที่มีคุณภาพในราคาที่สมเหตุสมผลค่ะ
- การทำงานที่สอดคล้องกับนโยบายและวัฒนธรรมองค์กร เพราะในแต่ละองค์กรต่างก็มีความต้องการที่แตกต่างกันออกไป ดังนั้นบริการ HR Outsource จึงต้องมีความยืดหยุ่น สามารถปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับนโยบายและวัฒนธรรมองค์กรได้
- ระยะเวลาและเงื่อนไขของสัญญาจ้าง ก่อนเซ็นสัญญาควรพิจารณาระยะเวลาของสัญญาและตรวจสอบเงื่อนไขการยกเลิกสัญญาหรือปรับเปลี่ยนบริการ เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหากต้องการเปลี่ยนผู้ให้บริการในอนาคต
RLC Outsourcing ให้บริการ HR Outsource แบบไหน?
บริการ HR Outsource ทำให้ HR ไม่มีงาน จริงหรอ?
ต้องบอกว่าไม่ใช่เรื่องจริงอย่างแน่นอน ที่การจ้างบริษัท HR Outsource แล้วจะทำให้ HR ไม่มีงานทำ เนื่องจากบริการ HR Outsource ของ RLC Outsourcing นั้นได้ออกแบบมาเพื่อสนับสนุนและเสริมศักยภาพให้กับแผนก HR ภายในองค์กร มากกว่าที่จะเป็นการเข้ามาแทนที่การทำงานของ HR ทั้งหมดค่ะ
โดยการบริการของ RLC Outsourcing นั้นมีความยืดหยุ่นสูง สามารถที่จะทำการ customize ขอบเขตการทำงานได้ตามความต้องการขององค์กรซึ่งเป็นการช่วยลดภาระงานบางอย่างที่ยุ่งยากเสียเวลาให้กับให้แผนก HR ในบริษัทได้
เช่น การทำเงินเดือน, การ Onboard พนักงาน, หรือการดำเนินการเอกสาร VISA ทำงานต่าง ๆ โดยที่แผนก HR ในองค์กรไม่ต้องเสียเวลาหรือวุ่นวายเรื่องเอกสารในส่วนนี้เอง จึงทำให้มีเวลาและทรัพยากรมากขึ้นในการดูแลงานที่สำคัญมากกว่า เพื่อส่งเสริมการพัฒนาองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นค่ะ
สรุป
ปัจจุบัน การจ้างบริษัท HR Outsource เข้ามาดูแลงานด้าน HR กำลังได้รับความนิยมมากขึ้น เนื่องจากงาน HR เป็นงานที่ยุ่งยาก ซับซ้อน และต้องใช้ทรัพยากรจำนวนมาก ทำให้หลายองค์กรต้องการผู้เชี่ยวชาญเข้ามาดูแลแทน เพื่อลดภาระและเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารทรัพยากรบุคคล
บริการ HR Outsource จึงเป็นทางเลือกที่น่าสนใจ โดยเฉพาะผู้ให้บริการที่สามารถให้บริการได้ครอบคลุมทั้งด้าน HRM และ HRD ซึ่งสามารถช่วยประหยัดเวลา ลดต้นทุน และเพิ่มความถูกต้อง ตรงตามกฎหมาย รวมถึงการให้คำปรึกษาเพื่อพัฒนาศักยภาพพนักงาน ทำให้องค์กรสามารถมุ่งเน้นงานหลักได้อย่างเต็มที่
หากคุณกำลังไม่แน่ใจว่า องค์กรควรใช้บริการ HR Outsource หรือไม่? สามารถติดต่อเรา RLC Outsourcing เพื่อรับคำปรึกษาว่า และเข้าใจปัญหา HR ในองค์กรที่คุณต้องแก้ไขคืออะไรกันแน่
