ในโลกของธุรกิจที่เต็มไปด้วยความท้าทาย การบริหารทรัพยากรบุคคลถือเป็นหัวใจสำคัญของความสำเร็จ ประเด็นที่สำคัญในการรักษาพนักงาน นั่นคือ เงินเดือนและสิทธิประโยชน์ ซึ่งต้องมีการจัดทำเงินเดือน หรือเอกสารสรุปสำหรับพนักงานแต่ละคน เมื่อถึงรอบจ่ายเงินเดือนแต่ละครั้ง แต่ถ้าเกิดปัญหาในการคิดเงินเดือน เช่น ความผิดพลาดหรือการจ่ายเงินเดือนล่าช้า อาจส่งผลกระทบร้ายแรงต่อองค์กรได้ บทความนี้จะพาคุณไปสำรวจถึงสาเหตุ ผลกระทบ และพร้อมวิธีแก้ไขปัญหาเหล่านี้ ที่ผู้ประกอบการและพนักงาน HR กำลังกังวลใจในเรื่องนี้
เพราะหัวใจของการทำเงินเดือน คือความถูกต้องและความตรงต่อเวลา
การคิดเงินเดือนผิด หรือทำเงินเดือนไม่ทัน อาจส่งผลให้บริษัทจ่ายเงินเดือนช้าได้
เชื่อว่า HR หลาย ๆ ท่านคงเคยได้ยินพนักงานพูดถึงความล่าช้าของเงินเดือนว่า “เงินเดือนยังไม่เข้า” หรือ “เงินเดือนผิด” กันมาบ้างแล้ว ปัญหาเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องเล็กน้อยเลย เพราะนอกจากจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อขวัญและกำลังใจของพนักงาน และยังกระทบต่อภาพลักษณ์ของบริษัทด้วย ซึ่งสาเหตุที่ทำให้เกิดการคิดเงินเดือนเกิดข้อผิดพลาดและล่าช้า มีดังนี้
สาเหตุที่ทำให้การคิดเงินเดือนเกิดข้อผิดพลาดและล่าช้า
- ข้อมูลไม่ครบถ้วน: บางครั้ง HR อาจไม่ได้รับข้อมูลการทำงานล่วงเวลา (OT) หรือการลาหยุดของพนักงานอย่างครบถ้วน ทำให้การคำนวณเงินเดือนผิดพลาด
- ระบบการจัดการข้อมูลที่ล้าสมัย: การใช้ Excel หรือการจดบันทึกด้วยมือ อาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย และใช้เวลานานในการคำนวณ
- การเปลี่ยนแปลงกฎหมายแรงงาน: กฎระเบียบเกี่ยวกับภาษีและประกันสังคมมีการเปลี่ยนแปลงบ่อย หากตกหล่นเรื่องการอัพเดตข้อมูลอาจส่งผลให้การคำนวณเงินเดือนผิดพลาดได้เช่นกัน
- HR มีภาระงานมาก: ในบริษัทขนาดเล็กหรือ SME พนักงาน HR อาจต้องรับผิดชอบงานหลายด้าน ทั้งในฝั่งของ HRM (จัดการพนักงาน) และ HRD (พัฒนาพนักงาน) ทำให้ไม่มีเวลาเพียงพอในการตรวจสอบความถูกต้องของเงินเดือนอย่างรัดกุม
คิดเงินเดือนผิด ทำให้บริษัทจ่ายเงินเดือนช้า แก้ยังไงดี มีตัวช่วยอะไรบ้าง?
เมื่อเผชิญกับปัญหาเหล่านี้ หลายองค์กรมองหาวิธีแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ โดยมีสองทางเลือกที่น่าสนใจ เช่น
โปรแกรมทำเงินเดือนและระบบ ESS (Employee Self-Service)
โปรแกรมทำเงินเดือน
ปัจจุบันมีโปรแกรมทำเงินเดือนสมัยใหม่มาพร้อมกับฟีเจอร์ที่ช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ซึ่งมีจุดเด่นหลากหลาย เช่น
- ระบบอัตโนมัติ: ช่วยลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ
- การอัพเดทอัตโนมัติ: รองรับการเปลี่ยนแปลงกฎหมายภาษีและประกันสังคม
- รายงานที่ครอบคลุม: ช่วยในการตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูล
ระบบ ESS (Employee Self-Service)
เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้ทั้งพนักงานและ HR ที่สามารถเข้าถึงข้อมูล และการยื่นเอกสารต่าง ๆ ได้ง่าย ผ่านระบบออนไลน์ หรือแอปพลิเคชัน ซึ่งมีฟีเจอร์พื้นฐาน ดังนี้
- พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนตัว: ช่วยลดภาระงานของ HR
- การยื่นคำขอออนไลน์: เช่น การลา หรือการขอเอกสารต่างๆ
- การเข้าถึงสลิปเงินเดือน: พนักงานสามารถดูและดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนได้ด้วยตนเอง
ปัจจุบันมีผู้พัฒนาซอฟแวร์หลากหลายที่ให้บริการโปรแกรมทำเงินเดือนพร้อมระบบ ESS ที่มาในแอปพลิชัน สามารถใช้งานได้สะดวกอย่าง HumanOS ที่มีฟีเจอร์หลากหลาย เช่น การลงเวลางาน คำนวณเงินเดือน ระบบลางานและยื่นเอกสารด้วยตนเอง (ESS) การทำรายงานสรุปการขาด ลา มาสาย ของพนักงาน
บริการ Payroll Outsourcing
การใช้บริการ Payroll Outsourcing คือการใช้บริการจัดทำเงินเดือนจากบริษัทภายนอกที่เป็นผู้เชี่ยวชาญเพื่อคำนวณเงินเดือนและจัดการเอกสารต่าง ๆ ให้ ซึ่งเป็นอีกทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับองค์กรที่ต้องการลดภาระงานด้าน HR
- ความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง: ผู้ให้บริการมีความรู้และประสบการณ์ในการจัดการเงินเดือน
- ลดความเสี่ยง: ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการจัดทำเงินเดือนและปัญหาทางกฎหมาย
- ประหยัดเวลาและทรัพยากร: คุณสามารถโฟกัสกับธุรกิจหลักของตัวเองได้มากขึ้น
- ความปลอดภัยของข้อมูล: ผู้ให้บริการมักมีระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ได้มาตรฐาน
RLC Outsourcing ช่วยแก้ปัญหาบริษัทจ่ายเงินเดือนช้าให้คุณได้
RLC Outsourcing เป็นหนึ่งในผู้ให้บริการ Payroll Outsourcing ชั้นนำที่สามารถช่วยแก้ปัญหาการจ่ายเงินเดือนล่าช้าและข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจุดเด่นของเราคือ
ระบบการทำงานที่เป็นขั้นตอนและมีการตรวจสอบ
RLC มีระบบการทำงาน (Workflow) ที่เป็นขั้นตอนชัดเจน โดยมีการกำหนด Maker, Checker, Approver ซึ่งเป็นคนละคนกัน เพื่อให้สามารถทำตามขั้นตอนได้อย่างไม่มีปัญหา และไม่ลืมขั้นตอนที่สำคัญ:
- Maker: ผู้จัดทำเงินเดือน รับผิดชอบในการตอบคำถามและติดตามข้อมูลจากลูกค้า จากนั้นรวบรวมข้อมูล คำนวณเงินเดือนและจัดทำรายงาน
- Checker: ผู้ตรวจสอบ ทำหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและรายงานอีกครั้ง หากพบข้อผิดพลาดก็จะรายงานให้ Maker เป็นผู้แก้ไข ระบบนี้ช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและเพิ่มความมั่นใจในความถูกต้องของการคำนวณเงินเดือน
- Approver: ผู้อนุมัติ ทำหน้าที่ตรวจสอบข้อมูลขั้นสุดท้ายและอนุมัติก่อนการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน พร้อมกับทำหน้าที่ติดต่อประสานงานกับฝ่ายการเงินเพื่อดำเนินการโอนเงิน และให้คำปรึกษาในกรณีมีปัญหาหรือข้อขัดแย้งในกระบวนการจัดทำเงินเดือน
สรุป
ปัญหาการคิดเงินเดือนผิดและการจ่ายเงินเดือนล่าช้าเป็นสิ่งที่องค์กรต้องให้ความสำคัญและหาทางแก้ไขอย่างเร่งด่วน การใช้โปรแกรมทำเงินเดือนที่ทันสมัยหรือการใช้บริการ Payroll Outsourcing เป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารทรัพยากรบุคคล RLC Outsourcing นำเสนอโซลูชันที่ครอบคลุมและมีประสิทธิภาพ ด้วยระบบการทำงานที่เป็นขั้นตอนและมีการตรวจสอบอย่างรัดกุม ช่วยให้องค์กรสามารถมั่นใจได้ว่าการคำนวณเงินเดือนและการจ่ายเงินเดือนจะเป็นไปอย่างถูกต้องและตรงเวลา
บุคลิกที่เป็น เสื้อผ้าที่ใส่ ขึ้นอยู่กับว่า วันนั้นฟังเพลงอะไร ;P