ตั้งแต่ต้นปี 2568 ที่ผ่านมา RLC ได้ให้บริการทำเงินเดือนแบบครบวงจรให้กับลูกค้าเจ้าของธุรกิจ SME รายใหม่ ในกรณีเจ้าของธุรกิจไม่มีเวลามากพอในการจัดทำเงินเดือน จัดการเอกสารภาษี ประกันสังคม ด้วยตัวเอง ทาง RLC Outsourcing จึงเข้ามาช่วยเป็นตัวแทนในการดำเนินการขั้นตอนต่างๆ ให้
ซึ่งเราพบว่า การขึ้นทะเบียนนายจ้าง ประกันสังคม ได้เพิ่มเงื่อนไขสำคัญ อย่างการลงตรวจสถานที่ตั้งกิจการ ก่อนที่จะอนุมัติ User หรือการให้รหัสนายจ้าง ในการเข้าระบบประกันสังคมออนไลน์หรือการแจ้งเข้าประกันสังคมออนไลน์สำหรับนายจ้าง
ดังนั้นเราจึงอยากให้บทความนี้มีประโยชน์และคลายกังวลสำหรับเจ้าของธุรกิจบางราย ในต้องถูกตรวจสอบสถานที่ตั้งกิจการ พร้อมแบ่งปันคำแนะนำ และคำถามที่มักพบบ่อย เพื่อช่วยให้สามารถผ่านการตรวจสอบได้อย่างไม่ติดขัด
ทุกบริษัทต้องถูกตรวจสอบที่ตั้งบริษัท เมื่อขึ้นทะเบียนนายจ้าง ประกันสังคมใหม่
ปัจจุบันหน่วยงานภาครัฐมีมาตรการเข้มงวดมากขึ้นในการตรวจสอบบริษัทที่ขึ้นทะเบียนนายจ้าง ประกันสังคมรายใหม่ โดยเฉพาะการตรวจสอบสถานประกอบการจริง เพื่อลดความเสี่ยงจากการแอบอ้าง ใช้ชื่อบุคคลหรือสถานที่จัดตั้งบริษัทโดยไม่มีกิจการจริง มีการใช้บ้านร้างหรือสถานที่ที่ไม่มีการประกอบกิจการจริง มาแอบอ้างเป็นที่ตั้งของบริษัทและการสวมรอยโดยการจดทะเบียนการค้าบริษัท หรือมีกลุ่มทุนต่างชาติใช้บุคคลสัญชาติไทยเป็นผู้ถือหุ้นหรือผู้จดทะเบียนธุรกิจแทน และทำธุรกิจผิดกฎหมาย
ดังนั้น สำนักงานประกันสังคมจึงร่วมมือกับหน่วยงานด้านความมั่นคงและ ปปง. เพิ่มความรัดกุมในการตรวจสอบ การขึ้นทะเบียนประกันสังคมนายจ้างให้เข้มงวดมากขึ้นก่อนออกเอกสารรับรองหรือขึ้นทะเบียนในระบบอย่างเป็นทางการ ทั้งนี้เพื่อให้ระบบแรงงานไทยมีความโปร่งใสและตรวจสอบได้มากขึ้นนั่นเอง
การเตรียมตัว เมื่อเจ้าหน้าที่ประกันสังคมมาตรวจสอบที่ตั้งบริษัท
ขั้นตอนนี้จะเกิดขึ้นได้เมื่อเอกสารทั้งหมดที่ส่งไปนั้น “ผ่านเรียบร้อย” ไม่ต้องมีการแก้ไขหรือยื่นใหม่แล้ว เจ้าหน้าที่จะแจ้งเพียงว่าจะมีการลงตรวจพื้นที่ตั้งของกิจการตามที่แจ้งไว้ในเอกสาร ส่วนเรื่องระยะเวลา ว่าจะลงพื้นที่เมื่อไหร่ เจ้าหน้าที่จะแจ้งแค่ระยะเวลาคร่าวๆ เท่านั้น (บางรายเจ้าหน้าที่ก็แจ้งไว้ประมาณ 20-45 วัน) ดังนั้น ควรติดตาม หรือโทรสอบถามเจ้าหน้าที่เป็นระยะ
เพราะการลงตรวจพื้นที่ เจ้าหน้าที่จะไม่แจ้งวันเวลาจริงให้คุณทราบอย่างแน่นอน เพื่อไม่ให้ได้เตรียมตัวหรือสร้างสภาพแวดล้อมปลอมขึ้นมา หากที่ตั้งนั้นมีการสวมสิทธิ์จากเหล่าทุนจีน ประกอบกิจการผิดกฎหมาย
ดังนั้น เมื่อเจ้าหน้าที่ประกันสังคมไม่ได้มีการขอให้ส่งเอกสารอะไรเพิ่มเติมแล้ว สิ่งที่คุณต้องดำเนินการต่อหลังจากนี้เพื่อรอการตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่ประกันสังคม คือ
1.เตรียมสถานที่ให้ “ดูประกอบกิจการจริง”
แม้จะไม่มีเกณฑ์ที่กำหนดอย่างตายตัวในการตรวจสอบขึ้นทะเบียนนายจ้าง ประกันสังคม แต่ RLC อยากจะแนะนำว่าควรจัดพื้นที่ให้มีลักษณะเหมือน “มีการดำเนินธุรกิจอยู่จริง” โดยสิ่งที่ควรมีให้เจ้าหน้าที่ได้เห็นเมื่อลงตรวจสอบในพื้นที่มีดังนี้
- โต๊ะทำงาน / คอมพิวเตอร์ / อุปกรณ์สำนักงาน ให้พื้นที่ดูพร้อมสำหรับการใช้งานจริง ไม่ควรเป็นห้องโล่งหรือว่างเปล่า
- ป้ายชื่อบริษัท (ถ้ามี) ทั้งภายนอกอาคาร (หน้าทางเข้า) และภายในออฟฟิศ เพื่อแสดงตัวตนของธุรกิจอย่างชัดเจน
- เอกสารหรือแฟ้มงานบางส่วน เช่น สัญญาลูกค้า บิลเอกสาร หรือแฟ้มงานอื่น ๆ ที่ใช้งานจริงในบริษัท เพื่อแสดงหลักฐานการดำเนินกิจการ
- พนักงานประจำ หากมีทีมงานประจำที่ออฟฟิศ ควรแจ้งให้เตรียมพร้อมให้ข้อมูลเบื้องต้นกับเจ้าหน้าที่ เช่น ประเภทธุรกิจ หน้าที่ที่รับผิดชอบ หรือโครงสร้างองค์กรเบื้องต้น
2.เตรียมตัวแทนบริษัท รอรับเจ้าหน้าที่ที่ลงพื้นที่จริง
หากได้รับการติดต่อจากเจ้าหน้าที่เพื่อนัดหมายตรวจสอบสถานที่จริง บริษัทควรมีบุคคลที่สามารถให้ข้อมูลและยืนยันการดำเนินงานได้ชัดเจน
- ให้กรรมการ หรือผู้รับมอบอำนาจ อยู่ที่สำนักงานในวันที่นัดหมาย เพื่อแสดงความพร้อมและความโปร่งใสในการดำเนินงาน พร้อมเซ็นเอกสารหรือให้ข้อมูลตามที่เจ้าหน้าที่ร้องขอได้ทันที
- เตรียมข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับบริษัท ผู้แทนควรสามารถตอบคำถามได้ เช่น บริษัทดำเนินธุรกิจเกี่ยวกับอะไร มีพนักงานกี่คน ใช้สถานที่นี้เป็นที่ทำงานจริงหรือไม่ มีแผนขยายงานหรือจ้างเพิ่มหรือไม่
- มีหลักฐานประกอบ เช่น เอกสาร แฟ้มงาน หรืออุปกรณ์ที่ใช้จริงในสำนักงานเพื่อช่วยยืนยันว่าเป็นสถานที่ประกอบกิจการจริง ไม่ได้ใช้เพียงเป็นที่อยู่ในเอกสารเท่านั้น
อยากผ่านฉลุยต้องไม่พลาด 3 เรื่องนี้ เมื่อเจ้าหน้าที่ประกันสังคมตรวจสอบที่ตั้งบริษัท
- ไม่มีคนอยู่บริษัท WFH กันหมด : หรือการที่เจ้าหน้าที่ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่า พนักงานทำงานกันจริงไหม
- ถ่ายรูปสถานที่อื่นมาใช้แทน : หลีกเลี่ยงการถ่ายรูปสถานที่อื่นมาใช้แทนเพราะถือเป็นการให้ข้อมูลเท็จและอาจถูกปฏิเสธหรือมีโทษตามกฎหมาย
- ไม่มีหนังสือยินยอมจากเจ้าของบ้าน : หากใช้บ้านเพื่อน หรือบ้านเช่าจดทะเบียน ควรขอหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่อย่างเป็นทางการและจัดมุมเล็กๆ เป็นโต๊ะทำงานจริง ๆ เพื่อถ่ายรูปแนบตามข้อกำหนดของสำนักงานประกันสังคม หรือคุณอาจพิจารณาเช่าพื้นที่สำนักงานขนาดเล็ก, โฮมออฟฟิศ, หรือใช้บริการ “สำนักงานเสมือน (virtual office)” ซึ่งมีที่อยู่จดทะเบียนและพื้นที่รับรองให้ถ่ายรูป แทนการเช่าบ้านก็ถือเป็นทางเลือกที่ดี
ถ้าตรวจสอบที่ตั้งบริษัทไม่ผ่าน จะเกิดอะไรขึ้น?
จากเนื้อหาก่อนหน้า “3 เรื่องห้ามทำ” เป็นสิ่งที่ต้องพึงระวังไว้อย่างมาก แต่โดยส่วนมากแล้วเจ้าหน้าที่ของประกันสังคมจะไม่ปล่อยเรื่องนี้ หรือปฏิเสธการขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันส้งคมของคุณไปอย่างเงียบๆ อย่างแน่นอนค่ะ เมื่อเกิดกรณี ไม่มีพนักงานอยู่บริษัทเลย WFH พร้อมกันในวันนั้น หรือเจ้าหน้าที่ตรวจพบว่าใช้ภาพที่ตั้งอื่นมายื่นแทนที่ตั้งจริง
เจ้าหน้าที่จะทำการเรียกผู้เกี่ยวข้อง หรือเจ้าของกิจการเองก็ตาม เข้าไปคุยที่สำหนักงานประกันสังคม พร้อมสอบถาม พูดคุยในประเด็นที่เกิดขึ้น ซึ่งคุณต้องทำการชี้แจง และแสดงหลักฐานต่างๆ ที่เชื่อถือได้ เพื่อยืนยันความความบริสุทธิ์ใจ ว่ากิจการคุณถูกกฎหมาย มีพนักงานทำงานจริง เพียงแต่เป็นช่วงเวลาที่ WFH เท่านั้น หรือที่ตั้งมีการเช่า-ซื้อพื้นที่อย่างถูกต้อง ไม่ใช่เพื่อการสวมสิทธิ์แต่อย่างใด ก็ต้องมีเอกสารที่เกี่ยวข้องมายืนยันให้ได้เช่นกัน
ซึ่งหลังจากที่ได้ชี้แจงและเจ้าหน้าที่เข้าใจรับทราบ ก็จะอนุมัติรหัสนายจ้าง และ User /Password เพื่อให้คุณเข้าสู่ระบบประกันสังคมออนไลน์ได้ เพียงเท่านี้คุณก็จะสามารถขึ้นทะเบียนประกันตนลูกจ้าง สามารถจ่ายประกันสังคม เงินสมทบต่างๆ ให้แก่ลูกจ้างได้แล้วค่ะ
สรุป
การขึ้นทะเบียนนายจ้าง ประกันสังคมในปี 2568 เรื่องที่ควรกังวลไม่ใช่เพียงเรื่องเอกสาร แต่ต้องพิสูจน์การมี “สถานที่ประกอบกิจการจริง” ซึ่งจะต้องทำการเตรียมสถานที่ให้พร้อมรับการตรวจสอบด้วยเช่นกัน
ในปีนี้และปีต่อๆ ไป ทุกบริษัทที่ยื่นขึ้นทะเบียนใหม่จะต้องผ่านการตรวจสอบสถานที่ตั้งบริษัทจริงโดยเจ้าหน้าที่ ซึ่งเป็นการสะท้อนถึงมาตรการที่เข้มงวดขึ้นเพื่อป้องกันการใช้ข้อมูลเท็จหรือการสวมสิทธิ์ในการจดทะเบียนบริษัทในประเทศไทย
ดังนั้นการเตรียมความพร้อมตั้งแต่ต้น ทำทุกอย่างให้น่าเชื่อถือ จึงเป็นหัวใจสำคัญที่ช่วยให้การขึ้นทะเบียนเป็นไปอย่างราบรื่น และลดความเสี่ยงทางกฎหมาย ไม่ว่าจะเป็น
- จัดพื้นที่ทำงานให้สะท้อนการดำเนินธุรกิจจริง
- มีเอกสารยืนยันสถานที่ตั้งบริษัท ว่ามีการ ซื้อ/เช่า อย่างถูกต้อง
- มีตัวแทนที่ให้ข้อมูลกับเจ้าหน้าที่ได้ และอยู่ประจำในช่วงเวลาที่คาดว่าจะตรวจ
หากให้ RLC แนะนำเบื้องต้น หลังจากเจ้าหน้าที่ลงพื้นที่ตรวจสอบแล้ว เราขอแนะนำให้คุณติดตามผลกับสำนักงานประกันสังคมอีกครั้ง เพื่อยืนยันว่าการตรวจสอบเสร็จสมบูรณ์ หรือมีเอกสารเพิ่มเติมที่ต้องจัดส่งหรือไม่ค่ะ
FAQ
การขึ้นทะเบียนนายจ้าง ประกันสังคมใหม่ทุกราย ต้องถูกตรวจสถานที่ตั้งบริษัทจริง ตั้งแต่ปี 2568 เป็นต้นไป โดยทุกบริษัทที่ขอยื่นขึ้นทะเบียนนายจ้าง ประกันสังคมใหม่ จะถูกตรวจสอบบริษัทเพื่อป้องกันการสวมรอย จดทะเบียนบริษัทปลอม หรือบริษัทที่ไม่มีสถานที่ดำเนินกิจการจริง
เมื่อเจาหน้าที่ประกันสังคมลงตรวจที่ตั้งบริษัท สิ่งสำคัญที่สุดในการเตรียมตัว คือ
1.บริษัทต้องดูเป็นบริษัท : ต้องมีสภาพแวดล้อมที่เหมาะกับการทำงานจริง มีโต๊ะทำงาน มีป้ายชื่อบริษัท มีพนักงานที่ทำงานอยู่จริงๆ
2.ต้องมีคนอยู่บริษัท : เจ้าของบริษัทหรือบุคคลที่สามารถพูดคุย ตอบคำถามเจ้าหน้าที่จากประกันสังคมได้ และรู้เรื่องเกี่ยวกับบริษัทเป็นอย่างดี
3.สภาพที่ตั้งบริษัทต้องตรงกับภาพถ่ายที่ยื่นในเอกสาร : เพราะการถ่ายภาพที่ตั้งอื่นไปยื่นแทนที่ตั้งจริง จะยิ่งทำให้เจ้าหน้าที่เพ่งเล็ง และอาจถูกปฏิเสธการขึ้นทะเบียนนายจ้าง ประกันสังคม
4.ต้องมีหนังสือยินยอมจากเจ้าของบ้าน : หากใช้บ้านเพื่อน หรือบ้านเช่าจดทะเบียน ควรขอหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่อย่างเป็นทางการ
สาเหตุที่ทำให้ตรวจที่ตั้งบริษัทจากการขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคมไม่ผ่าน สามารถมีได้ดังนี้
- ไม่มีเอกสารสัญญาเช่าถูกต้อง / ใช้บ้านพักอาศัย แต่ไม่มีป้ายบริษัท
- ไม่มีพนักงานทำงานอยู่เลย เจ้าหน้าที่ติดต่อเข้าไปแล้วไม่มีคนรอรับ หรือคนที่อยู่ไม่รู้เรื่องบริษัท
- แจ้งที่อยู่เป็นสำนักงาน แต่พอไปตรวจกลับไม่มีสถานที่นั้นจริง หรือเป็นพื้นที่ก่อสร้างอยู่
หลังตรวจสอบที่ตั้งบริษัท จากเจ้าหน้าที่ประกันสังคมจะใช้เวลา 1-2 สัปดาห์ หรืออาจมากกว่านั้น คุณถึงจะได้เลขทะเบียนนายจ้าง ซึ่งทางเจ้าหน้าที่จะมีการแจ้งข้อมูลผ่านทางอีเมลที่คุณได้ให้ไว้ในเอกสารขึ้นทะเบียน
คำแนะนำ เมื่อเจ้าหน้าที่ประกันสังคมลงตรวจสอบที่ตั้งบริษัทไปแล้ว คุณสามารถโทรสอบถามกับทางเจ้าหน้าที่ฯ ได้เป็นระยะ หากผ่านไป 1 สัปดาห์แล้วยังไม่ได้รับการติดต่อกลับจากทางเจ้าหน้าที่ประกันสังคมค่ะ
หญิงสาวผู้ซึ่งอยากเลี้ยงแมวส้มไปวันๆ
