“งานไม่ตรงปก จกตา” HR หลายๆ คนอาจเคยเจอกรณี ที่คนทำงานโดยเฉพาะน้องใหม่ เข้ามาปรึกษาหรือขอคำแนะนำ เกี่ยวกับเรื่องงานไม่ตรงปก หรือ ขอบเขตการทำงาน Job description ที่องค์กร (ซึ่งในความรู้สึกน้องใหม่ก็คือ HR นั่นล่ะ) ประกาศรับมาแล้ว พอมาทำงานจริงดันนอกเหนือขอบเขตงาน ทำงานเกินตำแหน่งที่ต้องรับผิดชอบ โดยอาจจะเกิดการเข้าใจไม่ตรงกันในเรื่อง Job description ตั้งแต่แรก
วันนี้เราจะมาชวนคุยกันว่า “จะรู้ได้อย่างไรว่า Job Description กำลังมีปัญหา” และ HR มือเก๋าอย่างเรา จะรับมือกับสถานการณ์นี้อย่างไร
Job Description คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร?
Job Description หรือคำอธิบายขอบเขตลักษณะงาน ซึ่ง HR ส่วนใหญ่จะเรียกกันง่ายๆ ว่า “JD” ซึ่งเป็นการเขียนคำอธิบาย รายละเอียดของงานในแต่ละตำแหน่งว่ามีลักษณะงานอย่างไร มีหน้าที่ต้องรับผิดชอบอะไรบ้าง ก็เพื่อให้ง่ายสำหรับใช้การคัดกรองคุณสมบัติผู้สมัครในกรณีที่องค์กรต้องเปิดรับผู้สมัครงานใหม่
Job Description ที่ดีจะต้องทำให้ผู้สมัครสามารถมองเห็นภาพรวมของตำแหน่งงานและความคาดหวังขององค์กรที่มีต่อตำแหน่งงานที่เปิดรับสมัคร และ Job Description ที่ดีก็จะต้องอธิบายข้อมูลลักษณะงานโดยละเอียด มีหน้าที่หรือความรับผิดชอบอะไรที่ผู้สมัครต้องทำ และคุณสมบัติอะไรบ้างที่ควรมี
ซึ่งการเขียน Job Description โดยปกติแล้วเป็นหน้าที่ของแผนก HR ดังนั้นจึงมีความสำคัญอย่างมาก เพราะหาก HR เขียน Job Description ได้ดีมีความชัดเจน จะช่วยให้องค์กรได้ผู้สมัครงานที่มีคุณสมบัติครบถ้วนตามที่องค์กรต้องการ ผู้สมัครเองก็สามารถสมัครงานได้ตรงตามความต้องการ สามารถทำงานได้ยืนยาว องค์กรไม่ต้องเสียเวลาสรรหาบุคลากรใหม่จากปัญหา งานไม่ตรงปก หรือคนไม่ตรงงาน
5 เช็คลิสต์ เมื่อ Job description กำลังมีปัญหา?
- พนักงานหรือคนทำงาน ทำงานไม่มีประสิทธิภาพ คุณภาพการทำงานไม่ตรงปก ไม่ตรงตามความต้องการขององค์กร ควรทบทวนดูว่า การรับสมัครพนักงานนั้นๆ เข้ามาตรงตาม Job description หรือไม่
- เมื่อต้องรับสมัครคนทำงานในตำแหน่งเดิม บ่อยครั้ง มีระยะเวลาในการลาออกจากตำแหน่งนั้นๆ บ่อยครั้ง ให้พิจารณาดูว่า Job description อาจจะกำลังมีปัญหาอยู่หรือเปล่า
- เมื่อมีคนมาสื่อสารหรือปรึกษา “พี่ HR ว่าทำไมงานหนู/ผม ไม่ตรงตามรายละเอียดที่เปิดรับสมัครในตอนแรก” ให้พิจารณาดูว่า เป็นการ Job description ที่ไม่ชัดเจน หรือ ผู้สมัครมีความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนไปจากที่กำหนด
- เมื่อได้รับเสียงสะท้อน จากหัวหน้าแผนก หรือองค์กร ว่าบุคคลที่รับเข้ามาทำงาน ไม่สามารถปฏิบัติงานได้จริง ต้องสอนงานหรือฝึกทักษะต่างๆ เพิ่มโดยใช้ระยะเวลานาน การเรียนรู้ช้า ควรพิจารณาว่ามีปัญหาที่ Job description หรือไม่
- สิ่งสำคัญ HR ควรทบทวนและคอนเฟิร์มเสมอว่า Job description ที่ HR เขียน ตรงกับ Job Brief ที่ได้จากแผนกที่ต้องการรับคนหรือเปล่า
ผลกระทบอะไรบ้างที่เกิดขึ้น เพราะ Job description ที่ไม่ชัดเจน
มาดูกันสิว่า หากงานไม่ตรงปก หรือคนไม่ตรงงาน จากกรณี Job description ไม่ชัดเจน จะเจอผลกระทบอะไรบ้าง และเราที่เป็น HR จะตั้งรับกับมันอย่างไรให้ดีที่สุด
ผลกระทบต่อพนักงาน
- พนักงานที่ได้รับมอบหมายงาน ไม่ตรงกับ Job description ที่กำหนด อาจจะต้องมาทำงานที่ตัวเองไม่ถนัด ไม่เคยทำมาก่อน หรือไม่มีทักษะประสบการณ์เท่าที่ควร ส่งผลให้เกิดความไม่มั่นใจ ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง
- ทำให้เสียโอกาส และเสียเวลา หลายคนไม่สามารถผ่านการประเมินทดลองงานได้ เนื่องจากงานที่ทำ ไม่ตรงกับขอบเขตงานที่ตั้งใจสมัคร ไม่สามารถทำงานได้ดีเท่าที่ควร
ผลกระทบต่อองค์กร
- เกิดความเสี่ยงในการจ้างงานที่ไม่เหมาะสม เพราะหาก Job description ไม่ชัดเจน อาจทำให้เกิดการจ้างพนักงานที่ไม่ตรงกับความต้องการ ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง
- เสียเวลา และสูญเสียค่าใช้จ่าย เพราะกระบวนการจัดหางานทุกตำแหน่ง องค์กรมีต้นทุนทั้งด้านเวลา และบุคลากร การที่ได้คนที่ไม่สามารถทำงานได้ หรือได้คนมาแล้ว แต่คนลาออกเพราะงานไม่ตรงปก ทำให้องค์กรต้องเสียเวลาในการค้นหาพนักงานใหม่ และเสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม
- เสียภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร เพราะจะถูกมองว่าเป็นบริษัทที่ไม่มีความจริงใจ การประกาศรับสมัครงานไม่มีประสิทธิภาพ ในทางกลับกัน หาก HR สามารถเขียน Job description ได้อย่างครบถ้วน มีประสิทธิภาพ ก็จะสร้างความมั่นใจและภาพลักษณ์ที่ดีต่อผู้สมัคร สร้างความมั่นใจและภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร
สร้าง Job Description ให้ถูกต้องตั้งแต่แรก
เพื่อลดความเสี่ยงจากการประกาศรับสมัครงานแบบไม่ตรงปก HR ควรให้ความสำคัญในการเขียน Job Description ให้ถูกต้อง ชัดเจน ละเอียด และครบถ้วนตั้งแต่ต้น ทั้งนี้ HR ส่วนใหญ่ต้องรับ Job Brief หรือ ข้อมูลเบื้องต้นมาจากผู้จัดการแผนกที่จะรับสมัครบุคคลเข้าทำงาน ดังนั้น HR จะต้องสอบถาม พูดคุย ให้เข้าใจถึงขอบเขต ลักษณะงาน และความต้องการที่ชัดเจนของตำแหน่งนั้นๆ ก่อนจะนำมาเขียนเรียบเรียงเป็น Job Description ด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย มีข้อมูลที่ครบถ้วน และจัดวางอย่างเป็นระบบ ดังนี้
- ชื่อตำแหน่งงาน : Job Title
ต้องเป็นชื่อที่เป็นทางการ ที่ถูกต้องและชัดเจน ตามแผนกของตำแหน่งงานนั้น เช่น ผู้จัดการฝ่ายการตลาด ตำแหน่งเจ้าหน้าที่บุคคล นักการบัญชี เป็นต้น
- คุณสมบัติของผู้สมัคร : Qualifications
ควรระบุให้ชัดเจน ถึงคุณสมบัติที่ต้องการ ทั้งคุณสมบัติเบื้องต้น เช่น วุฒิการศึกษา ใบรับรองที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน ทักษะการทำงานที่ต้องมี เช่น การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่างๆ / ประสบการณ์การทำงานที่ต้องมี ควรระบุว่าต้องการประสบการณ์ในด้านที่เกี่ยวข้อง หรือด้านใดบ้าง รวมทั้ง หากมีคุณสมบัติเพิ่มเติมอื่นๆ ที่กำหนดไว้ควรระบุอย่างชัดเจน และตรงไปตรงมา
- หน้าที่และขอบเขตความรับผิดชอบ : Responsibilities and Duties
อธิบายในส่วนของรายละเอียดของภาระงาน หน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ ภาระงานที่เกี่ยวข้อง แผนก/บุคคลที่เกี่ยวกับตำแหน่งงาน และควรระบุช่วงเวลาที่ต้องทำ / สัปดาห์ กติกาหรือข้อกำหนดในการทำงานในวันหยุด รวมถึงแจ้งระยะเวลาในการจ้างงานที่ชัดเจน
- โครงสร้างของตำแหน่งงาน : Structure
การระบุ หรืออธิบายเกี่ยวกับโครงสร้างของตำแหน่งงานให้ชัดเจน เช่น สายงานบริหาร สังกัด ช่วยให้ผู้สมัครมองเห็นภาพรวมของการทำงานที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
- สรุปหน้าที่และวัตถุประสงค์ของงาน : Job Summary/Objective
การอธิบายภาพรวมของหน้าที่ที่ต้องทำ ชี้แจงให้เห็นถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของงาน ช่วยให้ผู้สมัครมองเห็นภาพรวมและความสำคัญของงานที่ชัดเจน ช่วยประกอบการตัดสินใจและจูงใจให้สมัครงาน
- เงินเดือนและสวัสดิการ : Salary and Benefits
ระบุข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนหรือสวัสดิการที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน เพื่อเป็นตัวช่วยในการประกอบการตัดสินใจของผู้สมัคร
สรุป
Job Description เป็นเครื่องมือที่สำคัญในกระบวนการสรรหาบุคคล ลดความเสี่ยงขององค์กรที่จะได้บุคคลที่ไม่เหมาะสมเข้ามาทำงาน โดย Job Description ที่ดีนั้น ต้องมาจาก HR ที่มีความรู้ ความเข้าใจ และเห็นถึงความสำคัญในการเขียน Job Description โดย HR ต้องมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ ถึงขอบเขต ลักษณะงานของตำแหน่งที่ต้องการรับสมัคร และเขียนบรรยายรายละเอียดของงานในแต่ละตำแหน่งงานให้ชัดเจน ครบถ้วน ว่ามีบทบาทหน้าที่อะไร ต้องรับผิดชอบงานในส่วนไหนบ้าง ซึ่ง Job Description ที่ดี ควรเขียนให้กระชับ เข้าใจง่าย สื่อสารอย่างชัดเจน ช่วยให้ผู้สมัครและองค์กรสามารถรับคนที่ตรงกับงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Marketing สาวที่ถูกแมวส้มเก็บมาเลี้ยง